政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府機(jī)關(guān)各部門、直屬機(jī)構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映政府各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為政府工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政府設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)政府系統(tǒng)的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定政府檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)政府各部門形成的檔案，確保檔案的安全和完整。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，依法為政府工作和社會(huì)公眾提供檔案利用支持。（二）部門檔案管理人員政府各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.定期將整理好的檔案移交至政府檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案信息化錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.根據(jù)工作需要，為本部門工作人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍政府各部門應(yīng)按照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，收集本部門在履行職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，主要包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的決定、命令、指示、通知、通報(bào)等。2.本機(jī)關(guān)文件材料，如本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.文件材料的定稿、重要修改稿、歷次校對(duì)稿以及相關(guān)的簽批件等。5.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。6.本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。7.本機(jī)關(guān)開(kāi)展各類活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、照片、錄像等。8.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如考核材料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀文件材料。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。（四）分類方法檔案分類采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法。即先將檔案按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。（五）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則。編號(hào)方法如下：1.年度編號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）編號(hào)：根據(jù)政府部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行編號(hào)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示辦公室，“02”表示業(yè)務(wù)一科等。3.保管期限編號(hào)：永久用“Y”表示，長(zhǎng)期用“C”表示，短期用“D”表示。4.案卷編號(hào)：在每個(gè)類別下，按照檔案整理順序依次編號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。（六）編目要求編目工作應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包含案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。（七）裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所政府檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式檔案保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用；電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。永久保管的檔案是指對(duì)政府工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。（五）安全保密措施1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。4.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高安全保密意識(shí)，防止發(fā)生檔案安全事故。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)黨和國(guó)家利益為出發(fā)點(diǎn)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織政府成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案專家組成。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法檔案鑒定工作應(yīng)采用直接鑒定法，即逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式、時(shí)間等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)登記擬銷毀檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、日期、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)與銷毀檔案的一致性，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍政府檔案主要為政府工作服務(wù)，同時(shí)依法為社會(huì)公眾提供利用。利用范圍包括查閱、借閱檔案原件，復(fù)制檔案資料等。（二）利用手續(xù)1.政府內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱政府檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密的檔案，還需經(jīng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.社會(huì)公眾查閱政府公開(kāi)信息的，按照政府信息公開(kāi)的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.對(duì)于需要借閱檔案原件的，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還檔案，借閱期限一般不得超過(guò)兩周。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門印章后方可有效。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的、借閱期限、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)政府檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、安全保密的原則，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等功能模塊。（三）電子檔案管理1.電子文件形成部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、歸檔，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案管理的要求，對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理工作。電子檔案應(yīng)采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全和完整。3.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