檔案館業(yè)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的業(yè)務(wù)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館及各部門檔案工作的管理。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.維護(hù)檔案的完整與安全原則：采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實(shí)性和完整性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案館設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案館，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理。檔案館配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.編制檔案檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。（三）部門檔案工作職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作的正常開展。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理歸檔，并定期向檔案館移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。4.配合檔案館做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔、會(huì)議記錄、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年整理歸檔并移交檔案館。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)將檔案整理歸檔并移交檔案館。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司/組織的職能和檔案內(nèi)容，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。3.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)問題進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理方法1.文書檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的文件材料進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作，形成案卷。2.科技檔案：按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，對圖紙、資料、數(shù)據(jù)等進(jìn)行整理、編號、編目，建立科技檔案案卷。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理歸檔。4.人事檔案：按照人事檔案管理的相關(guān)要求，對員工的個(gè)人檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂等工作。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。3.目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保數(shù)據(jù)的一致性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描圖像進(jìn)行分類、標(biāo)注、存儲，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理軟件，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和效率。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，能夠真實(shí)反映檔案工作的實(shí)際情況。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查