資料檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類資料檔案的保存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的資料檔案管理部門或崗位，對(duì)各類資料檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資料檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改或隱瞞。3.完整性原則：資料檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，保證資料檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：資料檔案的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政文件類：包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、通知、通報(bào)等。2.人事檔案類：包括員工的入職登記表、簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算等。4.業(yè)務(wù)合同類：包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。5.技術(shù)資料類：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件等。6.項(xiàng)目檔案類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.客戶資料類：包括客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋意見、客戶投訴處理記錄等。8.其他檔案類：包括公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）編號(hào)1.資料檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保每個(gè)資料檔案都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。2.編號(hào)采用“分類代碼+年份+流水號(hào)”的形式，具體如下：分類代碼：根據(jù)資料檔案的分類，分別用兩位大寫字母表示，如行政文件類為“XZ”，人事檔案類為“RS”，財(cái)務(wù)檔案類為“CW”等。年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示資料檔案形成的年份，如“2023”。流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示同一類資料檔案在同一年份內(nèi)的順序號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。3.例如，一份2023年形成的行政文件類第5號(hào)文件，其編號(hào)為“XZ20230005”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料檔案的收集工作，確保資料檔案的及時(shí)、完整收集。2.資料檔案形成后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將資料檔案移交至本部門的資料檔案收集責(zé)任人。3.在資料檔案收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料檔案不完整或不符合要求，收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)與承辦人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（二）整理1.資料檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類和編號(hào)方法，對(duì)收集到的資料檔案進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)資料檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等，確保資料檔案的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于紙張破損、字跡模糊、裝訂不牢固等不符合要求的資料檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或重新裝訂。4.整理后的資料檔案應(yīng)編制資料檔案目錄，目錄應(yīng)包括資料檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便查閱和管理。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)定期將整理好的資料檔案移交至公司/組織的資料檔案管理部門或崗位進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間原則上為每季度末。2.對(duì)于重要緊急的資料檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。（二）歸檔要求1.資料檔案管理部門或崗位在接收各部門移交的資料檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料檔案目錄與實(shí)際資料檔案是否一致，資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性是否符合要求。2.對(duì)于不符合歸檔要求的資料檔案，資料檔案管理部門或崗位應(yīng)退回原部門，要求其重新整理后再行歸檔。3.資料檔案歸檔后，應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.資料檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的資料檔案：包括公司/組織的章程、制度、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、涉及公司/組織重大權(quán)益的合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的資料檔案：保管期限為10年以上（含10年），包括一般性的行政文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同等。短期保管的資料檔案：保管期限為10年以下，包括臨時(shí)性的文件、一般性的業(yè)務(wù)資料等。2.資料檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保資料檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）保管措施1.資料檔案管理部門或崗位應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防光、防塵等條件，確保資料檔案的安全保管。2.資料檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.資料檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.資料檔案管理部門或崗位應(yīng)建立資料檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料檔案的歸檔時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)資料檔案進(jìn)行跟蹤和管理。五、資料檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱資料檔案，應(yīng)根據(jù)其工作需要，按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行查閱。查閱本部門形成的資料檔案，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱跨部門資料檔案，需經(jīng)資料檔案形成部門負(fù)責(zé)人和查閱部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)。查閱涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的資料檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人查閱公司/組織資料檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱資料檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，并按照查閱權(quán)限提交相應(yīng)的審批文件。2.資料檔案管理部門或崗位在收到《資料檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱權(quán)限和查閱程序的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱資料檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守資料檔案管理部門或崗位的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借資料檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料檔案歸還資料檔案管理部門或崗位，并在《資料檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用資料檔案進(jìn)行復(fù)印、打印、摘錄時(shí)，應(yīng)經(jīng)資料檔案管理部門或崗位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.外部單位或個(gè)人因工作需要利用公司/組織資料檔案進(jìn)行復(fù)印、打印、摘錄時(shí)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與資料檔案管理部門或崗位簽訂保密協(xié)議，確保資料檔案的安全和保密。3.利用資料檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)資料檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得對(duì)資料檔案進(jìn)行損壞或篡改。六、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.資料檔案管理部門或崗位應(yīng)定期對(duì)保管期滿的資料檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)資料檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)資料檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。（二）銷毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《資料檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀資料檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.資料檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料檔案無(wú)法恢復(fù)。4.資料檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《資料檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.資料檔案銷毀后，應(yīng)將《資料檔案銷毀申請(qǐng)表》、《資料檔案銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查考。七、資料檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)資料檔案信息化建設(shè)，建立資料檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料檔案的電子化管理。2.資料檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備資料檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱、審批等功能，提高資料檔案管理工作的效率和水平。3.資料檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料檔案管理部門或崗位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。2.在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照資料檔案的分類和編號(hào)方法進(jìn)行錄入，確保數(shù)據(jù)與實(shí)際資料檔案一致。3.資料檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。（三）信息安全管理1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)資料檔案信息化管理過(guò)程中的信息安全管理，建立健全信息安全管理制度，采取有效的技術(shù)措施和管理措施，確保資料檔案信息的安全。2.資料檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和操作資料檔案信息。3.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資料檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。4.定期對(duì)資料檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識(shí)和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立資料檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織資料檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查小組應(yīng)由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門的人員組成，其職責(zé)包括對(duì)資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.資料檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括各部門及員工對(duì)資料檔案管理工作的重視程度、工作流程的執(zhí)行情況等。2.資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，包括資料檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等是否符合要求。3.資料檔案的保管情況，包括保管期限的確定是否合理、保管措施是否到位、庫(kù)房環(huán)境是否符合要求等。4.資料檔案的查閱與利用情況，包括查閱權(quán)限的執(zhí)行情況、查閱程序是否規(guī)范、利用規(guī)定是否落實(shí)等。5.資料檔案的鑒定與銷毀情況，包括鑒定工作是否認(rèn)真、銷毀程序是否合規(guī)等。（三）問(wèn)題整改1.監(jiān)督檢查小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門或個(gè)人發(fā)出《資料檔案管理監(jiān)督檢查整改通知書》，要求其限期整改。2.被檢查部門或個(gè)人應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定詳細(xì)的整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改