行政審批檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政審批檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及行政審批事項(xiàng)所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政審批檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映行政審批過程和結(jié)果，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案在保管和利用過程中的保密性。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政審批檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司行政審批檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索效率。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，提供檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）行政審批業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政審批文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的安全保密工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政審批申請文件，包括申請書、申請表、附件材料等。2.行政審批過程中形成的各類審批文件，如審批意見、批復(fù)、決定書等。3.與行政審批相關(guān)的會議紀(jì)要、簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料。4.其他與行政審批事項(xiàng)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)行政審批文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照審批流程的先后順序進(jìn)行整理，同一審批事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中在一起。3.區(qū)分不同的審批類別和保管期限，進(jìn)行分類整理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)行政審批的類別，如項(xiàng)目審批、資質(zhì)審批、許可審批等，將檔案分為不同的類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，確保檔案的美觀和耐用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.行政審批檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括涉及公司重大利益、具有長期查考利用價(jià)值的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，包括一般的行政審批文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，包括臨時(shí)性的行政審批文件材料。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政審批檔案的。2.公司外部相關(guān)單位因法定事由查閱公司行政審批檔案的。（二）利用流程1.查閱申請：公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。公司外部人員查閱檔案，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.審批：檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的申請，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請的要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.登記：檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱和編號、查閱目的等信息。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等保密內(nèi)容的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如有違反，檔案管理部門有權(quán)停止其查閱，并追究其責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政審批檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄等相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)功能：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案的管理和利用。（三）信息化安全管理1.建立完善的檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)