財務(wù)檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案的管理，規(guī)范財務(wù)檔案查閱行為，保證財務(wù)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及財務(wù)檔案查閱相關(guān)事宜時的管理。（三）定義1.財務(wù)檔案：指公司在各項經(jīng)濟活動中形成的，記錄和反映公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、資金變動等情況的具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他會計資料。2.查閱：指因工作需要，對財務(wù)檔案進行查看、借閱、復(fù)印等行為。二、財務(wù)檔案的整理與保管（一）財務(wù)檔案的整理1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定和會計核算要求，定期對財務(wù)檔案進行分類、裝訂、編號等整理工作。2.會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一并整理裝訂成冊，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會計賬簿應(yīng)按總賬、明細賬、日記賬等分類整理，賬頁應(yīng)連續(xù)編號，注明賬戶名稱、年度、月份、起止頁數(shù)等。4.財務(wù)報告應(yīng)按年度、季度、月度分別整理，裝訂成冊，加蓋公章，并由單位負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人等簽字或蓋章。（二）財務(wù)檔案的保管1.公司應(yīng)設(shè)置專門的財務(wù)檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，按照檔案形成的時間順序、類別等進行排列，便于查找和利用。3.財務(wù)檔案的保管期限應(yīng)嚴格按照國家規(guī)定執(zhí)行，分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。4.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。三、查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表應(yīng)由申請人所在部門負責(zé)人簽字審核，確保查閱申請的合理性和必要性。（二）查閱審批1.《財務(wù)檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，進行嚴格審查，判斷是否符合查閱條件。對于涉及重要財務(wù)信息或可能影響公司財務(wù)安全的查閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)在申請表上加蓋審批章，并注明批準查閱的范圍、時間等信息。四、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員經(jīng)審批后可在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)查閱財務(wù)檔案。2.外部單位或個人因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查、司法調(diào)查等原因需要查閱公司財務(wù)檔案的，應(yīng)持有相關(guān)單位出具的正式介紹信或文件，并按照本制度規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱范圍1.查閱人員只能在批準的范圍內(nèi)查閱財務(wù)檔案，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與工作無關(guān)的財務(wù)檔案。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要信息的財務(wù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。五、查閱方式與要求（一）查閱方式1.查閱人員可在財務(wù)檔案室現(xiàn)場查閱財務(wù)檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.如需復(fù)印財務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章及財務(wù)部門公章。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守財務(wù)檔案室的管理制度，愛護檔案設(shè)施和設(shè)備，不得隨意移動、拆卸檔案架、柜等。2.查閱人員在查閱過程中發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向財務(wù)部門報告，并協(xié)助查明原因，采取相應(yīng)的補救措施。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將財務(wù)檔案歸還原位，并由財務(wù)檔案管理人員進行核對。六、查閱記錄與跟蹤（一）查閱記錄1.財務(wù)部門應(yīng)建立《財務(wù)檔案查閱登記簿》，詳細記錄查閱申請的受理時間、申請人、查閱內(nèi)容、查閱時間、審批情況等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計。（二）跟蹤管理1.財務(wù)部門應(yīng)對查閱人員的查閱行為進行跟蹤管理，確保查閱人員按照批準的范圍和要求進行查閱。2.對于查閱時間較長或涉及重要財務(wù)檔案的查閱申請，財務(wù)部門應(yīng)定期進行檢查，了解查閱進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。七、特殊情況處理（一）緊急查閱1.因工作緊急需要查閱財務(wù)檔案，但無法及時辦理審批手續(xù)的，查閱人員應(yīng)向財務(wù)部門負責(zé)人說明情況，并在查閱后及時補辦審批手續(xù)。2.財務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)在事后對緊急查閱情況進行核實，并在《財務(wù)檔案查閱登記簿》上注明相關(guān)情況。（二）檔案遺失或損壞1.如發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案遺失或損壞，財務(wù)部門應(yīng)立即采取措施進行查找和補救，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對于因保管不善等原因?qū)е仑攧?wù)檔案遺失或損壞的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱申請、審批、查閱過程等是否符合規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案的保管和查閱情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供財務(wù)檔案資料，配合做好相關(guān)工作。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題和整改要求，公司應(yīng)認真落實，及時反饋整改情況。