檔案資政服務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案資政服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案在公司/組織決策、管理、發(fā)展中的重要作用，提高工作效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及檔案資政服務(wù)工作的所有部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資政服務(wù)工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織的歷史和現(xiàn)狀。3.高效便捷原則：優(yōu)化檔案資政服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，為公司/組織決策和管理提供及時(shí)、有效的支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和國(guó)家利益。二、檔案資政服務(wù)機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案資政服務(wù)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.開(kāi)展檔案整理、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，提高檔案檢索和利用效率。4.對(duì)檔案資政服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期評(píng)估工作效果。（二）資政服務(wù)團(tuán)隊(duì)1.深入了解公司/組織業(yè)務(wù)和決策需求，主動(dòng)挖掘檔案信息資源。2.根據(jù)需求開(kāi)展檔案專題研究、數(shù)據(jù)分析和報(bào)告撰寫(xiě)等工作，為決策提供參考依據(jù)。3.與各部門(mén)保持密切溝通，及時(shí)收集反饋檔案資政服務(wù)需求，不斷優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容和方式。（三）其他相關(guān)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.積極配合檔案管理部門(mén)和資政服務(wù)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展檔案資政服務(wù)工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息共享。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等紙質(zhì)和電子文件資料。2.重要活動(dòng)、項(xiàng)目、事件的相關(guān)檔案，包括照片、錄像、實(shí)物等。3.反映公司/組織歷史沿革、文化傳承、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等方面的檔案。4.國(guó)家法律法規(guī)、政策文件及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保存。3.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案管理的基本原則和方法，劃分不同的類(lèi)別和保管期限。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，編制分類(lèi)目錄。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案檢索體系，便于快速查找和利用。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案進(jìn)行修復(fù)和數(shù)字化處理，確保檔案的可讀性和完整性。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，按照保管期限和類(lèi)別分別排列，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、銷(xiāo)毀等情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）安全保護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。4.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案資政服務(wù)流程（一）需求受理1.設(shè)立檔案資政服務(wù)熱線或郵箱，接受公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及人員的服務(wù)需求。2.對(duì)需求進(jìn)行登記，明確需求內(nèi)容、提出部門(mén)、聯(lián)系人等信息，并及時(shí)反饋受理情況。（二）需求分析1.資政服務(wù)團(tuán)隊(duì)對(duì)受理的需求進(jìn)行深入分析，了解需求的背景、目的和重點(diǎn)。2.與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，進(jìn)一步明確需求細(xì)節(jié)，確保服務(wù)方向準(zhǔn)確。（三）檔案檢索與篩選1.根據(jù)需求分析結(jié)果，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，篩選出相關(guān)檔案資料。2.對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案與需求相關(guān)且質(zhì)量可靠。（四）專題研究與報(bào)告撰寫(xiě)1.針對(duì)需求開(kāi)展專題研究，對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合分析、數(shù)據(jù)挖掘和提煉。2.根據(jù)研究結(jié)果撰寫(xiě)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、有針對(duì)性，提出具有參考價(jià)值的意見(jiàn)和建議。（五）服務(wù)反饋與跟蹤1.將報(bào)告提交給需求部門(mén)，征求意見(jiàn)和建議，及時(shí)進(jìn)行修改完善。2.對(duì)服務(wù)效果進(jìn)行跟蹤，了解需求部門(mén)對(duì)檔案資政服務(wù)的滿意度，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及人員因工作需要，可查閱、借閱檔案資料。（二）利用程序1.填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并安排專人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。（三）借閱程序1.填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，按時(shí)歸還檔案。七、檔案保密與安全管理（一）保密制度1.明確檔案保密責(zé)任人，簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息安全。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息的檔案，實(shí)行嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍和使用權(quán)限。3.在檔案利用過(guò)程中，不得泄露檔案內(nèi)容，如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）安全管理制度1.加強(qiáng)檔案安全防范意識(shí)教育，提高全體員工的安全意識(shí)。2.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)發(fā)生的檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，按照檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案資政服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案資政服務(wù)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行量化考核。2.考核