會(huì)計(jì)檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案收集工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案收集管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.收集：是指對(duì)公司在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的歸集和整理，以便后續(xù)進(jìn)行妥善保管和有效利用。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案收集的具體流程和操作規(guī)范。組織實(shí)施會(huì)計(jì)檔案的日常收集工作，確保會(huì)計(jì)資料的及時(shí)、完整收集。對(duì)收集的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行初步整理和分類(lèi)，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一保管和維護(hù)。建立健全會(huì)計(jì)檔案保管制度，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱等情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.其他部門(mén)各部門(mén)應(yīng)按照本制度要求，及時(shí)將涉及會(huì)計(jì)核算的相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，配合做好會(huì)計(jì)檔案的收集工作。在日常工作中，應(yīng)妥善保管本部門(mén)產(chǎn)生的與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的文件和資料，防止丟失和損壞。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容及分類(lèi)（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等各類(lèi)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要依據(jù)。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類(lèi)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)明細(xì)賬、費(fèi)用明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充和詳細(xì)記錄某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加季度財(cái)務(wù)分析等內(nèi)容。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：全面、綜合地反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的企業(yè)銀行賬戶(hù)收支明細(xì)記錄。3.納稅申報(bào)表：企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表及相關(guān)資料。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案從財(cái)務(wù)部門(mén)移交至檔案管理部門(mén)的詳細(xì)清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：登記會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)，包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的清冊(cè)，包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因及時(shí)間等。7.其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的重要文件和資料，如財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等。三、會(huì)計(jì)檔案收集的流程（一）日常收集1.財(cái)務(wù)人員在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)和審核。2.審核無(wú)誤的原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，粘貼整齊，并附上相應(yīng)的審批文件和說(shuō)明。3.根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，記賬憑證應(yīng)按照規(guī)范的格式填寫(xiě)，注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等信息，并由制單、審核、記賬、會(huì)計(jì)主管等人員簽字或蓋章。4.每日工作結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將當(dāng)天形成的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，按照編號(hào)順序排列，確保憑證的連續(xù)性和完整性。（二）定期歸集1.每月末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行全面歸集和整理，檢查憑證的編號(hào)是否連續(xù)、附件是否齊全、簽字蓋章是否完備等。2.將整理好的會(huì)計(jì)憑證連同相關(guān)的原始憑證一起裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得缺頁(yè)、掉頁(yè)。3.在會(huì)計(jì)憑證封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將當(dāng)月的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行核對(duì)和結(jié)賬，確保賬簿記錄的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和更正。5.每季度末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將本季度的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行編制和審核，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行打印和裝訂，并加蓋單位公章和相關(guān)人員的印章。（三）移交檔案管理部門(mén)1.每年終了后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將上一年度形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。2.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)列出檔案名稱(chēng)（包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料）、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。3.財(cái)務(wù)部門(mén)將編制好的會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)及會(huì)計(jì)檔案一并移交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照移交清冊(cè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)和驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后，在移交清冊(cè)上簽字或蓋章，并將會(huì)計(jì)檔案妥善保管。四、會(huì)計(jì)檔案收集的要求（一）及時(shí)性1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)信息的及時(shí)記錄和反映。2.對(duì)于涉及會(huì)計(jì)核算的重要文件和資料，如合同、協(xié)議等應(yīng)在簽訂或取得后立即提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，以便及時(shí)納入會(huì)計(jì)檔案管理。（二）完整性1.收集的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)涵蓋公司所有與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得遺漏任何重要信息。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)附有完整的原始憑證，原始憑證的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、合法、有效，簽字蓋章齊全。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行登記，不得有空頁(yè)、空行，賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括規(guī)定的各項(xiàng)報(bào)表及附注，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（三）準(zhǔn)確性1.會(huì)計(jì)檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得隨意涂改、偽造或變?cè)臁?.財(cái)務(wù)人員在收集和整理會(huì)計(jì)檔案過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的會(huì)計(jì)錯(cuò)誤或問(wèn)題，應(yīng)按照規(guī)定的更正方法進(jìn)行及時(shí)更正，并在相關(guān)文件上注明更正原因和責(zé)任人。（四）規(guī)范性1.會(huì)計(jì)檔案的格式、內(nèi)容和填寫(xiě)要求應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)憑證的編制、賬簿的登記、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的編制等應(yīng)遵循規(guī)范的會(huì)計(jì)核算流程和方法。3.會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等應(yīng)按照公司制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬的保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料中銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表的保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)的保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤(pán)、硬盤(pán)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行登記和查閱。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，安排專(zhuān)人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房或進(jìn)行復(fù)制、拍照等行為。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序另行申請(qǐng)，并注明復(fù)制用途和份數(shù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還查閱的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱1.公司外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱時(shí)間和內(nèi)容進(jìn)行借閱，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或更改借閱內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得損壞、丟失或擅自涂改。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清