檔案局崗位制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高工作效率和質(zhì)量，確保檔案工作的順利開展，更好地服務(wù)于公司/組織的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，特制定本崗位制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案利用服務(wù)人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)記錄公司/組織的各項(xiàng)活動和歷史資料。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失，確保檔案信息安全。4.高效服務(wù)原則：以服務(wù)公司/組織發(fā)展為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各部門和人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）檔案管理崗位1.檔案收集負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，明確各部門檔案收集范圍、時(shí)間要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。定期與各部門溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促其做好檔案材料的收集、整理和移交工作。對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保材料齊全、完整、真實(shí)。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和編目。對檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等整理工作，確保檔案整齊、規(guī)范。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案基本信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。做好檔案庫房溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，保障檔案安全保存。4.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)信息。對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案整理崗位1.檔案分類深入學(xué)習(xí)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，確定科學(xué)合理的檔案分類方案。對各類檔案進(jìn)行細(xì)致分類，確保分類準(zhǔn)確、清晰，便于查找和管理。2.檔案編號按照編號規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號，保證編號的系統(tǒng)性和連貫性。對編號進(jìn)行登記和管理，確保編號的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.檔案編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號等信息。對編目信息進(jìn)行審核，確保編目準(zhǔn)確無誤，便于檔案的檢索和利用。（三）檔案利用服務(wù)崗位1.檔案查閱服務(wù)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。根據(jù)查閱需求，迅速準(zhǔn)確地查找所需檔案，及時(shí)提供給查閱人員。對查閱檔案的過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，防止違規(guī)查閱和損壞檔案。2.檔案借閱服務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批程序，對借閱檔案的申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。與借閱人員簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等要求。對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案，確保檔案按時(shí)回庫。3.檔案復(fù)制服務(wù)根據(jù)利用者的需求，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案復(fù)制。對復(fù)制的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保復(fù)制件清晰、完整，與原件一致。做好檔案復(fù)制登記工作，記錄復(fù)制的檔案內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。三、工作流程（一）檔案收集流程1.年初制定檔案收集計(jì)劃，明確各部門檔案收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要求，印發(fā)至各部門。2.各部門按照收集計(jì)劃，定期收集本部門形成的檔案材料，進(jìn)行初步整理。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，各部門將整理好的檔案材料移交至檔案局。4.檔案管理人員對移交的檔案材料進(jìn)行初步審核，對不符合要求的材料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。（二）檔案整理流程1.檔案管理人員接收檔案材料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對分類后的檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等整理工作，使其符合規(guī)范要求。5.將整理好的檔案上架存放，并更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）檔案保管流程1.檔案管理人員將整理好的檔案按照類別和保管期限存放在檔案庫房相應(yīng)位置。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，檢查檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、存放是否有序。3.做好檔案庫房的日常管理工作，包括溫濕度記錄、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等措施。4.根據(jù)檔案保管期限，定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。（四）檔案利用流程1.查閱服務(wù)流程用戶填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，提交至檔案局。檔案利用服務(wù)人員對查閱申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，為用戶提供查閱服務(wù)。用戶在指定地點(diǎn)查閱檔案，檔案利用服務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。查閱結(jié)束后，用戶在查閱登記本上簽字確認(rèn)。2.借閱服務(wù)流程用戶填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，提交至檔案局。檔案利用服務(wù)人員對借閱申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，與用戶簽訂借閱協(xié)議。檔案利用服務(wù)人員按照協(xié)議要求，為用戶提供借閱檔案，并辦理借閱手續(xù)。在借閱期限內(nèi)，檔案利用服務(wù)人員對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，提醒用戶按時(shí)歸還。用戶歸還檔案時(shí)，檔案利用服務(wù)人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。3.復(fù)制服務(wù)流程用戶填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，提交至檔案局。檔案利用服務(wù)人員對復(fù)制申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案復(fù)制。對復(fù)制的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保復(fù)制件清晰、完整，與原件一致。檔案利用服務(wù)人員將復(fù)制好的檔案提供給用戶，并做好復(fù)制登記工作。四、檔案管理制度（一）檔案歸檔制度1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交至檔案局。2.歸檔的檔案材料應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和公司/組織的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行歸檔。3.檔案局對接收的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，對不符合要求的檔案材料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。（二）檔案保管制度1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合檔案保管要求，定期進(jìn)行清潔和維護(hù)。3.對檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。4.建立檔案清點(diǎn)核對制度定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。（三）檔案利用制度1.建立檔案查閱、借閱、復(fù)制登記制度，對利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.根據(jù)檔案的密級和利用范圍，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供利用檔案。3.檔案利用服務(wù)人員應(yīng)熱情接待利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案，并做好利用過程中的服務(wù)工作。4.利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案，如需復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案鑒定銷毀制度1.定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限和價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（五）檔案統(tǒng)計(jì)制度1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)信息。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（六）檔案保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體工作人員的保密意識，明確保密責(zé)任。2.對檔案的密級進(jìn)行嚴(yán)格劃分，按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案信息，對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施。4.在檔案利用過程中，利用者應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得將檔案信息用于非規(guī)定用途，不得泄露給無關(guān)人員。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案局工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請檔案專家、學(xué)者進(jìn)行授課，提高工作人員的專業(yè)知識和技能水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理方法、檔案信息技術(shù)應(yīng)用等方面。3.鼓勵工作人員參加各類檔案學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，了解檔案行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢。4.根據(jù)工作人員的崗位需求和個人發(fā)展情況，制定個性化的培訓(xùn)計(jì)劃，有針對性地提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。（二）考核1.建立健全檔案工作人員考核制