培訓(xùn)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案信息的安全與保密，防止信息泄露給公司造成損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及培訓(xùn)檔案管理的部門、員工以及參與公司培訓(xùn)活動的外部合作機(jī)構(gòu)和人員。（三）定義1.培訓(xùn)檔案：指公司在開展各類培訓(xùn)活動過程中形成的，具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括培訓(xùn)計劃、學(xué)員名單、培訓(xùn)教材、考核成績、培訓(xùn)評估報告等。2.保密信息：指培訓(xùn)檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、學(xué)員個人隱私以及其他需要保密的信息。（四）保密原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保培訓(xùn)檔案保密工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持最小化授權(quán)原則，對培訓(xùn)檔案的訪問和使用嚴(yán)格限制在必要的范圍內(nèi)。3.強(qiáng)化員工保密意識，采取有效措施防止培訓(xùn)檔案信息的無意或有意泄露。二、培訓(xùn)檔案的分類與管理（一）培訓(xùn)檔案的分類1.培訓(xùn)計劃類：包括年度培訓(xùn)計劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計劃等，記錄公司培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃和安排。2.學(xué)員檔案類：涵蓋學(xué)員基本信息、報名資料、培訓(xùn)記錄、考核成績等，反映學(xué)員參與培訓(xùn)的全過程。3.培訓(xùn)教材類：包含各類培訓(xùn)課程使用的教材、講義、課件等，是培訓(xùn)內(nèi)容的重要載體。4.培訓(xùn)評估類：如培訓(xùn)效果評估報告、學(xué)員反饋意見等，用于衡量培訓(xùn)質(zhì)量和改進(jìn)培訓(xùn)工作。5.其他類：與培訓(xùn)相關(guān)的其他文件、資料，如培訓(xùn)場地租賃合同、培訓(xùn)設(shè)備清單等。（二）培訓(xùn)檔案的管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。匯總、整理和保管公司整體培訓(xùn)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對培訓(xùn)檔案的查閱、借閱進(jìn)行審批和登記。2.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)本部門組織的培訓(xùn)活動檔案的收集、整理和初步保管。協(xié)助人力資源部門做好培訓(xùn)檔案的整體管理工作，提供相關(guān)培訓(xùn)檔案資料。3.各部門負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)檔案的建立和維護(hù)，及時向人力資源部門提交培訓(xùn)相關(guān)資料。按照公司規(guī)定，妥善保管本部門涉及的培訓(xùn)檔案，不得擅自銷毀或泄露。（三）培訓(xùn)檔案的歸檔與存儲1.培訓(xùn)活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將培訓(xùn)過程中形成的各類文件、資料進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。2.培訓(xùn)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，分類存放于專用檔案柜中，并建立檔案索引目錄，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于涉及保密信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，確保信息安全。三、培訓(xùn)檔案的保密措施（一）人員管理1.對涉及培訓(xùn)檔案管理的工作人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)員工保密意識教育，定期組織保密知識培訓(xùn)和宣傳活動，提高員工對培訓(xùn)檔案保密重要性的認(rèn)識。3.對離職員工，在辦理離職手續(xù)時，收回其保管的培訓(xùn)檔案，并進(jìn)行離職審計，確保其未帶走或泄露公司培訓(xùn)檔案信息。（二）物理安全1.培訓(xùn)檔案存放場所應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。2.對存放培訓(xùn)檔案的檔案柜、存儲設(shè)備等應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。（三）信息安全1.對培訓(xùn)檔案中的保密信息進(jìn)行分級分類管理，根據(jù)信息的敏感程度確定不同的保密級別，并采取相應(yīng)的保密措施。2.限制對培訓(xùn)檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用相關(guān)檔案。訪問應(yīng)進(jìn)行登記，記錄訪問時間、人員、內(nèi)容等信息。3.在傳輸培訓(xùn)檔案信息時，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息在傳輸過程中的安全。4.定期對培訓(xùn)檔案信息進(jìn)行安全評估和風(fēng)險排查，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全隱患。四、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并指定專人陪同查閱，確保查閱過程符合規(guī)定，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還所查閱的檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，并說明延長原因。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的培訓(xùn)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）外部機(jī)構(gòu)查閱與借閱1.外部合作機(jī)構(gòu)或人員因合作需要查閱或借閱公司培訓(xùn)檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，并提交相關(guān)合作協(xié)議或證明文件。2.公司對外部機(jī)構(gòu)的申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可允許其查閱或借閱。查閱或借閱過程應(yīng)在公司指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案信息安全。3.外部機(jī)構(gòu)查閱或借閱培訓(xùn)檔案后，應(yīng)按照公司要求及時歸還，并不得將檔案用于與合作事項(xiàng)無關(guān)的其他用途。五、培訓(xùn)檔案的使用與共享（一）使用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人員應(yīng)確保檔案信息的安全和保密，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。2.在使用培訓(xùn)檔案過程中，如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、打印、摘錄等操作，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)印件、打印件等與原件具有同等的保密要求。3.培訓(xùn)檔案的使用應(yīng)僅限于公司內(nèi)部工作需要，不得用于商業(yè)目的或其他非法用途。（二）共享規(guī)定1.公司內(nèi)部不同部門之間因工作協(xié)同需要共享培訓(xùn)檔案信息的，應(yīng)通過正規(guī)的信息共享流程進(jìn)行。共享申請部門應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案信息共享申請表》，說明共享目的、共享內(nèi)容、接收部門等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行共享。2.共享信息應(yīng)采用加密傳輸方式，并明確共享信息的使用范圍和保密責(zé)任。接收部門應(yīng)妥善保管共享的培訓(xùn)檔案信息，不得擅自將其提供給其他無關(guān)部門或人員。3.涉及與外部機(jī)構(gòu)共享培訓(xùn)檔案信息的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息共享過程中的安全保密。六、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案已超過保存期限，且公司認(rèn)為無需繼續(xù)保存的。2.培訓(xùn)檔案所涉及的培訓(xùn)活動已結(jié)束，且相關(guān)信息已不再具有保密價值或使用價值的。3.培訓(xùn)檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無保存必要的。（二）銷毀程序1.由人力資源部門會同相關(guān)部門對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否符合銷毀條件，并編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》應(yīng)包括檔案名稱、類別、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等詳細(xì)信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.培訓(xùn)檔案的銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。銷毀現(xiàn)場應(yīng)安排專人監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對電子培訓(xùn)檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并在存儲設(shè)備上進(jìn)行物理銷毀，如粉碎硬盤等。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立培訓(xùn)檔案保密監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門代表，負(fù)責(zé)對培訓(xùn)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對培訓(xùn)檔案的管理情況進(jìn)行檢查，包括檔案的歸檔、存儲、查閱、借閱、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反培訓(xùn)檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等，同時要求違規(guī)人員承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的損失。2