實物檔案保存制度一、總則（一）目的為加強公司實物檔案的管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的，具有保存價值的實物檔案的管理。（三）定義本制度所稱實物檔案，是指公司在各項工作中形成的，能夠反映公司歷史、業(yè)務(wù)活動和文化特色，具有保存價值的各類實物，包括但不限于證書、獎杯、獎牌、獎?wù)?、印章、題詞、字畫、照片、音像資料、模型、樣品等。（四）管理原則實物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、分類整理、科學(xué)保管、方便利用的原則。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、獎?wù)碌取?.公司重要會議、活動中形成的題詞、字畫等。3.公司使用過的具有代表性的印章。4.公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類照片、音像資料。5.公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品模型、樣品。6.其他具有保存價值的實物。（二）收集渠道1.各部門在工作中形成的實物檔案，應(yīng)及時收集整理，并移交公司檔案管理部門。2.公司員工個人獲得的與公司相關(guān)的榮譽證書等實物，應(yīng)主動提交公司檔案管理部門進行統(tǒng)一保管。3.對于公司外部捐贈、交換等方式獲得的實物檔案，由接收部門負責(zé)收集，并移交公司檔案管理部門。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)實物檔案的收集工作，確保實物檔案的及時、完整收集。2.收集實物檔案時，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明材料，包括實物的名稱、來源、時間、背景、用途等，確保實物檔案的準確性和完整性。3.對于照片、音像資料等實物檔案，應(yīng)確保其圖像清晰、聲音完整，同時標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事件等相關(guān)信息。三、實物檔案的整理（一）分類標(biāo)準實物檔案按照其性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，具體分類如下：1.榮譽類：包括公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、獎?wù)碌取?.題詞字畫類：包括公司重要會議、活動中形成的題詞、字畫等。3.印章類：包括公司使用過的具有代表性的印章。4.照片音像類：包括公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類照片、音像資料。5.產(chǎn)品類：包括公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品模型、樣品。6.其他類：包括上述類別以外的其他具有保存價值的實物。（二）編號規(guī)則實物檔案按照分類進行編號，編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。2.類別代碼：根據(jù)實物檔案分類標(biāo)準，分別用不同的字母表示各類別，如“R”表示榮譽類，“T”表示題詞字畫類，“Y”表示印章類，“Z”表示照片音像類，“P”表示產(chǎn)品類，“Q”表示其他類。3.流水號：按照實物檔案的收集順序，從001開始依次編號。例如，2022年收集的第5個榮譽類實物檔案的編號為“22R005”。（三）編目要求1.實物檔案應(yīng)編制詳細的目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、來源、時間、保管期限、存放位置等。2.對于照片、音像資料等實物檔案，應(yīng)在目錄中注明其存儲介質(zhì)的類型和編號。3.編目應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，并確保目錄內(nèi)容的準確、清晰。四、實物檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的實物檔案保管庫房，確保實物檔案的安全存放。2.保管庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度、濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準要求。(二)保管方式1.實物檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、特點等采用不同的保管方式，如專柜存放、懸掛展示、密封保存等。2.對于珍貴的實物檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專門的保護盒、袋等進行包裝，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限實物檔案的保管期限根據(jù)其重要性、價值等因素確定，具體如下：1.具有重要歷史意義、文化價值或?qū)景l(fā)展具有重大影響的實物檔案，應(yīng)永久保存。2.一般的榮譽證書、獎牌等實物檔案，保管期限為30年。3.其他實物檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于10年。（四）定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括實物檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)、更換保管方式等。3.定期檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等。五、實物檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱實物檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱實物檔案的，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱實物檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將實物檔案帶出保管場所。2.如需復(fù)制實物檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。3.對于涉及公司機密或敏感信息的實物檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱范圍和利用方式。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部各部門查閱實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的實物檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄內(nèi)容包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等。3.公司外部單位查閱實物檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱人員憑公司檔案管理部門出具的查閱介紹信和有效身份證件，在檔案管理部門指定的場所查閱實物檔案，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。六、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則實物檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立實物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負責(zé)對實物檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.實物檔案的真實性、完整性和準確性。2.實物檔案的歷史價值、文化價值和現(xiàn)實利用價值。3.實物檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對實物檔案進行清查，提出需要鑒定的實物檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的實物檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準，確定其保管期限和價值。3.鑒定小組出具鑒定報告，明確鑒定結(jié)論，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（五）銷毀程序1.對于已超過保管期限且無保存價值的實物檔案，由檔案管理部門填寫《實物檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。2.實物檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的場所進行，并采用