檔案違法行為制度一、總則（一）目的為了加強檔案管理，規(guī)范檔案工作秩序，有效預(yù)防和懲處檔案違法行為，保障檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及的檔案違法行為的預(yù)防、認(rèn)定及處理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案違法行為的認(rèn)定和處理必須嚴(yán)格依據(jù)國家法律法規(guī)及本制度規(guī)定執(zhí)行，確保法律的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。2.預(yù)防為主原則通過加強檔案管理教育、完善管理制度、強化監(jiān)督檢查等措施，預(yù)防檔案違法行為的發(fā)生，將違法風(fēng)險控制在最低限度。3.事實清楚原則對檔案違法行為的認(rèn)定必須以客觀事實為依據(jù)，全面、準(zhǔn)確地收集證據(jù)，做到事實清楚、證據(jù)確鑿。4.公正公平原則在檔案違法行為的處理過程中，堅持公正、公平的態(tài)度，確保對違法行為的懲處與違法情節(jié)相適應(yīng)，不偏袒任何一方。二、檔案違法行為的定義與分類（一）定義檔案違法行為是指違反國家檔案法律法規(guī)及本公司/組織檔案管理制度，對檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)造成損害或影響檔案正常管理秩序的行為。（二）分類1.檔案損毀類違法行為故意銷毀、涂改、偽造檔案。因保管不善，致使檔案破損、變質(zhì)、滅失等。2.檔案丟失類違法行為未按規(guī)定移交檔案，導(dǎo)致檔案下落不明。在檔案交接過程中，因工作失誤或故意隱瞞，造成檔案丟失。3.檔案管理不當(dāng)類違法行為未按規(guī)定進行檔案整理、分類、編號，導(dǎo)致檔案管理混亂。未建立健全檔案保管制度，檔案保管條件不符合要求，影響檔案安全。未按規(guī)定期限移交檔案，拖延歸檔時間。4.檔案利用違規(guī)類違法行為未經(jīng)授權(quán)擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。利用檔案謀取私利，泄露檔案機密信息。違反檔案利用審批程序，超范圍、超期限利用檔案。三、檔案違法行為的預(yù)防措施（一）加強檔案管理教育1.開展檔案法律法規(guī)培訓(xùn)定期組織全體員工參加檔案法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識和檔案管理知識水平，使其了解檔案違法行為的后果和責(zé)任。2.進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)針對不同崗位的員工，開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和技能培訓(xùn)，并通過案例分析、模擬演練等方式，加深員工對檔案管理工作的理解和掌握。（二）完善檔案管理制度1.建立健全檔案管理流程明確檔案從形成到銷毀全過程的管理流程，包括檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、借閱審批、利用登記等環(huán)節(jié)的具體要求，并確保各項流程符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.制定檔案安全管理制度加強檔案安全管理，制定檔案庫房安全管理制度、檔案信息安全保密制度等，明確檔案保管場所的安全要求、檔案信息的保密措施以及應(yīng)急處置預(yù)案，確保檔案的實體安全和信息安全。3.規(guī)范檔案人員崗位職責(zé)明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的具體職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作責(zé)任到人。（三）強化檔案監(jiān)督檢查1.定期開展檔案自查各部門應(yīng)定期對本部門的檔案管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并將自查結(jié)果報送檔案管理部門。2.進行檔案專項檢查檔案管理部門定期或不定期對全公司/組織的檔案管理工作進行專項檢查，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的整理質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.建立檔案管理考核機制將檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰獎勵，對檔案管理工作不力、存在違法行為的部門和個人進行嚴(yán)肅問責(zé)。