檔案制度工作方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度工作方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受公司綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的應(yīng)歸檔文件材料移交公司綜合管理部門(mén)。4.積極配合公司綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案，行政公文等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的文件材料。5.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。6.安全環(huán)保類：包括安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄等。7.物資采購(gòu)類：包括物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商檔案、物資驗(yàn)收記錄等。8.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等文件材料。9.審計(jì)法務(wù)類：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、法律事務(wù)文件、合同糾紛處理記錄等。10.其他類：不屬于以上九類的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：用兩位數(shù)字表示檔案分類中的大類，如“01”表示行政管理類。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023010001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等各種載體形式。（二）收集要求1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰，聲音清楚，內(nèi)容完整，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案分類編號(hào)一致。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、備份等功能。2.備份管理電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.安全管理加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案兼職管理員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。（四）保管期限劃分公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。（二）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案庫(kù)房或檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱檔案內(nèi)容等信息。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門(mén)出具借條，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人