檔案保管時效制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案保管時效制度。本制度旨在規(guī)范檔案保管工作，明確檔案保管的期限、流程和責任，保障公司/組織各項工作的順利開展，并符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及公司/組織機密的檔案進行嚴格保密。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供及時、準確的信息支持，促進檔案資源的有效利用。二、檔案保管期限分類（一）永久保管檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等重要文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織架構(gòu)調(diào)整文件等。2.涉及公司/組織重大權(quán)益的合同、協(xié)議，如長期戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大投資合同等。3.重要的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等，具有長期保存價值以確保財務(wù)信息的完整性和可追溯性。4.公司/組織的歷史沿革、大事記等反映公司/組織發(fā)展歷程的重要資料。（二）定期保管檔案1.30年保管期限檔案一般性的合同、協(xié)議，如年度業(yè)務(wù)合作合同、短期租賃合同等，保管期限為合同履行完畢后30年。重要的人事檔案材料，如員工晉升、調(diào)動、獎勵等文件，保管期限為員工離職后30年。涉及公司/組織一定時期內(nèi)重要業(yè)務(wù)活動的文件，如項目策劃書、階段性工作報告等，保管期限為相關(guān)業(yè)務(wù)活動結(jié)束后30年。2.10年保管期限檔案一般性的財務(wù)憑證、報表等，保管期限為會計年度終了后10年。一般性的業(yè)務(wù)檔案，如日常銷售記錄、客戶往來信函等，保管期限為業(yè)務(wù)活動結(jié)束后10年。員工的一般性培訓(xùn)記錄、考勤記錄等，保管期限為員工離職后10年。3.5年保管期限檔案臨時性的業(yè)務(wù)文件，如一次性的市場調(diào)研資料、短期活動方案等，保管期限為相關(guān)活動結(jié)束后5年。一般性的行政文件，如部門內(nèi)部通知、會議紀要等，保管期限為文件形成后5年。（三）短期保管檔案1.臨時性的工作記錄，如當天的工作安排、臨時性任務(wù)完成情況記錄等，保管期限為1年。2.僅供參考的一般性資料，如行業(yè)動態(tài)信息、一般性的宣傳資料等，保管期限為1年。三、檔案保管流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等，應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類整理，并定期移交至檔案管理部門。2.對于重要會議、活動形成的檔案，會議組織部門或活動承辦部門應(yīng)在會議結(jié)束或活動完成后及時將相關(guān)資料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促員工將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案保管期限分類、檔案類別（文書檔案、科技檔案、人事檔案等）進行整理。2.對于文書檔案，應(yīng)按照文件的形成時間、文號、標題等要素進行排序，去除重復(fù)、無效的文件，并進行編號、編目。3.科技檔案應(yīng)按照項目類別、階段進行整理，建立項目檔案目錄，對項目文件進行分類存放，確保科技檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.人事檔案應(yīng)按照員工個人信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲等類別進行整理，建立員工人事檔案袋，并按照檔案編號順序排列存放。（三）檔案存儲1.根據(jù)檔案的保管期限和類別，選擇合適的存儲方式。對于永久保管和長期保管的重要檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時存儲的方式，并進行異地備份，以防止自然災(zāi)害、意外事故等造成檔案損壞或丟失。2.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境的安全可靠。檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進行命名，確保文件名的規(guī)范性和可讀性，便于檢索和管理。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，方便快速查找所需檔案。（四）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案的目錄索引和電子檔案的檢索數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案目錄索引和檢索數(shù)據(jù)庫信息，確保檔案信息的準確性和完整性。2.提供多種檢索方式，如按照檔案編號、標題、關(guān)鍵詞、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。對于重要檔案或查詢頻率較高的檔案，應(yīng)建立專門的索引卡片或電子索引文件，提高檢索效率。3.在檔案檢索過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對于涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得提供查閱。（五）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行審核，對于符合借閱條件的申請，應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并與借閱人辦理檔案交接手續(xù)，雙方在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后方可復(fù)印，并在復(fù)印件上注明復(fù)印用途和份數(shù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等參加的檔案鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認。4.對于涉及公司/組織機密的檔案，即使已到保管期限，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照公司/組織的保密制度進行處理。四、檔案保管責任（一）檔案管理部門責任1.負責制定和完善公司/組織檔案保管時效制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、存儲、檢索、借閱、鑒定與銷毀等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。3.定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保障檔案的安全和完整。4.對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責任意識，確保檔案管理工作質(zhì)量。（二）檔案形成部門責任1.負責本部門檔案的形成、收集和整理工作，確保檔案的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和資料，協(xié)助檔案管理部門對檔案的保存價值進行評估。3.教育本部門員工遵守公司/組織檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，防止檔案的損壞、丟失和泄露。（三）檔案管理人員責任1.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案保管時效制度和操作流程進行檔案管理工作，確保檔案管理工作的準確性和規(guī)范性。2.負責檔案的日常整理、存儲、檢索等工作，及時更新檔案信息，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。3.對檔案的借閱、歸還等情況進行詳細記錄，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案進行盤點和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施進行處理，保障檔案的安全和完整。（四）借閱人員責任1.嚴格遵守公司/組織檔案管理規(guī)定，按照借閱流程辦理借閱手續(xù)，不得擅自借閱、涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.妥善保管所借閱的檔案，在借閱期限屆滿后按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。3.借閱檔案僅用于工作需要，不得將檔案用于其他非工作目的。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立內(nèi)部檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案保管時效制度的執(zhí)行情況進行檢查。檔案管理部門應(yīng)定期開展自查工作，對檔案管理工作進行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)將檔案管理工作納入審計范圍，定期對檔案管理情況進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管的安全性和完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時向其匯報公司/組織檔案管理工作情況，按照要求提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督檢查機構(gòu)。六、