檔案收集征集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的收集與征集工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案收集與征集工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案收集征集工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.全面真實(shí)原則全面收集反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展的各類檔案資料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.及時(shí)有效原則明確檔案收集征集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作流程，確保檔案資料能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行收集和征集，避免延誤和遺漏。4.集中統(tǒng)一原則檔案收集征集工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司/組織檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案收集范圍與要求（一）行政管理檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件包括上級(jí)主管部門的批復(fù)、公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度、行政辦公制度等各類規(guī)章制度文件。3.會(huì)議文件公司/組織各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等材料。4.工作計(jì)劃與總結(jié)各部門及公司/組織年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。5.行政公文公司/組織對(duì)外發(fā)布的各類公文、函件、報(bào)告等。6.印章管理文件印章使用登記記錄、印章刻制與銷毀相關(guān)文件。7.證照管理文件公司/組織各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等的申請、審批、保管記錄。（二）人事管理檔案1.員工入職檔案包括員工簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、資格證書、勞動(dòng)合同等入職材料。2.員工培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績、培訓(xùn)證書等。3.員工考核檔案績效考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等。4.員工薪酬福利檔案工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利政策文件、社保繳納記錄等。5.員工獎(jiǎng)懲檔案獎(jiǎng)勵(lì)與處罰決定、表彰文件、違紀(jì)記錄等。6.員工調(diào)動(dòng)、離職檔案調(diào)動(dòng)審批表、離職申請、離職交接記錄等。7.人事任免文件公司/組織內(nèi)部人事任免通知、決定等。（三）財(cái)務(wù)管理檔案1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件預(yù)算編制報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告、決算報(bào)告等。5.稅務(wù)申報(bào)與繳納文件納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.資金管理文件資金計(jì)劃、資金使用審批記錄、銀行對(duì)賬單等。7.財(cái)務(wù)審計(jì)文件內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)整改記錄等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶信息等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃與總結(jié)、專利申請文件等。3.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。4.物資采購檔案采購合同、采購訂單、供應(yīng)商信息、物資驗(yàn)收記錄等。5.項(xiàng)目管理檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件、項(xiàng)目文檔等。6.客戶服務(wù)檔案客戶投訴記錄、客戶反饋意見、服務(wù)記錄等。（五）科技研發(fā)檔案1.科研項(xiàng)目檔案項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。2.技術(shù)創(chuàng)新檔案新技術(shù)、新工藝、新材料的研發(fā)資料、創(chuàng)新成果鑒定文件等。3.科研合作檔案與高校、科研機(jī)構(gòu)等合作項(xiàng)目的協(xié)議、合作成果等。（六）聲像檔案1.照片檔案反映公司/組織重大活動(dòng)、重要會(huì)議、生產(chǎn)經(jīng)營場景等的照片。2.錄像檔案公司/組織宣傳片、工作匯報(bào)視頻、活動(dòng)錄像等。3.錄音檔案重要會(huì)議、講座、訪談等的錄音資料。（七）實(shí)物檔案1.公司/組織獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等榮譽(yù)實(shí)物。2.具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等。3.公司/組織生產(chǎn)的產(chǎn)品樣本、模型等。（八）檔案收集要求1.真實(shí)性檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，不得偽造、篡改。2.完整性按照檔案收集范圍，全面收集相關(guān)文件資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.規(guī)范性檔案材料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰、簽字蓋章齊全，符合檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案征集范圍與要求（一）征集范圍1.歷史檔案反映公司/組織發(fā)展歷程中重要事件、重要人物的歷史資料，包括但不限于早期的文件、照片、實(shí)物等。2.珍貴檔案具有較高歷史價(jià)值、文化價(jià)值或科學(xué)研究價(jià)值的檔案資料，如名人手跡、稀有文獻(xiàn)等。3.特色檔案體現(xiàn)公司/組織獨(dú)特文化、業(yè)務(wù)特色的檔案資料，如傳統(tǒng)工藝資料、地方文化研究資料等。4.員工個(gè)人留存的與公司/組織相關(guān)的重要檔案如員工在公司/組織工作期間獲得的重要榮譽(yù)證書、參與重大項(xiàng)目的原始記錄等。（二）征集要求1.自愿原則檔案征集遵循自愿原則，鼓勵(lì)相關(guān)人員主動(dòng)捐贈(zèng)或提供檔案資料。2.價(jià)值評(píng)估對(duì)征集的檔案資料進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)其重要性和保存狀況給予相應(yīng)的反饋和處理。3.合法合規(guī)征集過程中要確保檔案來源合法合規(guī)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。