太原檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)太原地區(qū)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于太原市行政區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，對(duì)本單位的各類檔案進(jìn)行集中管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案的查閱、利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科、檔案室等；不具備設(shè)立獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)條件的，應(yīng)指定專門的部門或人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并明確其職責(zé)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案保管與保護(hù)建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的安全。對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.檔案利用與服務(wù)建立檔案查閱利用制度，為單位內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱利用服務(wù)。根據(jù)查閱利用者的需求，準(zhǔn)確、迅速地提供所需檔案，并做好查閱利用登記工作。積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。4.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)本單位檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.檔案統(tǒng)計(jì)與上報(bào)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映本單位檔案工作的基本情況。三、檔案收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，承辦人員應(yīng)將辦理完畢的文件材料及時(shí)交本部門的兼職檔案員進(jìn)行集中整理。（二）文件材料的分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。年度按文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)本單位的職能機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題類別進(jìn)行劃分。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目階段分類，基建項(xiàng)目檔案按工程階段分類等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，并按年度裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案：根據(jù)載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如照片檔案按事件、人物等分類，錄音錄像檔案按主題分類。（三）文件材料的整理要求1.文書檔案每份文件應(yīng)保持其完整性，正文與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等應(yīng)齊全配套。按照分類方案，對(duì)文件進(jìn)行排列編號(hào)，編目時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫文件的文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等項(xiàng)目。裝訂應(yīng)牢固、整齊，采用A4紙張左側(cè)裝訂，便于查閱和保管。2.科技檔案項(xiàng)目文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號(hào)，有圖樣的文件應(yīng)在圖樣上加蓋檔號(hào)章，并標(biāo)注頁碼?？萍紮n案的編目應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等內(nèi)容。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理立卷，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括賬簿名稱、年份、冊(cè)數(shù)、頁數(shù)等信息。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂，封面上應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.聲像檔案照片應(yīng)沖洗或打印清晰，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行編號(hào)和整理。錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等，同時(shí)制作相應(yīng)的電子目錄。（四）檔案整理的時(shí)間要求各單位應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的整理歸檔工作。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案裝具的選擇與使用1.應(yīng)選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找和管理。（四）檔案的定期檢查與維護(hù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無破損、褪色等情況。2.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、復(fù)制、更換裝具等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（五）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審查和確定。4.銷毀程序：對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案利用與服務(wù)（一）檔案查閱利用制度1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.查閱利用檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、公布檔案信息。（二）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）檔案編研工作1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開展檔案編研工作，根據(jù)本單位工作需要和檔案資源狀況，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.編研工作應(yīng)注重實(shí)用性和針對(duì)性，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展和歷史研究提供有力支持。六、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化規(guī)劃與建設(shè)1.各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，以及檔案管理軟件等軟件系統(tǒng)。（二）電子檔案管理1.加強(qiáng)電子文件的收集與管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效。電子文件形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)，并及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。3.嚴(yán)格電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。（三）檔案信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對(duì)涉及檔案信息化系統(tǒng)的重大安全事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取應(yīng)急措施進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.上級(jí)主管部門應(yīng)定期對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度的貫徹執(zhí)行。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位各部門檔案工作的日常監(jiān)督檢查，及