夾板檔案制度牌一、總則（一）目的為了加強公司/組織內部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本夾板檔案制度牌。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位涉及檔案管理的相關工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實、準確地反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各部門及相關人員提供便捷、高效的檔案查閱服務。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、印章管理記錄等。2.人事檔案涵蓋員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利記錄、培訓考核檔案、績效考核檔案等。3.財務檔案包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等各類財務相關文件。4.業(yè)務檔案根據公司/組織的業(yè)務類型進行細分，如銷售合同檔案、采購合同檔案、項目文檔檔案、客戶資料檔案等。5.技術檔案涉及公司/組織的技術研發(fā)資料、產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。6.其他檔案除上述幾類檔案外的其他特殊檔案，如法律事務檔案、外事檔案等。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號由字母和數字組成，字母代表檔案類別，數字表示該類別下檔案的順序號。例如：行政檔案編號為XZ001，其中“XZ”表示行政檔案，“001”為該類別下第一份檔案的編號。2.對于業(yè)務檔案中的合同檔案，根據合同類型進一步細分編號。如銷售合同編號為XSHT[年份][合同序號]，其中“XSHT”表示銷售合同，“[年份]”為合同簽訂年份后兩位數字，“[合同序號]”為該年份內合同的順序號。3.檔案編號應保持唯一性，不得重復使用。在檔案整理和錄入過程中，要嚴格按照編號規(guī)則進行編號，確保編號的準確性和系統(tǒng)性。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門產生的各類檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集范圍應涵蓋公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等多種形式。3.對于重要會議、重大項目等形成的檔案，相關部門應在活動結束后[X]個工作日內完成收集整理，并移交檔案管理部門。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照檔案分類標準進行分類整理。對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，以便于查閱。2.對于紙質檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。對于破損或褪色的檔案，應進行修復或復制。3.電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，建立電子檔案索引目錄，與紙質檔案目錄相對應，便于快速查找和利用。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。4.聲像檔案應進行分類整理，標注拍攝時間、地點、內容等信息，并制作相應的文字說明。照片檔案應沖印或掃描成電子文件保存，視頻檔案應進行格式轉換和存儲。四、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案類別和編號順序排列存放于檔案柜中，確保存放整齊、有序。對于重要檔案和利用率較高的檔案，可采取專柜存放或特殊保管措施。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應分別存儲在不同的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。3.聲像檔案應根據其載體形式進行妥善保管，照片檔案可存放在相冊或檔案盒中，視頻檔案可存儲在光盤或硬盤上，并建立相應的索引目錄。（三）檔案保管期限1.根據國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要決策文件、公司章程、財務審計報告、重大合同協議等具有長期保存價值的文件。3.長期保管的檔案一般為[X]年至[X]年，包括公司/組織的一般性業(yè)務文件、人事檔案、技術資料等。4.短期保管的檔案為[X]年以下，如一般性的行政文件、臨時性的業(yè)務資料等。5.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關部門進行鑒定，根據鑒定結果確定檔案的存毀。對確無保存價值的檔案，經批準后進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據申請表提供的信息，及時查找并提供相關檔案。查閱人員應在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還應經檔案管理部門負責人簽字批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。如發(fā)現檔案丟失、損壞或逾期未歸還，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。3.借閱重要檔案或涉及機密信息的檔案，應采取必要的保密措施，如簽訂保密協議、限制借閱范圍等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。2.對于已失去保存價值的檔案，鑒定小組應出具鑒定意見，經公司/組織領導批準后進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數量等信息?！稒n案銷毀清單》應經鑒定小組組長簽字確認。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀時間地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，銷毀記錄和《檔案銷毀清單》應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，實現檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷、高效的檔案服務。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲支持多種格式的檔案數據錄入，包括紙質檔案掃描件、電子文件等，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲管理。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案名稱、編號、日期、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.借閱管理實現檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，實時跟蹤檔案借閱情況。4.權限管理設置不同的用戶權限，根據用戶角色和職責，限制對檔案信息的訪問和操作權限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析對檔案管理數據進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數據支持。（三）數據安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數據安全管理，采取數據加密、備份恢復、防火墻、入侵檢測等技術手段，防止數據泄露、丟失和被篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確