高校學(xué)籍檔案制度一、總則（一）目的高校學(xué)籍檔案制度旨在規(guī)范高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)籍檔案的真實性、完整性和安全性，為學(xué)校的教學(xué)、管理、科研以及學(xué)生的成長、發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制普通本?？茖W(xué)生、研究生的學(xué)籍檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：學(xué)籍檔案應(yīng)如實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程的各類相關(guān)材料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個人隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露學(xué)籍檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行管理。二、學(xué)籍檔案的內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）招生錄取材料如錄取通知書、考生電子檔案、錄取審批表等。（三）學(xué)籍變動材料1.轉(zhuǎn)學(xué)材料：轉(zhuǎn)學(xué)申請、轉(zhuǎn)學(xué)審批表、轉(zhuǎn)學(xué)證明等。2.休學(xué)材料：休學(xué)申請、休學(xué)審批表等。3.復(fù)學(xué)材料：復(fù)學(xué)申請、復(fù)學(xué)審批表等。4.退學(xué)材料：退學(xué)申請、退學(xué)審批表等。5.轉(zhuǎn)專業(yè)材料：轉(zhuǎn)專業(yè)申請、轉(zhuǎn)專業(yè)審批表等。（四）成績考核材料1.課程成績單：記錄學(xué)生各學(xué)期所學(xué)課程的成績、學(xué)分、績點(diǎn)等。2.考試試卷、考查作業(yè)等相關(guān)材料。（五）獎懲材料1.獎勵材料：三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎學(xué)金證書等。2.處分材料：警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分決定及相關(guān)證明材料。（六）畢業(yè)與學(xué)位材料1.畢業(yè)生登記表：全面反映學(xué)生在校期間的綜合情況。2.學(xué)位授予決定、學(xué)位證書復(fù)印件等。（七）其他材料如學(xué)生的社會實踐報告、科研成果、榮譽(yù)證書、體檢表等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活相關(guān)的材料。三、學(xué)籍檔案的建立與收集（一）新生學(xué)籍檔案建立1.招生部門在新生錄取工作結(jié)束后，及時將新生錄取信息整理匯總，移交至學(xué)籍管理部門。2.學(xué)籍管理部門根據(jù)招生錄取材料，為新生建立學(xué)籍檔案，并分配唯一的學(xué)籍號。3.新生入學(xué)時，應(yīng)按照學(xué)校要求提交個人相關(guān)材料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等，學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)將這些材料歸入相應(yīng)學(xué)生的學(xué)籍檔案。（二）日常材料收集1.各教學(xué)單位負(fù)責(zé)組織教師及時錄入學(xué)生的課程成績，并將成績原始記錄報送至學(xué)籍管理部門。2.學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的獎懲情況、社會實踐等材料，并定期移交至學(xué)籍管理部門。3.學(xué)生本人應(yīng)主動向?qū)W校相關(guān)部門提交與學(xué)籍檔案有關(guān)的材料，如獲獎證書、科研成果等。（三）學(xué)籍變動材料收集1.學(xué)生提出學(xué)籍變動申請后，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并及時將審批通過的材料移交至學(xué)籍管理部門。2.學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)將學(xué)籍變動材料歸入相應(yīng)學(xué)生的學(xué)籍檔案，并更新學(xué)籍信息。四、學(xué)籍檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.學(xué)籍檔案材料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，確保材料齊全、完整。2.每份材料應(yīng)保持原貌，不得擅自涂改、偽造。3.對于破損、褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.學(xué)籍管理部門定期對收集到的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行整理，按照學(xué)生姓名、學(xué)號等順序排列。2.將整理好的學(xué)籍檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和盒脊上注明學(xué)生姓名、學(xué)號、專業(yè)、年級等信息。3.建立學(xué)籍檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案材料的類別、名稱、日期等，以便查詢和管理。4.將歸檔后的學(xué)籍檔案移交至學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。五、學(xué)籍檔案的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保學(xué)籍檔案的安全。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.學(xué)生學(xué)籍檔案自學(xué)生畢業(yè)之日起，本科學(xué)生檔案保管期限為永久，?？茖W(xué)生檔案保管期限為[X]年。2.對于退學(xué)、開除學(xué)籍等學(xué)生的檔案，應(yīng)按照規(guī)定期限妥善保管。（三）檔案維護(hù)1.定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對褪色材料進(jìn)行復(fù)制等。2.對電子學(xué)籍檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，適時對學(xué)籍檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整。六、學(xué)籍檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教師因教學(xué)、科研等工作需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到學(xué)籍管理部門查閱。2.學(xué)生本人因特殊原因需要查閱本人學(xué)籍檔案的，應(yīng)向?qū)W籍管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱。3.校外單位或個人因工作需要查閱本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由學(xué)籍管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱過程中應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上圈劃、批注。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還，并在查閱登記表上簽字。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況確需借閱學(xué)生學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的學(xué)籍檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。2.借閱期間應(yīng)確保檔案安全，不得遺失、損壞。3.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，并在借閱登記表上注明歸還情況。七、學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞與交接（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生畢業(yè)前應(yīng)按照學(xué)校要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞信息，包括接收單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。2.學(xué)校學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)按照畢業(yè)生填寫的信息，通過機(jī)要通信、專人送取或郵政特快專遞等方式將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝，確保檔案材料的完整性和保密性。（二）其他情況檔案轉(zhuǎn)遞1.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動涉及檔案轉(zhuǎn)遞的，學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時將檔案轉(zhuǎn)遞至新的接收單位或?qū)W生本人。2.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞過程的準(zhǔn)確無誤。八、學(xué)籍檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與學(xué)校其他管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，確保信息的一致性和共享性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.學(xué)籍管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)籍檔案材料電子化錄入系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。2.加強(qiáng)對電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。（三）信息查詢與利用1.本校師生可通過學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)查詢學(xué)生學(xué)籍檔案信息，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.學(xué)校應(yīng)充分利用學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，開展數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計工作，為學(xué)校的教學(xué)、管理、決策提供支持。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立學(xué)籍檔案管理監(jiān)督小組，定期對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受師生和社會的監(jiān)督，對違反學(xué)籍檔案管理制度的行為及時進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.學(xué)籍檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.學(xué)籍檔案材料的真實性、完整性和安全性。3.學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（