檔案用印制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案用印行為，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過(guò)程中的用印行為。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保用印行為合法合規(guī)。2.遵循檔案管理的基本原則，保證檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。3.明確審批流程，嚴(yán)格控制用印環(huán)節(jié)，防止濫用職權(quán)和違規(guī)用印。二、檔案用印范圍（一）公司正式文件1.以公司名義發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。（二）檔案資料1.公司各類檔案的借閱、歸還、查閱等相關(guān)手續(xù)文件。2.檔案整理、編目、裝訂等過(guò)程中涉及的相關(guān)記錄文件。（三）證明材料1.用于證明公司員工身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷等的證明文件。2.用于證明公司資質(zhì)、業(yè)績(jī)、榮譽(yù)等的證明文件。三、檔案用印審批流程（一）申請(qǐng)1.用印申請(qǐng)人需填寫《檔案用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)用印事由進(jìn)行審核，簽署意見并簽字確認(rèn)。（二）審核1.檔案管理部門對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，用印申請(qǐng)手續(xù)是否齊全。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.根據(jù)審核意見，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在《檔案用印申請(qǐng)表》上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出問(wèn)題并拒絕審批。（四）用印1.經(jīng)審批同意后，用印申請(qǐng)人持《檔案用印申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理用印手續(xù)。2.檔案管理人員核對(duì)用印文件與申請(qǐng)表內(nèi)容一致后，在用印文件規(guī)定位置加蓋公司印章，并留存《檔案用印申請(qǐng)表》存檔。四、檔案用印要求（一）印章保管1.公司印章由專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章使用情況。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。（二）用印規(guī)范1.用印應(yīng)使用紅色印油，確保印章清晰、端正、完整。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，不得壓字、重疊或模糊不清。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。（三）用印監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)用印情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.對(duì)于違規(guī)用印行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案用印登記與存檔（一）登記1.檔案管理人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《檔案用印登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請(qǐng)人、審批人等信息。2.《檔案用印登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。（二）存檔1.用印文件及《檔案用印申請(qǐng)表》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行存檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和保管。2.存檔期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的長(zhǎng)期保存和可追溯性。六、檔案用印的特殊情況處理（一）緊急用印1.因工作緊急需要用印，且無(wú)法按照正常審批流程辦理的，用印申請(qǐng)人應(yīng)填寫《緊急檔案用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明緊急事由和用印文件內(nèi)容。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見并簽字確認(rèn)后，直接提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，用印申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理緊急用印手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在用印后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)，并記錄緊急用印情況。（二）異地用印1.因業(yè)務(wù)需要在異地用印的，用印申請(qǐng)人應(yīng)提前與檔案管理部門溝通，說(shuō)明異地用印的具體情況和要求。2.檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況，可采用郵寄印章、委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或合作單位代為用印等方式進(jìn)行處理。3.采用郵寄印章方式的，應(yīng)選擇安全可靠的郵寄方式，并做好印章交接記錄。委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或合作單位代為用印的，應(yīng)出具授權(quán)委托書，并明確委托事項(xiàng)、委托期限等內(nèi)容。七、檔案用印的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案用印工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)用印過(guò)程中涉及的公司機(jī)密信息予以保密。2.檔案管理人員不得擅自泄露用印文件內(nèi)容和用印審批情況，確保檔案信息安全。（二）保密措施1.用印文件應(yīng)在專門的場(chǎng)所進(jìn)行處理，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。2.用印過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙、廢頁(yè)等應(yīng)及時(shí)銷毀，防止信息泄露。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的用印文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行保管和傳遞，確保文件安全。八、檔案用印的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行檔案用印制度培訓(xùn)，提高員工對(duì)用印制度的認(rèn)識(shí)和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案用印的范圍、審批流程、用印要求、登記存檔等方面的知識(shí)，確保員工熟悉用印制度并正確執(zhí)行。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳檔案用印制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工的合規(guī)意識(shí)。2.及時(shí)公布檔案用印制度的修訂和完善情況，確保員工了解最新制度要求。九、檔案用印的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案用印情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查用印審批流程是否合規(guī)、用印文件是否真實(shí)有效、用印登記存檔是否完整等。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案用印相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，確保公司檔案用印行為符合法律