科技檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在科技活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則?？萍紮n案應(yīng)如實(shí)反映科技活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則。全面收集科技活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則。科技檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠。5.安全性原則。采取有效措施，確?？萍紮n案的實(shí)體安全和信息安全。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)各部門(mén)科技檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.參與公司重要科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)科技檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)科技檔案工作的日常管理，并及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.配合公司檔案管理部門(mén)做好科技檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔工作的組織協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.督促項(xiàng)目組成員及時(shí)整理項(xiàng)目文件材料，按規(guī)定向公司檔案管理部門(mén)移交。3.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，負(fù)責(zé)組織對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行自查，確保項(xiàng)目檔案符合驗(yàn)收要求。三、科技文件材料的形成與積累（一）基本要求1.科技文件材料應(yīng)隨科技活動(dòng)同步形成，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確。（二）形成過(guò)程1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。與項(xiàng)目相關(guān)的調(diào)研資料、論證材料等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段項(xiàng)目研究方案、技術(shù)路線、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)處理結(jié)果等。項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的圖紙、圖表、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。項(xiàng)目所使用的原材料、設(shè)備、儀器等的采購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。項(xiàng)目組內(nèi)部的會(huì)議紀(jì)要、工作記錄、往來(lái)信函等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告等。項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)、驗(yàn)收證書(shū)等。（三）積累要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的積累工作，明確積累的范圍、內(nèi)容和要求。2.項(xiàng)目文件材料應(yīng)分類存放，便于查找和整理。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等。在項(xiàng)目類別下，按照文件材料的性質(zhì)、用途等進(jìn)一步細(xì)分，如科研項(xiàng)目可分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究過(guò)程文件、成果文件等。2.編號(hào)為每份科技檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。編號(hào)格式為：[類別代碼][年度][順序號(hào)]，例如：KY2023001，表示科研項(xiàng)目類2023年第1份檔案。3.編目編制科技檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。（三）歸檔要求1.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行整理，經(jīng)自查合格后，向公司檔案管理部門(mén)移交。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，裝訂整齊，編目規(guī)范。3.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重新整理。五、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的科技檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。4.建立科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理，便于檢索和利用。（三）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要的科研成果、技術(shù)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司一般性的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等方面的檔案。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司臨時(shí)性的科技活動(dòng)形成的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同審核。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)科技檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和技術(shù)專家組成。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、科技檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.科技檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.科技檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)科技檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)科技檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。七、科技檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)公司發(fā)展原則。充分發(fā)揮科技檔案的作用，為公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供有力支持。3.確保安全原則。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等工作需要，可查閱、借閱科技檔案。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)科技檔案。（三）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱科技檔案，應(yīng)填寫(xiě)《科技檔案查閱借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱科技檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請(qǐng)函，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按