活動(dòng)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)檔案的管理，確保活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮活動(dòng)檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織開展的各類活動(dòng)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）定義本制度所稱活動(dòng)檔案，是指公司在舉辦各類活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)現(xiàn)場照片、視頻、音頻資料、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司活動(dòng)檔案由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則活動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.及時(shí)收集原則活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，避免檔案資料的散失。4.便于利用原則活動(dòng)檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、活動(dòng)檔案收集的職責(zé)分工（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定活動(dòng)檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門開展活動(dòng)檔案的收集工作。3.負(fù)責(zé)集中收集、整理和保管公司活動(dòng)檔案。4.定期對活動(dòng)檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的安全和完整。（二）活動(dòng)主辦部門1.負(fù)責(zé)本部門主辦活動(dòng)檔案的收集、整理和初步審核工作。2.在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將活動(dòng)檔案移交至綜合管理部門。3.協(xié)助綜合管理部門做好活動(dòng)檔案的整理、保管和利用工作。（三）其他相關(guān)部門1.根據(jù)活動(dòng)安排，及時(shí)向活動(dòng)主辦部門提供本部門在活動(dòng)中形成的相關(guān)文件材料。2.配合綜合管理部門做好活動(dòng)檔案的收集、整理和利用工作。三、活動(dòng)檔案收集的范圍（一）活動(dòng)策劃階段1.活動(dòng)策劃方案，包括活動(dòng)主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、形式、參與人員、活動(dòng)流程、預(yù)期效果等。2.活動(dòng)可行性分析報(bào)告，包括活動(dòng)背景、市場分析、資源需求、風(fēng)險(xiǎn)評估等。3.活動(dòng)預(yù)算，包括活動(dòng)費(fèi)用明細(xì)、資金來源等。4.活動(dòng)審批文件，如活動(dòng)申請報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）活動(dòng)籌備階段1.活動(dòng)通知，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等信息的通知。2.活動(dòng)宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁、邀請函、新聞稿等。3.活動(dòng)場地布置方案及相關(guān)材料，如場地平面圖、布置效果圖、物料清單等。4.活動(dòng)設(shè)備租賃清單及合同，包括音響設(shè)備、燈光設(shè)備、舞臺(tái)設(shè)備、桌椅等。5.活動(dòng)嘉賓邀請名單及相關(guān)溝通記錄，如邀請函發(fā)送記錄、嘉賓確認(rèn)回復(fù)等。6.活動(dòng)工作人員安排表，包括活動(dòng)組織人員、主持人、禮儀人員、安保人員、后勤保障人員等。7.活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，包括突發(fā)事件應(yīng)對措施、人員疏散方案等。（三）活動(dòng)實(shí)施階段1.活動(dòng)現(xiàn)場照片、視頻、音頻資料，包括活動(dòng)開幕式、現(xiàn)場表演、互動(dòng)環(huán)節(jié)、閉幕式等各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄。2.活動(dòng)簽到表、參會(huì)人員名單等。3.活動(dòng)現(xiàn)場的工作記錄，如設(shè)備運(yùn)行情況記錄、人員工作情況記錄等。4.活動(dòng)過程中的重要文件，如領(lǐng)導(dǎo)講話、嘉賓致辭、合同簽訂等。（四）活動(dòng)總結(jié)階段1.活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，包括活動(dòng)基本情況、活動(dòng)成效、存在問題及改進(jìn)措施等。2.活動(dòng)評估報(bào)告，如活動(dòng)效果評估、參與人員滿意度調(diào)查等。3.活動(dòng)經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告，包括實(shí)際費(fèi)用支出情況、與預(yù)算的對比分析等。（五）其他與活動(dòng)相關(guān)的文件材料1.活動(dòng)過程中形成的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物的照片及相關(guān)說明。2.活動(dòng)相關(guān)的媒體報(bào)道、社交媒體互動(dòng)信息等。3.活動(dòng)過程中產(chǎn)生的其他有保存價(jià)值的文件材料。四、活動(dòng)檔案收集的時(shí)間要求（一）活動(dòng)主辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成本部門活動(dòng)檔案的收集、整理和初步審核工作，并移交至綜合管理部門。（二）對于一些重大活動(dòng)或時(shí)間跨度較長的活動(dòng)，活動(dòng)主辦部門應(yīng)根據(jù)活動(dòng)進(jìn)展情況，實(shí)時(shí)向綜合管理部門移交已形成的檔案資料。五、活動(dòng)檔案收集的流程（一）活動(dòng)主辦部門收集1.活動(dòng)主辦部門指定專人負(fù)責(zé)活動(dòng)檔案的收集工作。2.在活動(dòng)進(jìn)行過程中，收集人員應(yīng)及時(shí)收集各類文件材料，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。3.活動(dòng)結(jié)束后，收集人員對活動(dòng)檔案進(jìn)行全面梳理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）初步審核1.活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)人對收集的活動(dòng)檔案進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，并進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）移交1.活動(dòng)主辦部門在完成初步審核后，填寫《活動(dòng)檔案移交清單》，將活動(dòng)檔案移交至綜合管理部門。2.《活動(dòng)檔案移交清單》應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（四）綜合管理部門接收1.綜合管理部門檔案管理人員對移交的活動(dòng)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料齊全、完整。2.核對無誤后，將活動(dòng)檔案進(jìn)行登記，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和保管。六、活動(dòng)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照活動(dòng)的類型進(jìn)行分類，如會(huì)議活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)、慶典活動(dòng)、營銷活動(dòng)等。2.對于每一類活動(dòng)，再按照活動(dòng)檔案收集的范圍進(jìn)行細(xì)分，如策劃類、籌備類、實(shí)施類、總結(jié)類等。（二）編號規(guī)則1.活動(dòng)檔案編號采用“活動(dòng)類型代碼+年份+活動(dòng)順序號”的格式。2.活動(dòng)類型代碼由兩位大寫字母表示，如“HY”表示會(huì)議活動(dòng)，“PX”表示培訓(xùn)活動(dòng)等。3.年份采用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.活動(dòng)順序號按照活動(dòng)開展的先后順序依次編排，從“001”開始。（三）裝訂要求1.活動(dòng)檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于紙張較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案袋一致。（四）編目1.活動(dòng)檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在專用的目錄紙上，并置于檔案首頁。七、活動(dòng)檔案的保管（一）保管期限1.活動(dòng)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長期和短期三種。2.對于具有重要?dú)v史意義、涉及公司核心業(yè)務(wù)、對公司發(fā)展有重大影響的活動(dòng)檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值，但不涉及公司核心機(jī)密的活動(dòng)檔案，可列為長期保管，保管期限一般為[X]年。4.對于一般性活動(dòng)檔案，可列為短期保管，保管期限一般為[X]年。（二）保管地點(diǎn)1.活動(dòng)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對活動(dòng)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對于破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，防止檔案資料的丟失和損壞。八、活動(dòng)檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱活動(dòng)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《活動(dòng)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的活動(dòng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱活動(dòng)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《活動(dòng)檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的活動(dòng)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）統(tǒng)計(jì)與分析1.綜合管理部門應(yīng)定期對活動(dòng)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱和借閱的次數(shù)、內(nèi)容、人員等信息。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解活動(dòng)檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門活動(dòng)檔案的收集、整理、保管和利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：1.活動(dòng)檔案收集制度的執(zhí)行情況。2.活動(dòng)檔案的完整性