檔案移交制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案移交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交的活動(dòng)。包括但不限于文件、資料、合同、報(bào)表、圖紙、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保持檔案的完整性和原始性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案形成部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案移交給檔案管理部門(mén)，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：檔案移交過(guò)程中要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性。二、檔案移交職責(zé)分工（一）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，并符合檔案管理要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交給檔案管理部門(mén)，并填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.在檔案移交過(guò)程中，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作，解答檔案管理部門(mén)提出的有關(guān)檔案內(nèi)容的疑問(wèn)。4.對(duì)已移交的檔案，如發(fā)現(xiàn)有需要補(bǔ)充、更正或其他問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通，并負(fù)責(zé)進(jìn)行處理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案移交制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案移交工作。2.接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立檔案管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、利用和安全保密工作，按照規(guī)定向公司/組織內(nèi)部和外部提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案移交制度。（三）監(jiān)督部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。2.對(duì)違反檔案移交制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任。3.定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案移交工作的監(jiān)督檢查情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。三、檔案移交范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.人事檔案、工資檔案、福利檔案等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.合同檔案：包括各類采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。2.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研資料、廣告宣傳資料、客戶信息檔案等。（三）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、測(cè)試報(bào)告等。2.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。3.工程檔案：工程規(guī)劃文件、工程設(shè)計(jì)圖紙、工程施工資料、工程竣工驗(yàn)收文件等。（四）聲像檔案1.照片檔案：反映公司/組織重大活動(dòng)、重要事件、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片。2.錄像檔案：公司/組織的宣傳片、專題片、會(huì)議錄像、活動(dòng)錄像等。3.錄音檔案：重要會(huì)議、講座、訪談等的錄音資料。（五）電子檔案1.以電子形式形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子檔案。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.檔案形成部門(mén)在檔案形成后，應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行整理。整理工作包括文件材料的收集、分類、裝訂、編目等，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。（二）檔案鑒定1.檔案形成部門(mén)在整理檔案的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行初步鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）和短期（15年以下）三種。2.檔案管理部門(mén)在接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行再次鑒定，對(duì)保管期限不準(zhǔn)確或不符合規(guī)定的檔案，提出調(diào)整意見(jiàn)，并反饋給檔案形成部門(mén)進(jìn)行修改。（三）檔案移交準(zhǔn)備1.檔案形成部門(mén)在檔案整理和鑒定工作完成后，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單。檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息，并一式兩份，一份由檔案形成部門(mén)留存，一份隨檔案移交給檔案管理部門(mén)。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)將整理好的檔案按照檔案移交清單的順序進(jìn)行排列，并裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理部門(mén)在接收檔案前，應(yīng)做好接收檔案的準(zhǔn)備工作，包括安排接收?qǐng)龅?、?zhǔn)備接收工具、培訓(xùn)接收人員等。（四）檔案移交1.檔案形成部門(mén)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交給檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確檔案的交接情況。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、清點(diǎn)、核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限等不符合要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充、更正或重新整理。3.檔案管理部門(mén)接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，并建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的移交、保管、利用等情況。（五）檔案交接手續(xù)1.檔案移交過(guò)程中，檔案形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交登記表，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。2.檔案移交登記表應(yīng)由雙方簽字確認(rèn)，并加蓋部門(mén)公章。檔案移交登記表一式兩份，一份由檔案形成部門(mén)留存，一份由檔案管理部門(mén)歸檔保存。3.檔案交接手續(xù)完成后，檔案形成部門(mén)應(yīng)將檔案移交清單及相關(guān)材料移交給檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)妥善保管這些材料，以備查閱。五、檔案移交時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交給檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）臨時(shí)移交1.在公司/組織發(fā)生重大事件、重要活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在事件結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[具體時(shí)間]內(nèi)，將形成的檔案移交給檔案管理部門(mén)。2.因工作需要，檔案管理部門(mén)要求各部門(mén)臨時(shí)移交檔案時(shí)，各部門(mén)應(yīng)按照要求及時(shí)辦理移交手續(xù)。六、檔案移交質(zhì)量要求（一）檔案內(nèi)容要求1.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整，包括文件的正文、附件、批示、簽批等相關(guān)材料，確保檔案能夠全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得有虛假、偽造、篡改等情況。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。（二）檔案整理要求1.檔案整理應(yīng)符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織制定的檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則。檔案應(yīng)分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范，便于查找和利用。2.檔案裝訂應(yīng)牢固整齊，采用統(tǒng)一的裝訂方式，去除金屬物，保持檔案的整潔美觀。（三）檔案保管期限要求1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，不得隨意縮短或延長(zhǎng)保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，確需繼續(xù)保存的，應(yīng)重新確定保管期限。（四）檔案密級(jí)要求1.檔案密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件材料的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息安全。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括檔案形成部門(mén)是否按時(shí)、按要求移交檔案，檔案管理部門(mén)是否認(rèn)真審核、接收檔案等。2.檔案移交的質(zhì)量情況，如檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，整理是否規(guī)范，保管期限劃分是否合理等。3.檔案交接手續(xù)的辦理情況，是否填寫(xiě)檔案移交清單，雙方是否簽字確認(rèn)等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)會(huì)同監(jiān)督部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案移交工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)的檔案移交情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案移交工作中存在的突出問(wèn)題或重點(diǎn)項(xiàng)目，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出改進(jìn)措施。（三）問(wèn)題處理與整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，制定整改措施，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整改情況書(shū)面報(bào)告監(jiān)督部門(mén)。3.監(jiān)督部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門(mén)和個(gè)人，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案移交后的管理與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案保管要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。檔案存儲(chǔ)應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍，并采取相應(yīng)的保密措施。（三）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案