檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司各類活動的各個方面，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案參考和依據(jù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見。4.在工作中積極利用檔案資料，提高工作效率和質(zhì)量，并及時反饋檔案利用情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常開展。3.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的各項技能。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證書、批文等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、報表、報告、函件等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲材料等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等。7.公司市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動方案等。8.公司其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時收集和整理。2.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如原件無法收集，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交檔案室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度，對檔案進行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。例如，可分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、技術(shù)檔案等類別。3.對每一類檔案，按照文件的時間順序或重要程度進行排列，編號應(yīng)連續(xù)、準確。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和查詢。5.對整理好的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持文件的完整性。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等類別，分別存放相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的文件資料。3.人事檔案類：按照員工個人信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲材料等進行分類。4.財務(wù)檔案類：根據(jù)會計憑證、賬簿、報表、審計報告等進行分類。5.技術(shù)檔案類：包括研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等。6.其他類：不屬于以上分類的其他具有保存價值的文件資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023XM001，表示2023年度行政管理類檔案的第1份文件。2.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標準，分別用不同的字母表示各類檔案。如行政管理類用“XM”表示，業(yè)務(wù)管理類中的市場營銷用“SCYJ”表示，財務(wù)管理用“CWL”表示等。4.流水號：按照檔案整理順序依次編號，從“001”開始。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為庫房，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，以保證檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同年度、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案上架時應(yīng)標明檔案類別、編號、題名、日期等信息，以便于識別和查找。（三）溫濕度管理1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃～24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%～60%之間。2.應(yīng)定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)節(jié)。（四）安全管理1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案室。2.嚴格遵守檔案借閱制度，確保檔案借閱過程中的安全。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。4.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進行審核，如符合借閱規(guī)定，應(yīng)將檔案借給借閱人，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、裁剪、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案室查閱。查閱時，檔案室管理人員應(yīng)在場，提供必要的協(xié)助。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行復(fù)印。3.查閱檔案應(yīng)遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案的借閱、查閱情況進行詳細記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱、編號等信息。2.定期對檔案利用登記簿進行整理和統(tǒng)計，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則。2.對檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。例如，公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司年度財務(wù)報表等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為15年～50年。例如，公司中期財務(wù)報表、一般性業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年～15年。例如，公司臨時性會議紀要、短期工作計劃等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審