人員檔案及制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司人員檔案的管理，確保人員檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的人力資源管理提供有力支持，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，同時(shí)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保人員檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得虛假記載。3.保密性原則：對(duì)員工檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：全面收集員工各類(lèi)相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。5.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、考核晉升等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、人員檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄員工的基本身份信息。2.身份證號(hào)碼：確保與員工身份證一致，作為重要的身份標(biāo)識(shí)。3.婚姻狀況、聯(lián)系方式：包括家庭電話(huà)、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等，方便公司與員工溝通聯(lián)系。4.戶(hù)籍地址、現(xiàn)居住地址：明確員工的居住信息。（二）入職信息1.入職時(shí)間、入職部門(mén)、崗位：記錄員工進(jìn)入公司的具體時(shí)間、所在部門(mén)及擔(dān)任的崗位。2.勞動(dòng)合同簽訂情況：包括合同期限、續(xù)簽情況等。（三）教育背景1.學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)：從高中及以上學(xué)歷依次填寫(xiě)，注明所學(xué)專(zhuān)業(yè)。2.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間：準(zhǔn)確記錄學(xué)歷教育的起止時(shí)間。3.學(xué)位證書(shū)編號(hào)：如有學(xué)位，填寫(xiě)學(xué)位證書(shū)編號(hào)。（四）工作經(jīng)歷1.過(guò)往工作單位名稱(chēng)、工作崗位：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄員工以往的工作經(jīng)歷。2.入職時(shí)間、離職時(shí)間：明確在各單位的工作起止時(shí)間。3.工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)：簡(jiǎn)要描述在各崗位上的主要工作職責(zé)及取得的工作業(yè)績(jī)。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：記錄參加過(guò)的各類(lèi)內(nèi)部或外部培訓(xùn)課程及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。2.培訓(xùn)時(shí)間：注明培訓(xùn)的具體起止時(shí)間。3.培訓(xùn)證書(shū)編號(hào)：如有培訓(xùn)證書(shū)，填寫(xiě)證書(shū)編號(hào)。（六）考核評(píng)價(jià)1.年度績(jī)效考核結(jié)果：記錄每年的績(jī)效考核等級(jí)及評(píng)語(yǔ)。2.專(zhuān)項(xiàng)考核評(píng)價(jià)：如崗位技能考核、項(xiàng)目考核等結(jié)果。（七）薪酬福利信息1.工資級(jí)別、薪資構(gòu)成：明確員工的工資等級(jí)及薪資結(jié)構(gòu)。2.福利待遇情況：包括社保、公積金、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等。（八）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間：記錄公司及外部給予的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)。2.受到的處罰原因、處罰時(shí)間：包括公司內(nèi)部處罰及外部違規(guī)處罰等情況。（九）職業(yè)發(fā)展信息1.職業(yè)規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人填寫(xiě)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2.晉升記錄：包括晉升時(shí)間、晉升崗位等。（十）其他信息1.職業(yè)資格證書(shū)：如專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能證書(shū)等編號(hào)及取得時(shí)間。2.健康狀況：記錄員工的重要健康信息。3.其他特殊情況說(shuō)明：如員工的特殊貢獻(xiàn)、特殊事件等。三、人員檔案的建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、離職證明等，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核材料的真實(shí)性，并將原件與復(fù)印件核對(duì)無(wú)誤后，原件退還員工，復(fù)印件留存歸檔。3.人力資源部門(mén)根據(jù)員工填寫(xiě)的信息及提交的材料，建立員工初始檔案，并錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。（二）檔案信息補(bǔ)充與更新1.員工在工作過(guò)程中，如有個(gè)人信息變更，如聯(lián)系方式、婚姻狀況、居住地址等，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)在收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)審核并更新檔案信息及人力資源管理系統(tǒng)中的相關(guān)內(nèi)容。3.對(duì)于員工的工作經(jīng)歷變動(dòng)、考核評(píng)價(jià)結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等信息，由相關(guān)部門(mén)定期提供給人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)更新檔案。四、人員檔案的保管（一）保管部門(mén)公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管員工檔案。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于專(zhuān)用檔案柜中，確保檔案存放有序、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的人力資源管理系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，異地存放。（三）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。（四）檔案借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱檔案內(nèi)容及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)申請(qǐng)并說(shuō)明原因。3.借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的完整性和原始性。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得拍照、復(fù)印或帶走檔案材料。五、人員檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要可查閱員工的全部檔案信息。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要，可查閱員工的相關(guān)檔案信息。3.需要了解員工部分檔案信息的其他部門(mén)負(fù)責(zé)人，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，可查閱相關(guān)內(nèi)容。（二）使用范圍1.人員檔案主要用于公司的人力資源管理決策，如招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、晉升、薪酬調(diào)整等。2.在員工離職時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定提供必要的檔案信息用于辦理離職手續(xù)。（三）信息安全與保密1.查閱和使用人員檔案信息的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息，如健康狀況、婚姻狀況等，未經(jīng)員工本人同意，不得對(duì)外披露。六、人員檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職后，其檔案在公司保存一定期限（根據(jù)國(guó)家規(guī)定及公司實(shí)際情況確定）后，如無(wú)特殊需要，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案內(nèi)容存在虛假、重復(fù)、無(wú)效等情況，經(jīng)核實(shí)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的員工姓名、檔案編號(hào)、存放位置、銷(xiāo)毀原因等信息。2.經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷(xiāo)毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等。七、人員檔案管理制度的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，由人力資源部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的建立與收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否符合規(guī)定程序。2.檔案的保管是否安全，保管環(huán)境是否符合要求，檔案借閱與歸還手續(xù)是否完備。3.檔案的查閱與使用是否規(guī)范，是否存在違規(guī)泄露信息的情況。4.檔案的銷(xiāo)毀是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，銷(xiāo)毀記錄是否完整。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組進(jìn)行復(fù)查