檔案庫管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案庫的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高查詢效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮等工作。6.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，跟蹤檔案的流向和使用效果。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、核對工作，提供相關(guān)檔案信息。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的檔案，確保檔案安全。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。（三）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的質(zhì)量。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求及時將檔案移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門。3.在檔案形成過程中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，保證檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍與要求1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)收集歸檔。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)確保其原始性、真實性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存。（二）收集時間與流程1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至本部門兼職檔案員。2.兼職檔案員對本部門檔案進行初步審核和整理后，在[X]個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行詳細(xì)檢查，對不符合要求的檔案及時退回原部門進行補充或修正。（三）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。2.對每份檔案應(yīng)編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，確保檔案的有序性和規(guī)范性。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立相應(yīng)的電子目錄，并與紙質(zhì)檔案的編號相對應(yīng)。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.行政類：包括公司/組織的章程、制度、決議、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、人事檔案、行政公文等。2.財務(wù)類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算等。3.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、客戶服務(wù)等類別，每個類別下再細(xì)分若干二級類目。4.基建類：包含工程項目的立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。5.設(shè)備類：涉及設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)資料、報廢處理文件等。6.聲像類：如照片、錄音、錄像等資料，按照內(nèi)容或時間進行分類。7.電子類：存儲在計算機系統(tǒng)中的各類電子文件，按照其性質(zhì)和用途進行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別號順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：本公司/組織的全宗號為[具體全宗號]。全宗號是一個單位檔案的唯一標(biāo)識，用于區(qū)分不同單位的檔案。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。年度號反映檔案形成的時間年份，便于按年度對檔案進行統(tǒng)計和查詢。4.類別號：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如“A”代表行政類，“B”代表財務(wù)類等。類別號的設(shè)置應(yīng)簡潔明了，便于識別和分類管理。5.順序號：按照檔案在類別內(nèi)的排列順序，從“001”開始依次編號，用于區(qū)分同一類別下的不同檔案。順序號應(yīng)連續(xù)編排，不得有空號或重號。例如，一份行政類檔案，形成于2023年，其編號為：[全宗號]2023A005，表示該檔案是本公司/組織2023年行政類檔案中的第5份。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房應(yīng)具備足夠的存儲空間，滿足檔案存放的需求，并設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在[14℃24℃]之間，相對濕度保持在[45%60%]之間。4.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。5.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置防蟲、防潮設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、干燥劑等，防止檔案受到蟲害和潮濕的影響。（二）檔案上架與存放1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，防止檔案變形損壞。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序整理存放，并注明相關(guān)信息，如拍攝時間、地點、內(nèi)容等。（三）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細(xì)記錄，形成清查報告，報告內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、存放位置、存在問題及處理情況等。4.根據(jù)清查結(jié)果，對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，針對存在的問題及時調(diào)整和完善檔案管理制度。六、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.檔案利用方式包括查閱紙質(zhì)檔案、電子檔案，復(fù)制檔案資料等。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復(fù)制。（二）利用登記與歸還1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。2.借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）檔案保密與安全1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何單位和個人泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案利用過程中，利用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在非規(guī)定場所查閱、討論檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用場所的安全管理，確保檔案利用過程中的安全，防止發(fā)生檔案丟失、損壞或泄露等事故。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與組織1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對待、確保重點、便于利用”的原則，對檔案的保存價值進行科學(xué)評估。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對反映公司/組織主要職能活動、歷史發(fā)展、具有重要憑證作用和參考價值的檔案，應(yīng)予以重點保存；對已失去保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.鑒定工作可采用直接鑒定法，即對每份檔案進行逐件審查，確定其保存價值。同時，可參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況進行鑒定。（三）銷毀程序與要求1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，清冊內(nèi)容包括檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案與