中心組檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司中心組檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司中心組開展各類活動、會議、學(xué)習(xí)等過程中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司中心組檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映中心組活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理中心組活動過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司中心組檔案管理制度，并組織實施。2.對中心組檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實體安全。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對公司各部門和人員的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在中心組活動中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和整理工作，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、及時和規(guī)范。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，能夠快速、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.做好檔案管理的保密工作，防止檔案信息泄露。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中心組學(xué)習(xí)計劃、方案、通知等文件。2.學(xué)習(xí)資料，包括學(xué)習(xí)教材、參考書籍、會議紀(jì)要、學(xué)習(xí)心得等。3.會議記錄，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議等。4.調(diào)研活動相關(guān)資料，如調(diào)研方案、調(diào)研報告、調(diào)研照片等。5.培訓(xùn)活動資料，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績等。6.中心組成員的個人學(xué)習(xí)筆記、心得體會等。7.上級領(lǐng)導(dǎo)對中心組學(xué)習(xí)的批示、講話精神等文件。8.與中心組工作相關(guān)的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將在中心組活動中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，不得有破損、褪色、字跡模糊等情況。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、內(nèi)容、來源等因素進(jìn)行分類。可分為學(xué)習(xí)類、會議類、調(diào)研類、培訓(xùn)類、個人學(xué)習(xí)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份提供給利用者查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對公司發(fā)展具有重大歷史意義、涉及公司核心機(jī)密、長期保存價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)記錄。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.在清查過程中，要認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱公司中心組檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱、利用情況。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。4.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面綜合分析檔案的價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.參考檔案的保管期限、形成時間、來源等因素，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后