4.整理與保管對(duì)征集到的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理和保管，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編目等處理。四、檔案收集征集工作流程（一）檔案收集流程1.部門與員工收集各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，按照檔案收集范圍和要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。員工個(gè)人應(yīng)及時(shí)將與工作相關(guān)的檔案資料提交給所在部門。2.檔案管理部門接收檔案管理部門對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)。核對(duì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、完整性、規(guī)范性等。3.整理與編目檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。4.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）檔案征集流程1.發(fā)布征集通知檔案管理部門通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、郵件等渠道發(fā)布檔案征集通知，明確征集范圍、要求、方式等內(nèi)容。2.接收征集材料對(duì)主動(dòng)提供征集材料的個(gè)人或單位，檔案管理部門及時(shí)接收，并進(jìn)行初步登記和審核。審核內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、完整性、價(jià)值等。3.評(píng)估與鑒定組織相關(guān)專家或?qū)I(yè)人員對(duì)征集到的檔案資料進(jìn)行價(jià)值評(píng)估和鑒定，確定其保存價(jià)值和管理方式。4.辦理交接手續(xù)對(duì)于符合征集要求的檔案資料，與提供者簽訂交接協(xié)議，辦理交接手續(xù)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.整理與保管按照檔案管理要求對(duì)征集到的檔案進(jìn)行整理、編目和保管，確保檔案的安全和完整。五、檔案收集征集工作的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案收集征集計(jì)劃根據(jù)公司/組織發(fā)展規(guī)劃和檔案管理工作需要，制定年度檔案收集征集計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)與監(jiān)督對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督檔案收集征集工作的執(zhí)行情況，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。3.檔案接收與整理負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案以及征集到的檔案資料，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化處理等工作。4.檔案保管與利用建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全存儲(chǔ)，同時(shí)為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。5.培訓(xùn)與宣傳組織開展檔案收集征集工作相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力；通過多種渠道宣傳檔案工作的重要性和檔案收集征集的相關(guān)信息。（二）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定一名檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。2.收集與整理按照檔案收集范圍和要求，組織本部門人員及時(shí)收集各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.按時(shí)移交定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。4.配合征集工作積極配合檔案管理部門開展檔案征集工作，鼓勵(lì)本部門員工提供與公司/組織相關(guān)的檔案資料。（三）員工職責(zé)1.及時(shí)提交員工應(yīng)主動(dòng)將工作中形成的各類檔案資料及時(shí)提交給所在部門的檔案聯(lián)絡(luò)員，不得私自留存或銷毀。2.保護(hù)檔案安全在檔案收集征集過程中，員工應(yīng)妥善保管個(gè)人持有的檔案資料，防止丟失、損壞或泄露。3.積極參與征集員工如有符合檔案征集范圍的資料，應(yīng)積極響應(yīng)公司/組織的征集通知，主動(dòng)提供相關(guān)檔案資料。六、檔案收集征集工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案收集征集工作進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.審計(jì)監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門將檔案收集征集工作納入審計(jì)范圍，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、真實(shí)性等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況檢查各部門是否按照檔案收集范圍和要求及時(shí)、全面地收集檔案資料，檔案移交是否按時(shí)、規(guī)范。2.檔案征集情況檢查檔案征集通知的發(fā)布與執(zhí)行情況，征集到的檔案資料是否符合要求，交接手續(xù)是否完備。3.檔案整理與保管情況檢查檔案管理部門對(duì)收集征集到的檔案資料的整理、編目、數(shù)字化處理以及保管情況是否符合規(guī)定。4.檔案利用情況檢查檔案利用服務(wù)是否規(guī)范，是否滿足公司/組織各部門及員工的合理需求。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.考核將檔案收集征集工作納入公司/組織各部門績效考核體系，對(duì)工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、存在問題較多的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。2.獎(jiǎng)懲措施對(duì)在檔案收集征集工作中做出顯著貢獻(xiàn)的部門和個(gè)人，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神表彰；對(duì)違反檔案收集征集制度，造成檔案資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案收集征集工作的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集征集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查詢和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理部門負(fù)責(zé)將檔案收集征集過程中形成的各類數(shù)據(jù)及時(shí)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，要做好數(shù)