檔案制度整治一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度整治方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.積極配合綜合管理部做好檔案的利用工作，提供所需的檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事檔案，印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、銷售管理、物流管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料。3.項(xiàng)目管理類針對(duì)公司各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.聲像電子類公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為公司名稱的首字母縮寫，如“GS”。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”，項(xiàng)目管理類為“XM”，合同協(xié)議類為“HT”，財(cái)務(wù)審計(jì)類為“CJ”，聲像電子類為“SX”。4.案卷號(hào)：按年度和類別順序編制，如2023年行政管理類的案卷號(hào)從001開始。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)按文件排列順序編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保將本部門工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并注明形成日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。（二）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案再按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。2.立卷歸檔將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成卷，每卷應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，并裝訂整齊。3.編目編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，填寫檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管的方式，可采用電子備份或異地存儲(chǔ)等方式，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管保存期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管保存期限為15年以下的檔案，是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司整體利益出發(fā)，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其保存價(jià)值，確定保管期限。2.對(duì)已到保管期限的檔案，重點(diǎn)審查其是否仍有查考利用價(jià)值，如有價(jià)值應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)再次核對(duì)銷毀清單與待銷毀檔案，確保無(wú)誤。2.采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，將銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向綜合管理部提出申請(qǐng)。2.外部單位因合法事由需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可在綜合管理部檔案查閱室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、綜合管理部批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。（三）利用登記綜合管理部應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案利用者快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。（四）信息安全1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用防火墻、加密技術(shù)等手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入公司績(jī)