檔案情報(bào)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案情報(bào)管理，確保檔案情報(bào)的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司/組織的管理水平和決策能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案情報(bào)管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案情報(bào)管理部門(mén)，對(duì)各類檔案情報(bào)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案情報(bào)的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案情報(bào)應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保其真實(shí)性和可靠性。3.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案情報(bào)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案情報(bào)管理應(yīng)便于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案情報(bào)管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案情報(bào)管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案情報(bào)管理中心，負(fù)責(zé)全面管理公司/組織的檔案情報(bào)工作。（二）職責(zé)1.制定和完善檔案情報(bào)管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案情報(bào)管理制度，確保檔案情報(bào)管理工作有章可循。2.檔案情報(bào)的收集、整理、歸檔負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門(mén)形成的各類檔案情報(bào)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案情報(bào)的齊全、完整。3.檔案情報(bào)的保管和維護(hù)建立檔案情報(bào)保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案情報(bào)進(jìn)行妥善保管，定期檢查和維護(hù)，確保檔案情報(bào)的安全。4.檔案情報(bào)的檢索和利用建立檔案情報(bào)檢索系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工查閱和利用檔案情報(bào)。根據(jù)利用需求，及時(shí)提供檔案情報(bào)服務(wù)。5.檔案情報(bào)的鑒定和銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案情報(bào)進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案情報(bào)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案情報(bào)的質(zhì)量。6.檔案情報(bào)的統(tǒng)計(jì)和分析對(duì)檔案情報(bào)的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司/組織的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.保密管理負(fù)責(zé)公司/組織檔案情報(bào)的保密工作，制定保密措施，加強(qiáng)對(duì)檔案情報(bào)管理人員的保密教育，防止檔案情報(bào)泄露。8.與外部機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與合作負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)、相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)等的聯(lián)系與合作，及時(shí)了解和掌握檔案情報(bào)管理的最新政策和法規(guī)，提高公司/組織檔案情報(bào)管理水平。三、檔案情報(bào)的分類與編號(hào)（一）檔案情報(bào)分類1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程，管理制度，行政公文，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購(gòu)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、產(chǎn)品宣傳等情況。5.電子檔案對(duì)公司/組織產(chǎn)生的電子文件，按照電子檔案管理要求進(jìn)行分類管理，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件以及其他電子文檔。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)由檔案情報(bào)管理部門(mén)統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案全宗。3.年度采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三個(gè)檔次，分別用“YJ”“CQ”“DQ”表示。5.類別根據(jù)檔案情報(bào)分類，用一位或兩位數(shù)字表示，如行政檔案用“1”表示，業(yè)務(wù)檔案用“2”表示等。6.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的永久保存的行政檔案，其編號(hào)為：全宗號(hào)2023YJ1001。四、檔案情報(bào)的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等包括但不限于各類報(bào)告、報(bào)表、合同、協(xié)議、信函、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等3.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等4.公司/組織參與的重要活動(dòng)、會(huì)議的文件、資料、照片、錄像等5.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、資料、成果等（二）收集要求1.及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的檔案情報(bào)移交檔案情報(bào)管理部門(mén)，確保檔案情報(bào)的完整性和時(shí)效性。2.完整性收集的檔案情報(bào)應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿等，確保檔案情報(bào)能夠全面反映公司/組織的工作情況。3.準(zhǔn)確性檔案情報(bào)應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，內(nèi)容清晰，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假、錯(cuò)誤信息。（三）整理方法1.分類整理按照檔案情報(bào)分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案情報(bào)進(jìn)行分類，同類檔案情報(bào)按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)整理好的檔案情報(bào)，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在每份檔案情報(bào)上加蓋編號(hào)章或粘貼編號(hào)標(biāo)簽。3.編目裝訂編制檔案情報(bào)目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。對(duì)紙質(zhì)檔案情報(bào)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子檔案整理對(duì)電子檔案情報(bào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，便于檢索和利用。五、檔案情報(bào)的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書(shū)檔案一般在次年上半年歸檔，最遲不超過(guò)次年6月底。2.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔，一般不超過(guò)一個(gè)月。3.項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）移交手續(xù)1.各部門(mén)移交檔案情報(bào)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案情報(bào)移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案情報(bào)的名稱、編號(hào)數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案情報(bào)管理部門(mén)接收檔案情報(bào)時(shí)應(yīng)對(duì)移交的檔案情報(bào)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。