制度檔案管理系統(tǒng)一、總則（一）目的本制度檔案管理系統(tǒng)旨在規(guī)范公司制度檔案的管理，確保制度檔案的完整性、準確性和安全性，便于公司內(nèi)部查閱、使用和參考，為公司的規(guī)范化運作和決策提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在制度檔案管理方面的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則制度檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則制度檔案應如實反映公司制度的制定、修訂和執(zhí)行情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止制度檔案的泄露、丟失和損壞，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則建立便捷的檔案查閱和檢索機制，提高檔案的利用效率，滿足公司內(nèi)部對制度檔案的使用需求。二、制度檔案的分類與編號（一）分類1.公司基本制度包括公司章程、公司組織架構、公司治理相關制度等。2.行政管理制度涵蓋考勤管理、辦公用品管理、車輛管理、會議管理等制度。3.人力資源管理制度如招聘制度、培訓制度、績效考核制度、薪酬福利制度等。4.財務管理制度包含財務預算制度、成本核算制度、資金管理制度、財務報銷制度等。5.業(yè)務管理制度根據(jù)公司不同業(yè)務板塊，如銷售業(yè)務、采購業(yè)務、生產(chǎn)業(yè)務等，制定的相關業(yè)務流程和規(guī)范制度。6.風險管理與內(nèi)部控制制度涉及風險評估、內(nèi)部控制、審計監(jiān)督等方面的制度。7.其他制度除上述類別外的其他公司制度。（二）編號制度檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式。例如，2023年制定的第5號行政管理制度，編號為“2023XZ05”。其中，“年份”為制度制定年份的后兩位數(shù)字；“類別代碼”按照上述分類，分別用“JB”代表公司基本制度、“XZ”代表行政管理制度、“RL”代表人力資源管理制度、“CW”代表財務管理制度、“YW”代表業(yè)務管理制度、“FG”代表風險管理與內(nèi)部控制制度、“QT”代表其他制度；“順序號”為該類別制度的流水號。三、制度檔案的收集與整理（一）收集1.制度起草部門各部門負責本部門相關制度的起草工作，并在制度初稿完成后，及時提交給檔案管理部門。2.制度修訂情況制度執(zhí)行過程中如有修訂，修訂部門應將修訂后的制度文本及相關說明一并提交給檔案管理部門。3.其他來源檔案管理部門還應通過公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、會議紀要、上級部門下發(fā)文件等渠道收集與公司制度相關的資料，確保制度檔案的全面性。（二）整理1.文件審核檔案管理部門收到制度文件后，應對文件的完整性、準確性、規(guī)范性進行審核，確保文件符合歸檔要求。2.分類排序按照制度檔案的分類標準，對審核后的文件進行分類，并按照編號順序進行排序。3.編制目錄為每一類制度檔案編制詳細的目錄，注明文件名稱、編號、日期、起草部門、修訂情況等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂成冊對于篇幅較長或數(shù)量較多的制度文件，應進行裝訂成冊，并在封面注明制度名稱、編號、日期等信息。四、制度檔案的歸檔與存儲（一）歸檔1.歸檔時間制度文件審核整理完畢后，應及時進行歸檔，原則上每月歸檔一次。2.歸檔流程檔案管理人員按照分類和編號順序，將整理好的制度檔案存入專門的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)，并在檔案目錄中記錄歸檔情況。（二）存儲1.紙質(zhì)檔案存儲設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保紙質(zhì)制度檔案的安全存儲。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準要求。2.電子檔案存儲建立電子檔案管理系統(tǒng)，對制度檔案進行數(shù)字化存儲。電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要采取必要的安全防護措施，如設置用戶權限、加密存儲等，確保電子檔案的安全性。五、制度檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱制度檔案，應填寫《制度檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的制度檔案，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱方式查閱紙質(zhì)制度檔案應在檔案管理部門指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱電子制度檔案應在檔案管理部門的指導下進行操作，不得對檔案內(nèi)容進行修改、刪除等操作。（二）借閱1.借閱申請公司員工因工作需要借閱制度檔案，應填寫《制度檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限制度檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請并獲得批準。3.借閱歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借制度檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。六、制度檔案的保管與維護（一）保管1.定期檢查檔案管理部門應定期對制度檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.清點核對每年應對制度檔案進行一次全面的清點核對，確保檔案數(shù)量與目錄記錄一致，檔案內(nèi)容完整無缺。（二）維護1.紙質(zhì)檔案維護對紙質(zhì)制度檔案進行定期的除塵、消毒等維護工作，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。2.電子檔案維護定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。同時，要對電子檔案進行病毒查殺、數(shù)據(jù)備份等工作，防止電子檔案受到病毒攻擊或數(shù)據(jù)丟失。七、制度檔案的銷毀（一）銷毀條件制度檔案在滿足以下條件時，可進行銷毀：1.已過保管期限且確無保存價值的；2.因公司機構調(diào)整、業(yè)務變更等原因，不再適用且無參考價值的；3.經(jīng)鑒定確屬無效或錯誤的。（二）銷毀程序1.鑒定申請由檔案管理部門提出制度檔案銷毀申請，填寫《制度檔案銷毀鑒定申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.鑒定審批組織相關部門和人員對擬銷毀的制度檔案進行鑒定，形成鑒定意見，并報公司分管領導審批。3.銷毀實施經(jīng)審批同意銷毀的制度檔案，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀紙質(zhì)檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復；銷毀電子檔案應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。4.銷毀記錄銷毀過程應進行詳細記錄，記錄銷毀時間、地點、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，