檔案保密制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及公司檔案管理與使用的人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案保密管理工作。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、績效考核、培訓(xùn)經(jīng)歷等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研資料、客戶信息等。5.技術(shù)檔案：如研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利信息等。（二）檔案分級1.絕密級檔案：是公司最重要、最核心的機(jī)密信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司核心技術(shù)配方、重大商業(yè)決策、未公開的上市計(jì)劃等。2.機(jī)密級檔案：包含重要的業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事機(jī)密等，泄露后會(huì)給公司帶來較大的負(fù)面影響，如關(guān)鍵業(yè)務(wù)合同、年度財(cái)務(wù)預(yù)算、高級管理人員薪酬信息等。3.秘密級檔案：涉及公司一般性的經(jīng)營管理信息，泄露可能對公司正常運(yùn)營產(chǎn)生一定影響，如普通業(yè)務(wù)合同、部門工作計(jì)劃等。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類文件資料及時(shí)、完整地收集歸檔。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照檔案分類要求進(jìn)行整理歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料，承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理人員。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的文件資料進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.每份檔案應(yīng)編制清晰準(zhǔn)確的目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.對于破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.庫房溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類存放，不同級別的檔案應(yīng)分區(qū)保管。（二）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。五、檔案的借閱與使用（一）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱絕密級檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱機(jī)密級檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱秘密級檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理人員的陪同下查閱相關(guān)檔案。（二）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員說明原因并申請延期。（三）使用要求1.借閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.檔案傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子傳輸?shù)龋_保檔案信息在傳遞過程中的安全。2.對于絕密級檔案，應(yīng)采用專人護(hù)送的方式進(jìn)行傳遞，確保檔案的絕對安全。（二）交接手續(xù)1.在檔案傳遞過程中，交接雙方應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息，并簽字確認(rèn)。2.交接人員應(yīng)對檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門的保密員，負(fù)責(zé)對公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案保密監(jiān)督小組應(yīng)定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況檢查，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用、傳遞與交接等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案保密措施的落實(shí)情況檢查，如檔案庫房的安全設(shè)施是否完好、電子檔案的加密存儲(chǔ)與備份情況等。3.人員保密意識的檢查，通過培訓(xùn)、考核等方式，了解員工對檔案保密制度的掌握程度和保密意識。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反檔案保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、檔案的銷毀與處置（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因自然災(zāi)害或其他不可抗力因素導(dǎo)致?lián)p壞無法修復(fù)的。3.檔案涉及的事項(xiàng)已完成且不再需要留存的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（三）處置記錄1.對檔案銷毀的全過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員