局檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為全局各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的統(tǒng)籌管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為全局工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）局辦公室局辦公室作為全局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案工作制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的齊全、完整和安全。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.加強(qiáng)對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.定期向局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案工作情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（三）各科室及下屬單位各科室及下屬單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室（單位）檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向局辦公室移交檔案。同時(shí)，應(yīng)積極配合局辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，確保本科室（單位）檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本局檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)本局各業(yè)務(wù)科室的工作職能，分為不同的業(yè)務(wù)類別，如[具體業(yè)務(wù)1]、[具體業(yè)務(wù)2]、[具體業(yè)務(wù)3]等，每個業(yè)務(wù)類別下再根據(jù)工作內(nèi)容和文件性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。4.政策法規(guī)類：包括國家和地方有關(guān)本局業(yè)務(wù)工作的法律法規(guī)、政策文件、規(guī)范性文件等。5.項(xiàng)目建設(shè)類：包括本局承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的文件材料。6.合同協(xié)議類：包括本局對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括本局購置的各類設(shè)備、儀器的采購合同、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件材料。8.會計(jì)檔案類：包括本局財(cái)務(wù)會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。9.聲像檔案類：包括本局在工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：包括本局在辦公自動化過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體編制方法如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“20XX”。2.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”、“0002”等。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案中的第5份文件，其編號為“2023XZ0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局各科室、下屬單位及全體工作人員在履行工作職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料。3.本局召開的各類會議的會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的各類文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、調(diào)查研究報(bào)告等。6.本局工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.本局購置設(shè)備、儀器的相關(guān)文件材料。8.本局在工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.本局在辦公自動化過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各科室及下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，定期對本科室（單位）的文件材料進(jìn)行清理和收集，不得遺漏重要文件。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交局辦公室，確保文件的安全和有效利用。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等方面的規(guī)律，對文件進(jìn)行分類整理。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合在一起，形成一個有機(jī)的整體，便于查找和利用。3.區(qū)分不同價(jià)值：根據(jù)文件材料的重要程度、保存價(jià)值等因素，對文件進(jìn)行分類和排序，確保重要文件得到妥善保管。4.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于存放、檢索和借閱，提高檔案的管理效率和使用價(jià)值。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，同一類別的文件材料放在一起。2.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致，確保文件材料的唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙張較小、較薄或破損的文件材料，應(yīng)進(jìn)行粘貼或修補(bǔ)后再裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。5.裝盒：將整理好的文件材料按照類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各科室及下屬單位應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交局辦公室歸檔。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理的要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，并編制檔案目錄。3.歸檔的文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進(jìn)行裝盒和包裝，并在檔案盒和檔案袋上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。4.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份由局辦公室保管，一份由科室（單位）自行保管備用。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括本局制定的重要規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、重大會議文件、重要業(yè)務(wù)文件、重要合同協(xié)議、人事檔案等。2.長期保管：凡是反映本局一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括本局一般性的業(yè)務(wù)文件、會議文件、合同協(xié)議、人事檔案等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括本局臨時(shí)性的工作文件、一般性的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。（四）保管措施1.檔案庫房建設(shè)：局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具配備：檔案庫房應(yīng)配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的有序存放。3.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[具體溫度范圍]℃，濕度控制在[具體濕度范圍]%，確保檔案的質(zhì)量不受影響。4.安全防護(hù)設(shè)施：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材和安全防護(hù)設(shè)備，確保檔案庫房的安全。5.檔案清點(diǎn)與檢查：局辦公室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立局檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對本局檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)直接對檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.綜合分析：鑒定人員應(yīng)綜合考慮檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案的價(jià)值進(jìn)行全面分析和評估，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。查閱范圍包括本局保管的各類檔案，但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案除外。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.《檔案查閱申請表》交局辦公室檔案管理人員審核，審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可借閱本局檔案。借閱范圍包括本局保管的各類檔案，但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案除外。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.《檔案借閱申請表》交局辦公室檔案管理人員審核，審核通過后，檔案管理人員根據(jù)借閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案供借閱。3.借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具借條，借條應(yīng)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。4.借閱人員借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。逾期未歸還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作局辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)