國土檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土檔案的科學(xué)管理，確保國土檔案的完整與安全，充分發(fā)揮國土檔案在國土資源管理、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所保管的各類國土檔案，包括但不限于土地資源調(diào)查、地籍管理、土地利用規(guī)劃、建設(shè)用地審批、土地市場監(jiān)管、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)資源管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)國土檔案的保管工作，其他部門和個(gè)人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法收集、整理、保管、利用和銷毀國土檔案，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，對國土檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.安全保密原則加強(qiáng)國土檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露和篡改，確保檔案信息的安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地資源調(diào)查檔案包括土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、土地變更調(diào)查、土地條件調(diào)查等過程中形成的調(diào)查方案、原始數(shù)據(jù)、調(diào)查報(bào)告、圖件等。2.地籍管理檔案土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地證書存根等。3.土地利用規(guī)劃檔案土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、年度計(jì)劃等編制過程中形成的文本、圖表、數(shù)據(jù)等。4.建設(shè)用地審批檔案建設(shè)項(xiàng)目用地預(yù)審、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用審批、土地征收審批等文件材料。5.土地市場監(jiān)管檔案土地出讓、轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押等交易活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、文件等。6.地質(zhì)勘查檔案地質(zhì)勘查項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、野外工作記錄、測試分析報(bào)告、勘查成果報(bào)告等。7.礦產(chǎn)資源管理檔案礦產(chǎn)資源勘查許可證、采礦許可證審批文件，礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量報(bào)告、開發(fā)利用方案等。8.其他與國土資源管理相關(guān)的文件材料包括政策法規(guī)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的國土檔案材料收集整理，移交檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員。2.完整齊全收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，確保能夠反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程和真實(shí)情況。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改或虛假填報(bào)。（三）整理方法1.分類按照國土檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為土地資源、地籍管理、土地利用規(guī)劃、建設(shè)用地審批、土地市場監(jiān)管、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)資源管理等類別。2.編號(hào)對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用流水號(hào)或分類編號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案。3.安全設(shè)施安裝防火、防盜、報(bào)警等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。配備消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找。對于重要的紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如采用縮微攝影、數(shù)字化掃描等方式進(jìn)行保存。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、磁盤、光盤等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類管理，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄像帶、錄音帶等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管。照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片后進(jìn)行歸檔，同時(shí)保存電子照片；錄像帶、錄音帶應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對國土資源管理和社會(huì)發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.定期清點(diǎn)檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致。2.不定期檢查在檔案保管過程中，檔案管理人員應(yīng)不定期對檔案進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、安全情況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.檢查記錄對檔案的清點(diǎn)和檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查范圍、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱國土檔案。2.外部利用因國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織等工作需要，經(jīng)本公司/組織同意，可查閱、借閱國土檔案。涉及國家秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用手續(xù)本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部利用手續(xù)外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提交《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，并加蓋單位公章，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱時(shí)間等信息。經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員與外部單位簽訂《檔案查閱或借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理查閱或借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過規(guī)定的時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在單位、查閱或借閱檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.失去保存價(jià)值對已無保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、已過時(shí)效的文件等，應(yīng)進(jìn)行鑒定銷毀。3.涉及國家秘密對涉及國家秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步審查，清理出擬銷毀的檔案清單，并提交鑒定小組。2.鑒定審議鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審議，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.審批決定經(jīng)鑒定小組審議通過的擬銷毀檔案清單，報(bào)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.紙質(zhì)檔案銷毀對批準(zhǔn)銷毀的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息。2.電子檔案銷毀對批準(zhǔn)銷毀的電子檔案，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀人員、銷毀檔案名稱、存儲(chǔ)設(shè)備編號(hào)等信息。3.特殊載體檔案銷毀對批準(zhǔn)銷毀的特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行銷毀。如照片可采用沖洗、剪碎等方式銷毀；錄像帶、錄音帶可采用消磁等方式銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息。（五）監(jiān)銷制度檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀工作按照規(guī)定進(jìn)行。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善國土檔案保管制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。4.審核檔案的鑒定和銷毀意見，批準(zhǔn)檔案的銷毀。5.協(xié)調(diào)本公司/組織內(nèi)部各部門與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)國土檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案的完整與安全。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等管理，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。