機(jī)關(guān)檔案接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案接收管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)檔案部門負(fù)責(zé)接收、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的各種文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集齊全，移交檔案部門，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、決定、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，包括黨組（委）文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、請示、報(bào)告等。（二）科技檔案1.本機(jī)關(guān)承擔(dān)的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、試驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。2.本機(jī)關(guān)引進(jìn)的新技術(shù)、新設(shè)備的相關(guān)文件材料，如技術(shù)合同、設(shè)備說明書、操作手冊等。（三）人事檔案1.本機(jī)關(guān)工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、福利、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、出國（境）審批等材料。2.工作人員黨團(tuán)組織關(guān)系、加入民主黨派的有關(guān)材料。（四）會(huì)計(jì)檔案1.本機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。2.其他與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。（五）聲像檔案1.本機(jī)關(guān)在重要活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研等工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。2.反映本機(jī)關(guān)歷史變遷、重大事件、重要人物等方面的聲像資料。（六）電子檔案1.本機(jī)關(guān)形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫文件等。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工形成的電子副本。三、檔案接收要求（一）文件材料收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再行移交。（二）整理要求1.移交的檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.文書檔案應(yīng)遵循《歸檔文件整理規(guī)則》，按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立完整的檔案體系，編制卷內(nèi)目錄和備考表。4.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。5.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，做到裝訂整齊、編目規(guī)范。6.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。7.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，電子文件格式規(guī)范、完整。（三）移交時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向機(jī)關(guān)檔案部門移交。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理移交。3.人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行移交。（四）移交手續(xù)要求1.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.移交的檔案應(yīng)編制移交目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案部門留存。3.檔案部門接收檔案后，應(yīng)出具《檔案接收回執(zhí)》，作為檔案移交的憑證。四、檔案接收程序（一）接收準(zhǔn)備1.檔案部門根據(jù)檔案接收范圍和要求制定接收計(jì)劃，明確接收時(shí)間、接收內(nèi)容、接收方式等。2.檔案部門提前通知各部門做好檔案移交準(zhǔn)備工作，包括檔案整理、編目等。3.檔案部門準(zhǔn)備好檔案接收所需的設(shè)備和場地，并對接收人員進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉接收流程和要求。（二）檔案移交1.各部門按照檔案移交時(shí)間要求，將整理好的檔案送至機(jī)關(guān)檔案部門。2.檔案部門接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。3.對于不符合要求的檔案，接收人員應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改，整改合格后再行移交。（三）檔案驗(yàn)收1.檔案部門組織相關(guān)人員對接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和整理質(zhì)量等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《檔案驗(yàn)收報(bào)告》，對驗(yàn)收情況進(jìn)行記錄，提出驗(yàn)收意見。3.對于驗(yàn)收合格的檔案，檔案部門應(yīng)辦理接收手續(xù)，將檔案入庫保管；對于驗(yàn)收不合格的檔案，檔案部門應(yīng)要求移交部門限期整改，直至驗(yàn)收合格。（四）檔案入庫1.驗(yàn)收合格的檔案應(yīng)及時(shí)入庫保管，按照檔案分類編號(hào)順序排列上架，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案部門應(yīng)建立檔案庫房管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全保管。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.文書檔案整理區(qū)分全宗，將本機(jī)關(guān)形成的檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理。按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制分類方案。對每份文件進(jìn)行編號(hào)，填寫歸檔章，注明年度、保管期限、件號(hào)等信息。將文件按照編號(hào)順序排列，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷。對項(xiàng)目文件材料進(jìn)行編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。繪制項(xiàng)目竣工圖，整理項(xiàng)目文件資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目。建立檔案目錄索引，方便查找和利用。對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理。對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫封面和封底，注明年度、月份、冊數(shù)等信息。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，包括檔案名稱、保管期限、起止日期等內(nèi)容。5.聲像檔案整理按照拍攝（錄制）時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。對聲像資料進(jìn)行編號(hào)，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。制作聲像檔案目錄，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫。6.電子檔案整理按照電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，建立電子文件分類體系。對電子文件進(jìn)行編號(hào)，編制電子文件目錄，注明文件名稱、日期文號(hào)、責(zé)任者等信息。對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案編目1.文書檔案編目編制歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等順序排列歸檔文件目錄。編制全宗指南，介紹本機(jī)關(guān)的基本情況、檔案全宗的構(gòu)成及整理情況等。2.科技檔案編目編制卷內(nèi)目錄，包括順序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。編制科技檔案總目錄，包括項(xiàng)目名稱、檔案卷號(hào)、保管期限、起止日期等內(nèi)容。繪制檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案在庫房中的存放位置。3.人事檔案編目編制檔案目錄，包括序號(hào)、檔案材料名稱、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。建立檔案信息管理系統(tǒng)，錄入檔案基本信息和目錄索引，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。4.會(huì)計(jì)檔案編目編制會(huì)計(jì)檔案目錄，包括檔案名稱、保管期限、起止日期、冊數(shù)等內(nèi)容。建立會(huì)計(jì)檔案索引，方便查找和利用會(huì)計(jì)檔案。5.聲像檔案編目編制聲像檔案目錄，包括序號(hào)、題名、拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、載體形式、保管期限等項(xiàng)目。建立聲像檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的快速檢索和利用。6.電子檔案編目編制電子文件目錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、格式、大小、存儲(chǔ)位置等項(xiàng)目。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線檢索和利用。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥品等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，不得隨意堆放，確保檔案存放有序、便于查找。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。（二）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮、防蟲、防火、防盜等保護(hù)措施，定期對檔案進(jìn)行消毒處理，防止檔案霉變、蟲蛀等。2.對電子檔案進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.對重要檔案實(shí)行異地備份保管，防止因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聶n案丟失或損壞。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，配備必要的消防器材和安全防護(hù)用品，確保檔案庫房的安全。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.方便利用原則檔案部門應(yīng)優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷、高效的檔案服務(wù)。3.保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱利用者可到檔案部門查閱檔案，檔案部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，檔案部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用，并對復(fù)制的檔案進(jìn)行登記。（三）檔案借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.借閱檔案應(yīng)在檔案部門指定的場所查閱，如需帶出檔案部門，應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。4.歸還檔案時(shí)，利用者應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集整理、保管利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）檔案鑒定1.檔案部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。4.對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定后確定為無保存價(jià)值的檔案。3.重復(fù)、多