PAGE火災檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的消防安全管理，規(guī)范火災檔案的建立、保管和使用，確保火災事故發(fā)生時能夠及時、準確地提供相關(guān)信息，為火災事故調(diào)查、處理及消防安全管理決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、場所及相關(guān)活動涉及的火災檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確?；馂臋n案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：火災檔案內(nèi)容必須真實、準確反映火災相關(guān)情況，不得虛假記錄或隱瞞重要信息。3.全面系統(tǒng)原則：涵蓋火災預防、火災發(fā)生、火災撲救及后續(xù)處理等全過程信息，形成完整、系統(tǒng)的檔案體系。4.安全保密原則：確?；馂臋n案的安全保管，防止檔案信息泄露，涉及國家機密或敏感信息的，嚴格按照保密規(guī)定管理。二、火災檔案的分類與內(nèi)容（一）火災預防檔案1.消防設(shè)施設(shè)備檔案消防設(shè)施設(shè)備清單，包括名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、安裝位置等詳細信息。消防設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等相關(guān)資料。消防設(shè)施設(shè)備的維護保養(yǎng)計劃、記錄，維修更換記錄及相關(guān)憑證。消防設(shè)施設(shè)備的檢測報告，包括定期檢測、年度檢測等報告。2.消防安全管理制度檔案公司/組織制定的各項消防安全管理制度，如消防安全責任制、消防安全檢查制度、火災隱患整改制度、消防宣傳教育培訓制度等。制度的發(fā)布文件、修訂記錄及相關(guān)會議紀要，確保制度的有效性和及時性。3.消防安全教育培訓檔案年度消防安全教育培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。每次培訓的教案、培訓記錄、培訓簽到表、培訓效果評估等資料。員工消防安全培訓證書、考核記錄等相關(guān)材料。4.火災應急預案檔案公司級及各部門的火災應急預案，包括應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急救援措施等內(nèi)容。應急預案的演練計劃、演練記錄、演練總結(jié)報告等資料，檢驗預案的可行性和有效性。（二）火災發(fā)生檔案1.火災事故報告火災發(fā)生時的現(xiàn)場報告，包括火災發(fā)生時間、地點、火勢情況、燃燒物質(zhì)、人員傷亡情況等初始信息。報警記錄，如報警時間、報警人姓名、聯(lián)系方式、報警方式等。現(xiàn)場照片、視頻資料，直觀反映火災發(fā)生時的現(xiàn)場狀況。2.火災撲救記錄消防部門到達現(xiàn)場時間、出動車輛及人員情況?；馂膿渚冗^程記錄，包括采取的滅火措施、戰(zhàn)術(shù)運用、消防水源使用情況等。與消防部門的溝通協(xié)調(diào)記錄，如指揮調(diào)度信息、現(xiàn)場配合情況等。（三）火災事故調(diào)查檔案1.火災事故調(diào)查報告由消防部門或公司/組織內(nèi)部成立的事故調(diào)查組出具的火災事故調(diào)查報告，詳細闡述火災發(fā)生原因、經(jīng)過、損失情況及事故責任認定等內(nèi)容。調(diào)查報告的審核、審批記錄，確保報告的科學性和公正性。2.調(diào)查取證材料現(xiàn)場勘查筆錄，記錄火災現(xiàn)場的痕跡、物證、火勢蔓延方向等情況。證人證言，包括現(xiàn)場目擊者、相關(guān)人員的詢問筆錄，核實火災發(fā)生時的具體情況。技術(shù)鑒定報告，如火災原因鑒定、電氣故障鑒定、建筑結(jié)構(gòu)安全鑒定等，為事故調(diào)查提供專業(yè)依據(jù)。（四）火災事故處理檔案1.事故處理決定文件公司/組織根據(jù)火災事故調(diào)查結(jié)果作出的處理決定，包括對責任部門、責任人的處罰決定，整改措施要求等。處理決定的送達記錄，確保相關(guān)部門和人員知曉并執(zhí)行處理決定。2.整改落實情況檔案責任部門針對火災事故處理決定制定的整改方案，明確整改措施、整改期限、責任人等。整改過程中的工作記錄，如整改工作進展情況、整改資金使用情況、整改效果評估等。整改后的復查記錄，驗證整改措施是否有效落實，火災隱患是否徹底消除。三、火災檔案的建立與歸檔（一）建立流程1.各部門指定專人負責收集、整理本部門與火災相關(guān)的資料，確保資料的真實性和完整性。2.資料收集人按照火災檔案分類要求，對收集到的資料進行初步分類和編號。3.將整理好的資料移交至公司/組織的消防安全管理部門，由消防安全管理部門進行審核和匯總。4.消防安全管理部門對審核后的資料進行進一步整理和完善，形成正式的火災檔案，并按照檔案管理要求進行裝訂、編目等工作。（二）歸檔要求1.火災檔案應按照年度進行歸檔，每年形成一套完整的火災檔案卷宗。2.每個卷宗應包含火災預防、火災發(fā)生、火災事故調(diào)查、火災事故處理等各類檔案資料，并按照順序依次排列。3.卷宗內(nèi)的每份文件應加蓋檔案章，并注明歸檔日期、保管期限等信息。4.建立火災檔案目錄清單，清晰記錄每個卷宗內(nèi)的文件名稱、編號、頁碼等信息，便于查閱和管理。四、火災檔案的保管與存儲（一）保管期限及分類1.火災預防檔案中的消防設(shè)施設(shè)備檔案、消防安全管理制度檔案、消防安全教育培訓檔案、火災應急預案檔案等長期保管。2.火災發(fā)生檔案、火災事故調(diào)查檔案、火災事故處理檔案根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為自火災事故處理完畢后[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)公司/組織消防安全管理部門審核，報主管領(lǐng)導批準后，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（二）存儲方式1.設(shè)立專門的火災檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和年份順序排列存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管人員職責1.負責火災檔案的日常保管工作，確保檔案存放有序、安全無損。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作。4.按照檔案保管期限要求，及時對到期檔案進行鑒定和銷毀處理。五、火災檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部消防安全管理部門人員因工作需要可查閱火災檔案。2.涉及火災事故調(diào)查、處理等相關(guān)工作需要的部門或人員，經(jīng)消防安全管理部門負責人批準后可查閱相關(guān)檔案。3.外部單位（如消防部門、政府監(jiān)管部門等）因工作需要查閱火災檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。（二）查閱程序1.查閱人填寫《火災檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至消防安全管理部門負責人審批，審批通過后由保管人員提供查閱服務。3.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、偽造檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還保管人員，并在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱火災檔案，特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《火災檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.將申請表提交至公司/組織主管領(lǐng)導審批，審批通過后由保管人員辦理借閱手續(xù)。3.保管人員向借閱人提供檔案，并與借閱人共同清點檔案數(shù)量和完好情況，雙方在借閱登記本上簽字確認。4.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應按時歸還檔案，保管人員對歸還檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。六、火災檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立火災檔案電子管理系統(tǒng)，將各類火災檔案資料進行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.電子檔案系統(tǒng)應具備檔案錄入、編輯、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，確保檔案管理工作的高效便捷。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責火災檔案電子數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。3.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強對火災檔案電子信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.采取防火墻、加密技術(shù)、防病毒軟件等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進行安