檔案部門制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲蛀、防盜等工作。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作開展提供檔案信息服務(wù)。5.對(duì)公司各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、決議等。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.會(huì)計(jì)檔案指公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，如市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等形成的各類業(yè)務(wù)資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式。1.類別代碼文書檔案：WS科技檔案：KJ會(huì)計(jì)檔案：KJ人事檔案：RS業(yè)務(wù)檔案：YW2.年度采用公元紀(jì)年，如“20XX”。3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“0001”開始。例如，一份2023年形成的文書檔案編號(hào)為：WS20230001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、科研成果等。4.公司舉辦各類活動(dòng)形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套備份，以防丟失。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案形成的規(guī)范要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理及信息資源共享。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的順序進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段的順序進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和項(xiàng)目檔案總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容分類，建立員工個(gè)人檔案袋，并編制檔案索引。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，確定分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制卷內(nèi)目錄。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案存放1.各類檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司制定的重要規(guī)章制度、年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，如公司一般性文件、重要業(yè)務(wù)文件等。短期保管的檔案保管期限為15年以下，如一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性通知等。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、整理情況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檔案檢查臺(tái)賬。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人事務(wù)需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（二）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，需持本人有效身份證件，直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.外部單位查閱公司檔案，需提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用審批1.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍確定是否批準(zhǔn)查閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（四）銷毀審批1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的銷毀，需經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（五）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)做好記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照檔案分類要求進(jìn)行分類整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案便于查找和管理。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，包括文件的題名、日期、作者、來源等信息，并與電子文件一并保存。（二）電子檔案的存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，與紙質(zhì)檔案分開存放，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，需通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，按照系統(tǒng)提示填寫查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。2.外部單位查閱公司電子檔案，需按照規(guī)定程序申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理部門通過檔案管理系統(tǒng)提供查閱權(quán)限，并做好查閱記錄。3.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。（四）電子檔案的維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性。2.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，及時(shí)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞導(dǎo)致電子檔案丟失。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.公司舉辦各類活動(dòng)時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)拍攝照片、錄像、錄音等聲像資料，確保聲像資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的聲像資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。（二）聲像檔案的整理1.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容、主題等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄。2.對(duì)聲像資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并與聲像資料一并保存。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，如光盤、磁帶等，并按照檔案保管要求進(jìn)行保管。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，與紙質(zhì)檔案、電子檔案分開存放，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