檔案遺失追究制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案遺失事件的發(fā)生，特制定本檔案遺失追究制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門(mén)、崗位及人員。3.檔案定義本制度所指檔案包括公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件、資料、記錄等，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)檔案遺失事件進(jìn)行調(diào)查、分析，并提出處理建議。2.檔案形成部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中檔案的形成、積累和初步整理工作。按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)等工作，對(duì)本部門(mén)檔案的安全負(fù)責(zé)。3.檔案使用人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案。妥善保管所使用的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或遺失。使用完畢后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案遺失預(yù)防措施1.檔案收集與整理檔案形成部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通解決。2.檔案歸檔與保管檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)接收檔案形成部門(mén)移交的檔案，并進(jìn)行歸檔。建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。同時(shí)，建立檔案索引和目錄，提高檔案檢索效率。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取措施解決。3.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。4.人員培訓(xùn)與教育定期組織檔案管理相關(guān)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。開(kāi)展檔案安全保密教育，增強(qiáng)員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高保密意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案遺失。四、檔案遺失事件調(diào)查與處理1.事件報(bào)告一旦發(fā)現(xiàn)檔案遺失，檔案使用人員或檔案管理部門(mén)應(yīng)立即向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)報(bào)告公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)，并啟動(dòng)檔案遺失事件調(diào)查程序。2.調(diào)查程序成立由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及法務(wù)部門(mén)等人員組成的調(diào)查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案遺失事件進(jìn)行全面調(diào)查。調(diào)查小組應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)記錄、詢問(wèn)相關(guān)人員、現(xiàn)場(chǎng)勘查等方式，收集與檔案遺失事件有關(guān)的證據(jù)和信息。分析檔案遺失的原因、過(guò)程及可能造成的影響，確定責(zé)任主體和責(zé)任程度。3.責(zé)任認(rèn)定根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)檔案遺失事件的責(zé)任進(jìn)行認(rèn)定。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)依據(jù)以下原則：因故意行為導(dǎo)致檔案遺失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。因重大過(guò)失導(dǎo)致檔案遺失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)主要責(zé)任，相關(guān)管理人員承擔(dān)次要責(zé)任。因一般過(guò)失導(dǎo)致檔案遺失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)一定責(zé)任，相關(guān)管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。因不可抗力等不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的因素導(dǎo)致檔案遺失的，根據(jù)實(shí)際情況確定責(zé)任承擔(dān)方式。4.處理措施對(duì)于因檔案遺失給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究責(zé)任人員的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)檔案遺失造成的實(shí)際損失確定。對(duì)責(zé)任人員給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。處分應(yīng)根據(jù)責(zé)任程度和造成的影響確定。對(duì)于因檔案遺失涉及違反法律法規(guī)的行為，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。5.整改措施針對(duì)檔案遺失事件暴露的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定整改措施，完善檔案管理制度和流程，加強(qiáng)檔案管理工作。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，確保整改工作落到實(shí)處。對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決，防止類似事件再次發(fā)生。五、檔案遺失后的補(bǔ)救措施1.數(shù)據(jù)恢復(fù)與重建對(duì)于電子檔案遺失的情況，應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。在數(shù)據(jù)恢復(fù)過(guò)程中，應(yīng)遵循相關(guān)技術(shù)規(guī)范和操作流程，確保恢復(fù)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于紙質(zhì)檔案遺失的情況，如可能，應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)備份資料、向相關(guān)人員核實(shí)等方式，盡量恢復(fù)檔案內(nèi)容。如無(wú)法完全恢復(fù)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。2.信息通報(bào)與溝通及時(shí)向公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員通報(bào)檔案遺失事件及補(bǔ)救措施，避免因信息不暢導(dǎo)致工作延誤或其他問(wèn)題。與可能受到檔案遺失影響的外部單位或個(gè)人進(jìn)行溝通，說(shuō)明情況，爭(zhēng)取理解和支持，并采取相應(yīng)措施減少負(fù)面影響。3.完善應(yīng)急機(jī)制對(duì)檔案遺失事件進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估現(xiàn)有應(yīng)急機(jī)制的有效性，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行完善。明確在檔案遺失等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，各部門(mén)和人員的職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程和資源調(diào)配等，提高應(yīng)急響應(yīng)能力和處置效率。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的規(guī)范性和檔案的安全性等。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，及