檔檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確反映公司檔案管理狀況，為公司決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中涉及的統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.科學(xué)性原則：采用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和指標(biāo)體系，確保統(tǒng)計(jì)資料的系統(tǒng)性和完整性。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)資料，保證統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性。二、檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作，研究解決統(tǒng)計(jì)工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案統(tǒng)計(jì)人員檔案管理部門配備專職檔案統(tǒng)計(jì)人員，負(fù)責(zé)具體的檔案統(tǒng)計(jì)工作。各部門指定一名兼職檔案統(tǒng)計(jì)員，負(fù)責(zé)本部門檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和報(bào)送工作。（三）職責(zé)分工1.檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作的法律法規(guī)和方針政策。制定公司檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。組織協(xié)調(diào)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作，監(jiān)督檢查統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況。審核檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策。2.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體實(shí)施方案和操作規(guī)范。組織開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析和統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)工作。收集、整理、匯總、審核和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)資料。建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和數(shù)據(jù)庫(kù)，保管檔案統(tǒng)計(jì)檔案。對(duì)兼職檔案統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.兼職檔案統(tǒng)計(jì)員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和初步審核工作。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查和分析工作。三、檔案統(tǒng)計(jì)范圍與內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的年度形成數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.檔案的累計(jì)數(shù)量，即從檔案形成開(kāi)始到統(tǒng)計(jì)時(shí)間的檔案總量。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案的分類、編號(hào)情況，包括分類方案的執(zhí)行情況、檔案編號(hào)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案的裝訂、編目情況，如裝訂質(zhì)量、編目信息的準(zhǔn)確性等。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱、借閱的人次和卷次，包括不同時(shí)間段的利用情況。2.檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量和用途。3.檔案利用效果的反饋情況，如利用者對(duì)檔案利用的滿意度、利用檔案解決實(shí)際問(wèn)題的案例等。（四）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫(kù)房的面積、布局和設(shè)施設(shè)備情況，如庫(kù)房溫濕度、防火防盜防蟲等設(shè)施的運(yùn)行狀況。2.檔案的存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案、電子檔案的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)介質(zhì)。3.檔案的保管期限和鑒定情況，包括到期檔案的鑒定、銷毀情況。（五）檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)1.檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況，如系統(tǒng)功能的完善程度、數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.電子檔案的存儲(chǔ)、管理和利用情況，包括電子檔案的數(shù)量、格式、存儲(chǔ)位置等。3.檔案信息化安全保障情況，如網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等措施。四、檔案統(tǒng)計(jì)方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門每月對(duì)檔案數(shù)量、整理情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每季度對(duì)檔案利用情況、保管情況等進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，每年進(jìn)行年度綜合統(tǒng)計(jì)。2.查詢統(tǒng)計(jì)：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)查詢特定時(shí)間段或特定類型檔案的相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：對(duì)于檔案數(shù)量較大或具有代表性的檔案類別，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行分析，以提高統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.數(shù)據(jù)收集兼職檔案統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)收集本部門檔案管理工作中的各類數(shù)據(jù)，如檔案形成數(shù)量、利用情況等，并填寫相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表格。檔案管理部門通過(guò)檔案管理系統(tǒng)、檔案臺(tái)賬等渠道收集檔案整理、保管、信息化建設(shè)等方面的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)整理兼職檔案統(tǒng)計(jì)員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)存在問(wèn)題的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和修正。檔案管理部門對(duì)各部門報(bào)送的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理，按照統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)口徑和格式進(jìn)行分類、匯總。3.數(shù)據(jù)分析檔案管理部門運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法，對(duì)整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如計(jì)算檔案數(shù)量的增長(zhǎng)率、利用率的變化趨勢(shì)等，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問(wèn)題。結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，為公司檔案管理決策提供參考依據(jù)。4.報(bào)表編制檔案管理部門根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況報(bào)表、檔案保管情況報(bào)表等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫。5.審核報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制完成后，先由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過(guò)后的統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審批，審批通過(guò)后按照規(guī)定的時(shí)間和渠道報(bào)送上級(jí)主管部門或相關(guān)部門。五、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表與檔案（一）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表種類1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表：反映各類檔案的年度形成數(shù)量和累計(jì)數(shù)量。2.檔案利用情況報(bào)表：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況的統(tǒng)計(jì)。3.檔案保管情況報(bào)表：統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備、存儲(chǔ)載體、保管期限等情況。4.檔案信息化建設(shè)情況報(bào)表：涵蓋檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理、信息化安全保障等方面的數(shù)據(jù)。5.其他專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表：根據(jù)公司檔案管理工作的需要，適時(shí)編制的其他專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如特定項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、填報(bào)單位、指標(biāo)名稱、指標(biāo)數(shù)值、單位等內(nèi)容。報(bào)表格式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于填寫和審核。（三）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理1.檔案統(tǒng)計(jì)檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.檔案統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源及相關(guān)說(shuō)明等資料。3.檔案統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表執(zhí)行，一般應(yīng)保存[X]年。4.檔案統(tǒng)計(jì)檔案的查閱和借閱應(yīng)按照公司檔案借閱制度的規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全和完整。六、檔案統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的日常監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況，包括統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)和人員的配備、統(tǒng)計(jì)工作流程的執(zhí)行等。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，檢查統(tǒng)計(jì)報(bào)表與實(shí)際檔案管理情況是否相符。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作的及時(shí)性，是否按照規(guī)定的時(shí)間報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.檔案統(tǒng)計(jì)檔案的管理情況，包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織一次全面的檔案統(tǒng)計(jì)工作檢查，檔案管理部門每季度進(jìn)行一次定期自查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)對(duì)各部門的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行抽查，檢查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查，如檔案利用情況專項(xiàng)檢查、檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計(jì)專項(xiàng)檢查等。（四）問(wèn)題處理與整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改工作落實(shí)到位。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組提交整改報(bào)告，報(bào)告整改情況和整改效果。檔案統(tǒng)計(jì)工