PAGE檔案組織管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案組織管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集整理、保管利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)工作的歷史面貌和發(fā)展過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，建立便捷高效的檔案檢索和利用服務(wù)體系，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案組織管理制度、檔案分類方案、檔案編號規(guī)則等各項(xiàng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門對檔案的收集工作，確保檔案齊全完整；按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編號，編制檔案目錄和檢索工具。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜防蟲防潮等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全；定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用建立檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)；根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作；對涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案鑒定銷毀制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限；對已到保管期限且無保存價值的檔案，嚴(yán)格履行審批手續(xù)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。7.檔案培訓(xùn)與宣傳組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平；加強(qiáng)檔案宣傳工作，普及檔案知識，增強(qiáng)員工對檔案工作重要性的認(rèn)識。三、檔案分類與編號（一）檔案分類本公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)板塊，分為市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。3.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。4.基本建設(shè)類涵蓋公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的檔案，如項(xiàng)目可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收報告等。5.會計檔案類按照國家會計檔案管理規(guī)定，對本公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告等會計資料進(jìn)行分類整理和保管。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編號按照檔案分類類別，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類，“C”代表黨群工作類，“D”代表基本建設(shè)類，“E”代表會計檔案類。2.二級編號根據(jù)每類檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的“行政文件”編號為“A01”，“會議記錄”編號為“A02”等。3.三級編號對于二級編號下的具體檔案案卷，再用三位數(shù)字進(jìn)行順序編號，如“A01001”表示行政管理類行政文件中的第一份檔案案卷。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門制定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案齊全完整。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式的資料。2.收集要求檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，日期明確。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其內(nèi)容的可讀性和可追溯性。電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，與電子文件一并歸檔保存。照片、錄音錄像等特殊載體檔案應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明材料，包括拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法紙質(zhì)檔案按照分類方案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列，依次編寫頁碼，裝訂成冊，并編制檔案目錄。電子檔案按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件的命名規(guī)范、條理清晰，同時生成電子檔案目錄。照片檔案按照拍攝時間順序排列，編寫照片說明，注明照片的編號、題名、拍攝時間、地點(diǎn)、人物、背景等信息，并進(jìn)行分類整理和編號歸檔。錄音錄像檔案應(yīng)整理成光盤或磁帶等存儲介質(zhì)，并附上文字說明，注明錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、時長等信息，按照分類進(jìn)行編號歸檔。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.庫房選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方，并具備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。庫房應(yīng)根據(jù)檔案存儲量合理規(guī)劃空間，設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備。2.庫房環(huán)境控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。定期對庫房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時監(jiān)控庫房溫濕度變化情況，并做好記錄。如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。（二）檔案存儲設(shè)備管理1.檔案架、檔案柜檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。定期檢查檔案架、檔案柜的結(jié)構(gòu)完整性和穩(wěn)定性，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換。2.存儲介質(zhì)對于電子檔案存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲介質(zhì)的可讀性和數(shù)據(jù)安全性。存儲介質(zhì)應(yīng)存放在專門的存儲柜中，避免受到磁場、高溫、潮濕等環(huán)境因素的影響。（三）檔案安全防護(hù)1.防火防盜檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。嚴(yán)格控制庫房人員出入，設(shè)立門禁系統(tǒng)，對進(jìn)入庫房的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記。非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.防蟲防潮防鼠在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防潮、防鼠物品，如驅(qū)蟲劑、干燥劑、鼠夾等，并定期檢查和更換。對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲害、霉變、鼠咬等情況應(yīng)及時處理。3.信息安全加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，實(shí)行專人專管。六、檔案利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織保管的檔案。檔案利用范圍包括但不限于工作參考、項(xiàng)目論證、業(yè)務(wù)辦理、歷史研究等方面。（二）利用方式1.查閱員工可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、檔案名稱、利用目的等信息。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）利用監(jiān)督與保密1.利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)利用人員有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。2.保密管理在檔案利用過程中，涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)對利用人員進(jìn)行保密提醒，加強(qiáng)對檔案利用過程的保密監(jiān)督。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案鑒定銷毀制度，結(jié)合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。一般來說，可以從以下幾個方面進(jìn)行鑒定：1.重要性檔案是否反映本公司/組織重要業(yè)務(wù)活動、重大決策、關(guān)鍵事件等。2.完整性檔案內(nèi)容是否完整，是否具有連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.時效性檔案所涉及的業(yè)務(wù)活動是否已經(jīng)結(jié)束，相關(guān)信息是否已不再具有參考價值。4.重復(fù)性檔案內(nèi)容是否與其他檔案重復(fù)，是否可以合并或簡化保存。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案鑒定工作小組對經(jīng)過鑒定確定為無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子檔案