檔案制度備案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案制度備案工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用、備案等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案的齊全配套。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案利用服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案制度備案工作的具體實(shí)施，定期向相關(guān)部門(mén)報(bào)送備案情況。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案制度備案工作，及時(shí)提供相關(guān)資料。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售業(yè)務(wù)檔案包括客戶資料、銷售合同、訂單、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案有供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票等。4.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備資料等，如技術(shù)方案、圖紙、操作規(guī)程、技術(shù)鑒定報(bào)告等。6.合同檔案：包括各類合同文本、合同審批文件、合同執(zhí)行情況記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的形式。分類代碼：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政檔案用“XZ”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示等。年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開(kāi)始。3.例如，一份2023年形成的行政檔案中的第5份文件，其編號(hào)為“XZ2023005”。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織內(nèi)各部門(mén)及員工在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰，圖像、圖表等應(yīng)完整、準(zhǔn)確。（二）檔案收集范圍1.各類會(huì)議形成的文件、記錄、紀(jì)要等。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。3.人事任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)變動(dòng)、審計(jì)等方面的文件。5.業(yè)務(wù)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。6.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件，包括項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的資料。7.技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件。8.其他與公司/組織活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等資料。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集整理。2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議文件、記錄等收集齊全，并移交檔案管理人員。3.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理完畢并移交檔案管理部門(mén)。（四）收集程序1.各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，確保齊全、完整。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，交接雙方應(yīng)填寫(xiě)檔案交接清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，填寫(xiě)檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并將目錄打印成冊(cè)。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、年度等信息，然后按照編號(hào)順序上架存放。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，確保質(zhì)量。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。3.歸檔工作應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，不得拖延。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同商定。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度。2.服務(wù)公司/組織發(fā)展原則，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效的檔案支持。3.確保檔案安全原則，在利用檔案過(guò)程中，不得損壞、丟失檔案，不得泄露檔案機(jī)密信息。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本公司/組織檔案，但必須經(jīng)過(guò)公司/組織相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。（三）利用程序1.內(nèi)部利用員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，員工應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如需借閱檔案，員工應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)部門(mén)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息。公司/組織相關(guān)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱、借閱。查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)。（四）利用登記1.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、查閱或借閱檔案名稱、編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案制度備案（一）備案內(nèi)容1.檔案管理制度文本，包括總則、檔案分類與編號(hào)、檔案的形成與收集、檔案的整理與歸檔、檔案的保管、檔案的利用、檔案制度備案等章節(jié)內(nèi)容。2.檔案管理部門(mén)及各部門(mén)檔案管理人員名單。3.檔案管理工作年度計(jì)劃和總結(jié)。4.檔案整理、歸檔、保管、利用等工作流程及相關(guān)表單。5.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)使用情況等。6.其他與檔案制度備案相關(guān)的資料。（二）備案時(shí)間1.新制定或修訂的檔案管理制度應(yīng)在發(fā)布后[X]個(gè)工作日內(nèi)報(bào)相關(guān)部門(mén)備案。2.每年[X]月底前，將上一年度檔案管理工作年度計(jì)劃和總結(jié)報(bào)相關(guān)部門(mén)備案。3.檔案管理工作中涉及的重要事項(xiàng)、重大變化等應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)部門(mén)備案。（三）備案程序1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理備案資料，填寫(xiě)檔案制度備案申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)送相關(guān)部門(mén)。2.相關(guān)部門(mén)對(duì)備案資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以備案，并將備案情況反饋給檔案管理部門(mén)。（四）備案監(jiān)督1.定期對(duì)檔案制度備案情況進(jìn)