工程檔案資料制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織工程檔案資料的管理，確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、管理及竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的各類工程項(xiàng)目檔案資料的管理，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建工程，以及技術(shù)改造、維修工程等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等制定。（四）定義1.工程檔案資料：指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。2.歸檔：指將工程檔案資料按照規(guī)定的分類、編號(hào)、裝訂等要求，整理成案卷，并移交至檔案管理部門保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)工程檔案資料的重要性和價(jià)值，確定其保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期和短期。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的工程檔案資料收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)工程檔案資料的接收、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。4.定期對(duì)工程檔案資料進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案資料的安全和完整。5.按照規(guī)定提供工程檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。2.明確專人負(fù)責(zé)工程檔案資料管理工作，確保檔案資料隨工程進(jìn)度同步形成。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位及時(shí)整理各自形成的檔案資料，并向檔案管理部門移交。4.配合檔案管理部門做好工程檔案資料的驗(yàn)收工作。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位（包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位）應(yīng)按照合同要求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)各自承擔(dān)工作范圍內(nèi)工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作。2.建立健全本單位工程檔案資料管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案資料的質(zhì)量。3.在工程竣工后，將整理好的工程檔案資料移交至項(xiàng)目建設(shè)部門，并協(xié)助做好檔案資料的驗(yàn)收工作。三、工程檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類工程檔案資料分為工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件四大類。具體分類如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等。建設(shè)用地文件，如土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。勘察、設(shè)計(jì)文件，如勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等。招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。合同文件，如工程承包合同、監(jiān)理合同等。其他前期文件，如環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.施工過(guò)程文件施工管理文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。施工技術(shù)文件，如施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄等。施工物資資料，如原材料、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。施工記錄，如工程定位測(cè)量記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。施工試驗(yàn)記錄，如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告等。施工質(zhì)量驗(yàn)收文件，如檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。其他施工過(guò)程文件，如工程變更通知等。3.竣工圖建筑竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖。安裝竣工圖，包括設(shè)備安裝、管道安裝等專業(yè)竣工圖。室外工程竣工圖，包括道路、綠化、圍墻等竣工圖。4.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容等。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，由監(jiān)理單位出具。工程竣工結(jié)算報(bào)告，由施工單位編制。工程竣工決算報(bào)告，由建設(shè)單位編制。其他竣工驗(yàn)收文件，如工程質(zhì)量保修書等。（二）編號(hào)工程檔案資料應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.工程前期文件編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱年份類別序號(hào)”的格式，如“XX項(xiàng)目20XXQ01”，其中“Q”表示工程前期文件類別。2.施工過(guò)程文件編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱年份分部工程類別序號(hào)”的格式，如“XX項(xiàng)目20XX地基與基礎(chǔ)SG01”，其中“SG”表示施工過(guò)程文件類別。3.竣工圖編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱年份專業(yè)圖號(hào)”的格式，如“XX項(xiàng)目20XX建筑JZ01”，其中“JZ”表示建筑專業(yè)竣工圖。4.竣工驗(yàn)收文件編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱年份類別序號(hào)”的格式，如“XX項(xiàng)目20XXYS01”，其中“YS”表示竣工驗(yàn)收文件類別。四、工程檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類和內(nèi)容要求，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)形成的工程檔案資料。2.工程檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.收集的工程檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（二）整理要求1.工程檔案資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，同一類別的資料應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。2.每份文件應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面加蓋單位公章，注明文件名稱、編號(hào)、日期等信息。3.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，注明圖名、圖號(hào)、編制日期等信息。4.聲像資料應(yīng)整理成光盤或磁帶，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。五、工程檔案資料的歸檔與移交（一）歸檔1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中，定期將整理好的工程檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)移交的工程檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的資料應(yīng)退回原部門重新整理。3.工程檔案資料歸檔后，應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案目錄和索引。(二)移交1.工程竣工后，各參建單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的工程檔案資料移交至項(xiàng)目建設(shè)部門。2.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，將全部工程檔案資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后，將工程檔案資料移交至當(dāng)?shù)貦n案管理部門備案。六、工程檔案資料的保管與利用（一）保管1.保管環(huán)境：檔案管理部門應(yīng)提供適宜的保管環(huán)境，確保工程檔案資料不受潮、防火、防蟲、防盜等。2.保管期限：工程檔案資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和本制度要求執(zhí)行，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）利用1.查閱：本公司/組織內(nèi)部人員查閱工程檔案資料，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自帶出檔案管理部門。2.借閱：因工作需要借閱工程檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制：如需復(fù)制工程檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明復(fù)制日期。七、工程檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的工程檔案資料進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，對(duì)檔案資料的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀1.對(duì)已鑒定無(wú)保存價(jià)值的工程