四、檔案違法行為的認(rèn)定程序（一）舉報與發(fā)現(xiàn)1.舉報渠道設(shè)立檔案違法行為舉報電話、郵箱等舉報渠道，鼓勵全體員工對發(fā)現(xiàn)的檔案違法行為進行舉報。舉報應(yīng)提供詳細的違法事實、相關(guān)證據(jù)及線索。2.主動發(fā)現(xiàn)檔案管理部門在日常監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)可能存在檔案違法行為的線索，應(yīng)及時進行調(diào)查核實。（二）調(diào)查取證1.成立調(diào)查組對于舉報或發(fā)現(xiàn)的檔案違法行為線索，檔案管理部門應(yīng)及時成立調(diào)查組，明確調(diào)查人員的職責(zé)和分工。調(diào)查組應(yīng)由兩名以上具有檔案管理專業(yè)知識和調(diào)查經(jīng)驗的人員組成。2.收集證據(jù)調(diào)查人員通過查閱檔案資料、詢問當(dāng)事人、現(xiàn)場勘查、調(diào)取相關(guān)文件等方式，全面、客觀、公正地收集與檔案違法行為有關(guān)的證據(jù)。證據(jù)應(yīng)包括書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述、鑒定意見、勘驗筆錄等。3.制作調(diào)查筆錄調(diào)查人員在調(diào)查過程中，應(yīng)制作調(diào)查筆錄，詳細記錄調(diào)查情況和當(dāng)事人的陳述、申辯意見等。調(diào)查筆錄應(yīng)由調(diào)查人員、被調(diào)查人簽名或蓋章確認(rèn)。（三）認(rèn)定與告知1.違法行為認(rèn)定調(diào)查組根據(jù)收集的證據(jù)和調(diào)查情況，對檔案違法行為進行認(rèn)定。認(rèn)定應(yīng)明確違法行為的性質(zhì)、情節(jié)、危害后果等，并形成書面認(rèn)定意見。2.告知當(dāng)事人檔案管理部門將違法行為認(rèn)定意見告知當(dāng)事人，當(dāng)事人有權(quán)進行陳述和申辯。檔案管理部門應(yīng)充分聽取當(dāng)事人的意見，并對當(dāng)事人提出的事實、理由和證據(jù)進行復(fù)核。五、檔案違法行為的處理措施（一）責(zé)令改正對于情節(jié)較輕的檔案違法行為，檔案管理部門責(zé)令違法行為人立即停止違法行為，限期改正，并要求其提交整改報告。整改報告應(yīng)包括違法行為的整改情況、采取的整改措施以及今后如何加強檔案管理等內(nèi)容。（二）警告對違反檔案管理制度，但未造成嚴(yán)重后果的違法行為人，給予警告處分。警告處分應(yīng)書面通知違法行為人所在部門，并在公司/組織內(nèi)部進行通報，以起到警示作用。（三）罰款對因檔案違法行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失或不良影響的，根據(jù)損失程度和情節(jié)輕重，給予一定數(shù)額的罰款。罰款金額應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定確定，并書面通知違法行為人。（四）紀(jì)律處分對情節(jié)嚴(yán)重、造成重大損失或惡劣影響的檔案違法行為人，除給予經(jīng)濟處罰外，還應(yīng)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。紀(jì)律處分應(yīng)按照公司/組織的人事管理規(guī)定執(zhí)行，并將處分結(jié)果存入個人檔案。（五）法律責(zé)任追究對于構(gòu)成犯罪的檔案違法行為，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)積極配合司法機關(guān)的調(diào)查工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料，確保法律責(zé)任得到有效追究。六、檔案違法行為處理的申訴與復(fù)議（一）申訴當(dāng)事人對檔案違法行為的處理決定不服的，可以在收到處理決定之日起[X]個工作日內(nèi)，向檔案管理部門提出申訴。申訴應(yīng)提交書面申訴材料，說明申訴理由和請求。檔案管理部門應(yīng)在收到申訴材料之日起[X]個工作日內(nèi)進行復(fù)查，并將復(fù)查結(jié)果書面通知申訴人。（二）復(fù)議當(dāng)事人對復(fù)查結(jié)果仍不服的，可以在收到復(fù)查結(jié)果之日起[X]個工作日內(nèi)，向上一級檔案管理部門或公司/組織