大學(xué)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門及全體教職工、學(xué)生借閱學(xué)校檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案借閱活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案借閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為需要借閱檔案的人員提供便利，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案借閱的范圍與條件（一）可借閱檔案的范圍1.與本人教學(xué)、科研、工作等相關(guān)的檔案材料，如個人成績單、科研項目資料、工作文件等。2.學(xué)校管理工作需要查閱的一般性檔案資料，如規(guī)章制度、會議紀(jì)要等。3.經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的其他特殊情況下需要查閱的檔案。（二）借閱條件1.教職工借閱檔案，應(yīng)填寫《大學(xué)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.學(xué)生借閱檔案，應(yīng)由本人提出申請，經(jīng)所在學(xué)院輔導(dǎo)員簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.外單位人員因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱的流程（一）申請借閱人需填寫《大學(xué)檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。申請表應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，由借閱人本人簽字確認(rèn)。（二）審批1.教職工所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的申請內(nèi)容，結(jié)合工作實(shí)際情況，認(rèn)真審核借閱的必要性和合理性，簽署同意意見。2.學(xué)生申請借閱檔案，輔導(dǎo)員應(yīng)核實(shí)學(xué)生身份及借閱用途，簽署意見后提交檔案管理部門。3.外單位人員申請借閱檔案，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審核單位介紹信及查閱目的，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）登記檔案管理部門對審批通過的借閱申請進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確無誤，建立清晰的借閱臺賬。（四）借閱借閱人憑《大學(xué)檔案借閱申請表》及有效身份證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對檔案名稱，并告知借閱人檔案保管的注意事項。（五）歸還檔案管理部門在借閱期限屆滿前，應(yīng)提前通知借閱人歸還檔案。借閱人應(yīng)按時歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。歸還檔案時，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。四、檔案借閱的期限與數(shù)量（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.涉及重要機(jī)密或特殊用途的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）借閱數(shù)量1.教職工每次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊）。因工作需要確需多卷（冊）借閱的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.學(xué)生每次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]份。五、檔案借閱的保管與使用規(guī)定（一）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出學(xué)校規(guī)定的借閱場所。2.嚴(yán)禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、拆散等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人應(yīng)將檔案存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（二）使用規(guī)定1.借閱人只能在規(guī)定的用途范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.在使用檔案過程中，借閱人應(yīng)遵守學(xué)校的各項規(guī)章制度，維護(hù)學(xué)校的聲譽(yù)和利益。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保借閱行為符合本制度規(guī)定。同時，學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門對檔案借閱工作進(jìn)行不定期抽查，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.核實(shí)借閱檔案的歸還情況，是否按時歸還，有無逾期未還現(xiàn)象。3.檢查借閱檔案的保管狀況，是否有損壞、丟失等情況。4.查看借閱檔案的使用是否符合規(guī)定用途，有無違規(guī)使用行為。（三）違規(guī)處理1.對于逾期未歸還檔案的借閱人，檔案管理部門應(yīng)及時催還。經(jīng)多次催還仍不歸還的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如全校通報批評、限制其今后的檔案借閱權(quán)限等。2.對于違反檔案保管與使用規(guī)定的借閱人，如擅自涂改、損壞檔案，轉(zhuǎn)借他人，擴(kuò)大使用范圍等，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令其立即改正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停借閱權(quán)限等處理。造成檔案損失的，應(yīng)依法追究其賠償責(zé)任。3.對于在檔案借閱過程中存在弄虛作假、違規(guī)審批等行為的相關(guān)責(zé)任人，學(xué)校將按照有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政