接收無(wú)誤后，在《檔案情報(bào)移交清單》上簽字蓋章，并將其中一聯(lián)返還移交部門(mén)留存。六、檔案情報(bào)的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案情報(bào)管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案情報(bào)的安全。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、防火設(shè)備等。（二）保管要求1.上架排列檔案情報(bào)應(yīng)按照編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查檔案情報(bào)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案情報(bào)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、有無(wú)損壞等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.溫濕度控制庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.防蟲(chóng)防霉定期投放防蟲(chóng)藥品，防止檔案情報(bào)被蟲(chóng)蛀。對(duì)受潮發(fā)霉的檔案情報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如晾曬、消毒等。5.防火防盜加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，配備必要的防火防盜設(shè)備，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，確保檔案情報(bào)的安全。七、檔案情報(bào)的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄包括全宗指南、分類目錄、專題目錄、人名索引等，方便查閱紙質(zhì)檔案情報(bào)。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)軟件建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等方式，快速查詢電子檔案情報(bào)。（二）利用流程1.利用申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案情報(bào)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案情報(bào)利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案情報(bào)管理部門(mén)。2.審核批準(zhǔn)檔案情報(bào)管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案情報(bào)的保密級(jí)別和利用范圍，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案情報(bào)，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，并報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱利用經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者到檔案情報(bào)管理部門(mén)查閱檔案情報(bào)。檔案情報(bào)管理人員應(yīng)按照利用申請(qǐng)要求，提供相應(yīng)的檔案情報(bào)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括利用者姓名、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。4.歸還檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案情報(bào)歸還檔案情報(bào)管理部門(mén)，檔案情報(bào)管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案情報(bào)進(jìn)行檢查，確保檔案情報(bào)的完整和安全。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案情報(bào)未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播。2.檔案情報(bào)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得為無(wú)關(guān)人員提供檔案情報(bào)查閱服務(wù)。八、檔案情報(bào)的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案情報(bào)鑒定小組，由檔案情報(bào)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案情報(bào)進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案情報(bào)的形成時(shí)間一般超過(guò)保管期限的檔案情報(bào)可考慮鑒定銷(xiāo)毀。2.根據(jù)檔案情報(bào)的重要性對(duì)公司/組織已無(wú)利用價(jià)值、重復(fù)保存的檔案情報(bào)可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。3.根據(jù)檔案情報(bào)的保密性對(duì)已解密或不再具有保密價(jià)值的檔案情報(bào)，可按照規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案情報(bào)管理部門(mén)對(duì)擬鑒定銷(xiāo)毀的檔案情報(bào)進(jìn)行初步篩選，列出清單。2.小組鑒定鑒定小組對(duì)清單中的檔案情報(bào)進(jìn)行逐一鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案情報(bào)的存毀意見(jiàn)。3.審批備案鑒定結(jié)果報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案情報(bào)管理部門(mén)進(jìn)行備案。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案情報(bào)，編制《檔案情報(bào)銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案情報(bào)的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.實(shí)施銷(xiāo)毀采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案情報(bào)無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等。3.監(jiān)銷(xiāo)簽字銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、檔案情報(bào)的保密管理（一）保密制度1.明確保密范圍確定涉及公司/組織機(jī)密的檔案情報(bào)范圍，包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等。2.制定保密措施對(duì)檔案情報(bào)的查閱、復(fù)制傳播等環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的保密措施，如限制查閱人員范圍、設(shè)置查閱權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等。3.加強(qiáng)保密教育對(duì)檔案情報(bào)管理人員及可能接觸到檔案情報(bào)的員工進(jìn)行保密教育培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。（二）保密責(zé)任1.檔案情報(bào)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度對(duì)檔案情報(bào)的安全保密負(fù)責(zé)，不得泄露檔案情報(bào)內(nèi)容。2.公司/組織員工應(yīng)自覺(jué)遵守保密規(guī)定不得擅自查閱、復(fù)制、傳播涉及公司/組織機(jī)密的檔案情報(bào)，如有違反，將依法追究責(zé)任。十、檔案情報(bào)管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案情報(bào)管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案情報(bào)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查檢查內(nèi)容包括檔案情報(bào)的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案情報(bào)管理工作進(jìn)行審計(jì)重點(diǎn)檢查檔案情報(bào)管理制度的執(zhí)行情況、檔案情報(bào)的安全保密情況等。（二）考核評(píng)價(jià)