PAGE社區(qū)檔案管理九個(gè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)各類檔案的管理工作，包括但不限于社區(qū)建設(shè)、居民信息、黨建工作、民政事務(wù)、計(jì)劃生育、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整，保證檔案的系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的與社區(qū)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.社區(qū)黨組織、居委會(huì)形成的各類會(huì)議記錄、決議、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.社區(qū)居民信息登記表、家庭情況調(diào)查表等。4.民政事務(wù)中涉及低保、特困人員供養(yǎng)、臨時(shí)救助等相關(guān)材料。5.計(jì)劃生育工作中的育齡婦女檔案、生育登記材料等。6.環(huán)境衛(wèi)生整治、垃圾分類等工作的方案、記錄及相關(guān)圖片資料。7.安全管理工作中的安全檢查記錄、隱患排查報(bào)告等。8.社區(qū)開展的各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)照片、視頻等資料。9.其他與社區(qū)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理好，定期移交至社區(qū)綜合檔案室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.一般文件材料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)移交歸檔。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)移交歸檔。三、檔案整理制度（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋社區(qū)居委會(huì)日常工作、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、社區(qū)建設(shè)規(guī)劃等檔案。3.社區(qū)事務(wù)類：涉及居民信息、民政事務(wù)、計(jì)劃生育、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面的檔案。4.文化教育類：如社區(qū)文化活動(dòng)記錄、教育培訓(xùn)資料等檔案。5.勞動(dòng)保障類：包含就業(yè)失業(yè)登記、社會(huì)保險(xiǎn)辦理等相關(guān)檔案。6.其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等。4.將檔案材料按照一定順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理后的檔案應(yīng)便于保管和利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。四、檔案歸檔制度（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交至社區(qū)綜合檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對(duì)無誤后，將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）歸檔時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專項(xiàng)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案存放，一份留存檔案室備查。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。五、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.社區(qū)應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本社區(qū)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（三）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案查閱制度（一）查閱范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.社區(qū)居民因個(gè)人合法權(quán)益需要查閱與其相關(guān)的檔案。（二）查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案室工作人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案借閱制度（一）借閱范圍與查閱范圍相同，但借閱時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，一般適用于需要對(duì)檔案進(jìn)行深入研究或參考的情況。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)嚴(yán)格審批，審批流程需涵蓋所在部門負(fù)責(zé)人、社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)層級(jí)，確保借閱的必要性和合規(guī)性。3.審批通過后，借閱人需與檔案室簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。4.檔案室工作人員根據(jù)協(xié)議提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。（三）借閱要求1.借閱人必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損。2.嚴(yán)格按照借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間，借閱人應(yīng)確保檔案的安全，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案室工作人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合社區(qū)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否具有保存價(jià)值，主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合考量。（三）鑒定程序1.定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，檔案室工作人員提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，形成最終鑒定結(jié)論。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。九、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度等信息。2.申請(qǐng)表依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保銷毀行為的必要性和合規(guī)性得到充分審核。3.審批通過后，由檔案室工作人員與相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀工作。