檔案管理收集制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案管理收集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案收集應確保檔案內容的真實性和完整性，如實反映公司/組織各項工作活動的全過程，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.及時準確原則各部門及員工應及時將工作中形成的檔案材料收集整理，并準確移交檔案管理部門，避免檔案材料的積壓和丟失。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用價值，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務工作提供有力支持。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等。2.公司/組織年度工作計劃、總結、報告，重要會議記錄、紀要，領導講話材料等。3.公司/組織各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件，以及制度的修訂、廢止記錄。4.公司/組織內部機構設置、人員編制、崗位職責等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、調動、晉升、獎懲等相關材料。6.公司/組織財務管理檔案，包括財務預算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告等。7.公司/組織固定資產檔案，包括固定資產購置、驗收、使用、維護、處置等相關文件和記錄。8.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件，以及合同的履行情況記錄。9.公司/組織對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等文件。10.公司/組織收到的各類公文、函件、通知、批示等文件。（二）業(yè)務管理類檔案1.公司/組織業(yè)務部門的工作計劃、總結、報告，業(yè)務流程、操作規(guī)范等文件。2.公司/組織項目立項、可行性研究報告、項目方案、項目合同等文件，以及項目的實施、驗收、評估等相關記錄。3.公司/組織產品研發(fā)、生產、銷售等業(yè)務活動中形成的文件，包括產品設計圖紙、技術標準、生產記錄、銷售合同、客戶反饋等。4.公司/組織市場調研、市場分析報告，競爭對手資料，營銷活動策劃與執(zhí)行記錄等文件。5.公司/組織質量控制、安全生產、環(huán)境保護等方面的文件，包括質量標準、檢測報告、安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測報告等。6.公司/組織與供應商、合作伙伴的往來文件，包括采購合同、合作協(xié)議、供應商評估報告等。7.公司/組織業(yè)務部門的培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等文件。8.公司/組織業(yè)務活動中的各類統(tǒng)計報表、數(shù)據分析報告等文件。（三）科技研發(fā)類檔案1.公司/組織科研項目立項申請書、項目合同書、項目任務書等文件。2.科研項目研究過程中形成的實驗數(shù)據、實驗記錄、研究報告、論文、著作等成果文件。3.公司/組織自主研發(fā)的產品、技術、工藝等知識產權相關文件，包括專利申請文件、商標注冊文件、著作權登記文件等。4.公司/組織參與的科研合作項目、學術交流活動中形成的文件，包括合作協(xié)議、交流材料、會議紀要等。5.公司/組織科技研發(fā)設備的購置、驗收、使用、維護、報廢等相關文件和記錄。（四）其他類檔案1.公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關資料。2.公司/組織重大事件、突發(fā)事件的相關文件和記錄，包括事件報告、處理方案、應對措施、結果評估等。3.公司/組織員工的個人榮譽檔案，包括個人獲得的獎項、表彰文件等。4.公司/組織與外部單位交換、贈送的檔案資料。5.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。三、檔案收集要求（一）文件材料的齊全完整各部門及員工應確保所收集的檔案文件材料齊全完整，能夠全面反映工作活動的真實情況。對于同一事項的相關文件材料，應進行系統(tǒng)收集，不得遺漏。（二）文件材料的真實準確檔案文件材料應真實可靠，不得虛假、偽造或篡改。文件材料上的簽字、蓋章等應齊全有效，內容應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。（三）文件材料的規(guī)范整理1.檔案文件材料應按照一定的分類標準進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類標準應科學合理、便于查找和利用。2.文件材料應統(tǒng)一規(guī)格，紙張應符合檔案保存要求，字跡應清晰、工整，圖表應清晰準確。3.文件材料應進行編號、編目，編制目錄清單，注明文件的名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的查詢和管理。（四）文件材料的及時收集各部門及員工應在工作活動結束后及時將形成的檔案文件材料收集整理，并移交檔案管理部門。對于重要緊急的文件材料，應優(yōu)先收集并及時移交。（五）特殊載體檔案的收集1.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。電子文件的元數(shù)據應齊全準確，與電子文件一并保存。2.對于照片、錄音、錄像等聲像檔案，應在拍攝或錄制后及時整理，注明拍攝或錄制的時間、地點、人物、內容等信息，并進行妥善保管。聲像檔案應進行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用。3.對于實物檔案，應在接收后進行詳細登記，注明實物的名稱、來源、日期、保管期限等信息，并進行妥善保管。實物檔案應進行拍照或錄像，留存相關資料。四、檔案收集流程（一）部門收集1.各部門指定專人負責本部門檔案文件材料的收集工作。收集人員應熟悉檔案管理要求，掌握文件材料的形成規(guī)律和收集范圍。2.收集人員應定期對本部門工作活動中形成的文件材料進行清理和收集，按照檔案收集要求進行整理。對于重要文件材料，應及時進行登記和編號。3.收集人員應將整理好的檔案文件材料定期移交本部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核檔案文件材料的完整性、真實性和準確性，對不符合要求的文件材料應及時提出修改意見。（二）部門移交1.各部門經審核后的檔案文件材料應及時移交檔案管理部門。移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理部門應對移交的檔案文件材料進行核對，確保移交清單與檔案內容一致。對于不符合要求的檔案文件材料，應退回原部門進行補充或修改。（三）檔案管理部門整理歸檔1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案文件材料后，應按照檔案分類標準進行進一步的整理和歸檔。整理過程中，應檢查檔案文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件材料應進行補充、修改或剔除。2.檔案管理部門應將整理好的檔案文件材料進行編號、編目，編制檔案目錄清單，并將檔案裝入檔案盒或檔案柜進行保管。檔案應按照保管期限進行分類存放，便于查找和利用。五、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案文件材料的收集情況、整理質量、移交及時性等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、檢查標準和檢查時間；不定期抽查可根據工作需要隨時進行，重點檢查重要部門和關鍵環(huán)節(jié)的檔案收集工作。3.監(jiān)督檢查過程中，檔案管理部門應做好檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司/組織應建立檔案收集工作考核評價機制，將檔案收集工作納入各部門績效考核體系?？己嗽u價內容包括檔案收集的完整性、準確性、及時性，檔案整理的規(guī)范性，檔案移交的質量等。2.考核評價結果應與各部門及員工的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤，對檔案收集工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人應給予表彰和獎勵；對檔案收集工作不力的部門和個人應進行批評教育，并責令限期整改。整改后