會(huì)計(jì)調(diào)閱檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，保證調(diào)閱工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱相關(guān)的所有人員。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。2.調(diào)閱：指因工作需要，經(jīng)規(guī)定程序批準(zhǔn)，查閱、復(fù)制或借閱公司會(huì)計(jì)檔案的行為。二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的原則（一）合法性原則調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，不得違反任何法律、法規(guī)及公司制度的禁止性規(guī)定。（二）安全性原則確保會(huì)計(jì)檔案在調(diào)閱過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的檔案，不得擅自涂改、拆封、抽換、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。（三）必要性原則調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)基于工作實(shí)際需要，確有必要查閱相關(guān)檔案信息才能開展工作，避免不必要的調(diào)閱行為。（四）審批原則所有會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。三、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的審批流程（一）內(nèi)部調(diào)閱1.申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由調(diào)閱部門填寫《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱期限等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.初審申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行初審。初審主要審核申請(qǐng)調(diào)閱的檔案是否屬于會(huì)計(jì)檔案范疇，調(diào)閱目的是否合理，調(diào)閱期限是否適當(dāng)?shù)?。如初審?fù)ㄟ^，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字。3.終審初審?fù)ㄟ^后的申請(qǐng)表提交至公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況及調(diào)閱申請(qǐng)的重要性、必要性等因素進(jìn)行審批。如終審?fù)ㄟ^，分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。4.調(diào)閱執(zhí)行經(jīng)審批通過后，調(diào)閱部門憑審批通過的《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門辦理調(diào)閱手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，安排專人協(xié)助調(diào)閱人員查閱、復(fù)制或借閱相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，并做好調(diào)閱記錄。（二）外部調(diào)閱1.執(zhí)法部門調(diào)閱如遇國家執(zhí)法部門（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等）依法調(diào)閱公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)要求執(zhí)法部門出具相關(guān)調(diào)閱文件或證明，并填寫《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，說明調(diào)閱依據(jù)、調(diào)閱范圍、調(diào)閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照?qǐng)?zhí)法部門要求提供相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，并做好交接記錄。2.其他外部單位調(diào)閱其他外部單位因合作、審計(jì)等工作需要調(diào)閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門與外部單位溝通協(xié)調(diào)，并向財(cái)務(wù)部門提交調(diào)閱申請(qǐng)及外部單位的調(diào)閱函。財(cái)務(wù)部門對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)及調(diào)閱函進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照內(nèi)部調(diào)閱流程辦理調(diào)閱手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的方式及要求（一）查閱1.調(diào)閱人員如需查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過程中，調(diào)閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)安排專人在場監(jiān)督查閱過程，確保查閱行為符合規(guī)定要求。查閱結(jié)束后，調(diào)閱人員應(yīng)將查閱的檔案歸還原位，并由監(jiān)督人員檢查檔案是否完整、無損。（二）復(fù)制1.如調(diào)閱人員需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)提前在《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制內(nèi)容及用途。經(jīng)審批通過后，由財(cái)務(wù)部門安排專人按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)部門印章，并注明“與原件核對(duì)無誤，[復(fù)制日期]”字樣。復(fù)制件應(yīng)與原件一同妥善保管，調(diào)閱人員不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍或另作他用。（三）借閱1.借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過[具體期限]。如需延長借閱期限，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原定期限。2.借閱人員應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。借條由財(cái)務(wù)部門留存?zhèn)浒浮?.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員責(zé)任。五、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的登記與記錄（一）調(diào)閱登記財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿》，對(duì)每一次會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括調(diào)閱日期、調(diào)閱部門、調(diào)閱人員姓名、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱目的、調(diào)閱方式（查閱、復(fù)制或借閱）、調(diào)閱期限、審批情況等。（二）過程記錄在調(diào)閱過程中，如涉及查閱監(jiān)督、復(fù)制操作、借閱歸還等環(huán)節(jié)，應(yīng)做好相應(yīng)的過程記錄。記錄內(nèi)容包括監(jiān)督人員姓名、復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)、借閱歸還時(shí)間等。過程記錄應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿》相互印證，確保調(diào)閱過程的可追溯性。（三）檔案狀態(tài)跟蹤財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行狀態(tài)跟蹤，確保調(diào)閱檔案按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)逾期未還情況，應(yīng)及時(shí)與調(diào)閱部門或人員聯(lián)系，督促其盡快歸還檔案。同時(shí)，對(duì)調(diào)閱檔案的使用情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有異常使用情況，應(yīng)及時(shí)采取措施并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的保密規(guī)定（一）調(diào)閱人員保密義務(wù)調(diào)閱人員在調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案，調(diào)閱人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）財(cái)務(wù)部門保密措施財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱過程中的信息安全負(fù)責(zé)，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保調(diào)閱過程中檔案信息不被泄露。例如，對(duì)調(diào)閱場所進(jìn)行適當(dāng)隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入；對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱進(jìn)行權(quán)限控制和審計(jì)跟蹤等。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)調(diào)閱人員違反保密規(guī)定，泄露會(huì)計(jì)檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。同時(shí)，因調(diào)閱人員泄密給公司造成損失的，公司有權(quán)要求調(diào)閱人員承擔(dān)賠償責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的檔案保護(hù)與歸還（一）檔案保護(hù)要求調(diào)閱人員在調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案期間，應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的保護(hù)工作，防止檔案受到損壞、污染或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞跡象，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）歸還要求調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求將調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門。歸還時(shí)應(yīng)保證檔案的完整性和整潔性，如有缺頁、損壞等情況，應(yīng)說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案核對(duì)與驗(yàn)收財(cái)務(wù)部門在接收歸還的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)與調(diào)閱登記內(nèi)容不符或檔案有損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與調(diào)閱人員溝通核實(shí)，并做好記錄。經(jīng)核對(duì)無誤后，在《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿》上注明檔案已歸還，并由接收人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查調(diào)閱審批流程是否規(guī)范、調(diào)閱登記與記錄是否完整、檔案保護(hù)與歸還是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督接受國家相關(guān)執(zhí)法部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等對(duì)公司會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱情況的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，積極整改，并將整改情況及時(shí)反饋。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)違規(guī)調(diào)閱、擅自涂改或損壞檔案、泄露檔案信息等行為，將視情節(jié)給予警告、罰款、降職、解除勞動(dòng)合同等處罰。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司有權(quán)要求相