公園管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公園管理檔案的規(guī)范化、科學化管理，確保公園管理工作的順利開展，提高公園管理水平和服務質量，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公園實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公園管理過程中形成的各類檔案，包括但不限于公園規(guī)劃建設、設施設備管理、環(huán)境衛(wèi)生維護、安全保衛(wèi)、游客服務、財務管理、人事管理等方面的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容應真實反映公園管理工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理公園管理各環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的分類、編號、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及公園機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱、使用和傳遞。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公園管理檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公園檔案管理工作，對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理公園各類檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架、保管等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，提高檔案查閱效率。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公園管理決策提供依據和支持。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門在公園管理工作中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.嚴格按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類整理，保證檔案的質量和規(guī)范性。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時提供所需檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真履行檔案管理各項職責，熟練掌握檔案管理業(yè)務技能，確保檔案管理工作的高效、準確。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等，保證檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公園管理提供優(yōu)質的檔案服務。5.定期參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公園規(guī)劃建設方面：包括公園總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、設計圖紙、建設項目審批文件、工程招投標文件、施工過程資料、竣工驗收資料等。2.設施設備管理方面：設施設備采購合同、安裝調試記錄、維護保養(yǎng)計劃、維修記錄、報廢處置資料等。3.環(huán)境衛(wèi)生維護方面：環(huán)境衛(wèi)生管理制度、清掃保潔記錄、垃圾清運記錄及處理情況、綠化養(yǎng)護記錄等。4.安全保衛(wèi)方面：安全保衛(wèi)制度、應急預案、安全檢查記錄、巡邏記錄、突發(fā)事件處理記錄等。5.游客服務方面：游客投訴處理記錄、游客滿意度調查資料、公園宣傳資料、活動策劃與實施資料等。6.財務管理方面：財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.人事管理方面：員工招聘、培訓、考核、獎懲、晉升、離職等相關資料。8.其他與公園管理有關的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。4.收集的檔案資料應進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質、時間順序等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務管理類、財務類、人事類等。每個大類下再根據具體情況細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用阿拉伯數字進行編排。編號方法可根據檔案分類情況確定，如“年度+類別代碼+流水號”等。3.裝訂：對紙張較小、零散的檔案資料進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。目錄應清晰、準確，便于檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，并向檔案管理部門移交歸檔。2.對于重大項目、突發(fā)事件等形成的檔案資料，應在項目結束或事件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂、編目后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案資料一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現問題，及時通知移交部門進行整改。驗收合格后，在《檔案移交清單》上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理部門將歸檔的檔案資料按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，建立檔案數據庫。（三）保管期限根據檔案的重要程度、歷史價值和現實利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公園主要職能活動和歷史面貌的，對公園管理、決策、研究等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公園總體規(guī)劃、重要建設項目檔案、重大事件檔案等。2.長期保管：在較長時間內對公園管理工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性建設項目檔案、年度工作計劃與總結、重要業(yè)務文件等。3.短期保管：在較短時間內對公園管理工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性文件、臨時性活動資料等。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放索引，標明檔案的存放位置。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.采用先進的檔案管理技術和設備，如檔案管理軟件、電子存儲設備等，提高檔案管理的信息化水平。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公園內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》注明查閱目的、內容、時間等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公園機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，查閱時需經公園主管領導批準。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公園檔案的，應持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經公園主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人到檔案管理部門領取《檔案查閱申請表》，按要求填寫并提交審批。2.檔案管理部門根據審批意見，為查閱人提供相應的檔案資料，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記簿》上注明歸還時間。（三）借閱權限1.公園內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內容、時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.涉及公園機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，借閱時需經公園主管領導批準。3.外部單位或個人原則上不得借閱公園檔案，確因特殊情況需要借閱的，應持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案借閱申請表》，經公園主管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人到檔案管理部門領取《檔案借閱申請表》，按要求填寫并提交審批。2.檔案管理部門根據審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》登記借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱內容、預計歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案資料。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉借、涂改、污損、丟失。如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定時間內歸還檔案資料，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間，并注銷借閱記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人及檔案管理人員為成員。負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、現實利用價值、歷史意義等因素，對到期檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據鑒定標準，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。4.將《檔案銷毀清單》報公園主管領導審批，經批準后實施銷毀。（四）銷毀方式對批準銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（五）銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數量等信息，將《檔案銷毀清冊》及相關記錄長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公園管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對公園現有紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公園檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取數據加密、用戶認證、訪問控制、備份恢復等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息