PAGE檔案安全值守制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，特制定本檔案安全值守制度。本制度旨在規(guī)范檔案值守工作流程，明確值守人員職責(zé)，有效防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公司檔案信息安全。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門及人員，包括檔案保管部門、檔案使用部門以及參與檔案值守工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.安全第一原則將檔案安全置于首位，采取有效措施確保檔案在存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.預(yù)防為主原則通過建立健全檔案安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常值守和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。3.責(zé)任明確原則明確檔案安全值守工作中各部門和人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全措施得到有效落實(shí)。4.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案安全值守工作合法合規(guī)。二、檔案安全值守人員職責(zé)（一）檔案保管部門值守人員職責(zé)1.日常巡查定時(shí)對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查庫房門窗、門鎖、通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)施等是否正常運(yùn)行，確保庫房環(huán)境安全。每天至少巡查[X]次，詳細(xì)記錄巡查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.溫濕度監(jiān)控實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度，確保溫濕度符合檔案保存要求（溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]）。如溫濕度出現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，并記錄溫濕度變化情況及處理過程。3.檔案出入庫管理嚴(yán)格按照檔案借閱、歸還等流程辦理檔案出入庫手續(xù)，認(rèn)真核對檔案數(shù)量、編號、完整性等信息，確保檔案出入庫準(zhǔn)確無誤。對出入庫的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案名稱、出入庫時(shí)間、借閱人或歸還人等信息，并妥善保管相關(guān)憑證。4.安全防護(hù)設(shè)備操作熟練掌握檔案庫房內(nèi)安全防護(hù)設(shè)備的操作方法，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。定期對安全防護(hù)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修，并記錄設(shè)備維護(hù)情況。5.突發(fā)事件應(yīng)急處理如遇火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全。及時(shí)向上級報(bào)告事件情況，并協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）檔案使用部門值守人員職責(zé)1.檔案使用登記在檔案使用過程中，負(fù)責(zé)對檔案的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用時(shí)間、使用人員、使用目的、檔案內(nèi)容摘要等信息。確保檔案使用登記信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于追溯檔案使用軌跡。2.檔案使用現(xiàn)場管理在檔案使用現(xiàn)場，監(jiān)督使用人員遵守檔案安全規(guī)定，防止檔案丟失、損壞或泄露。提醒使用人員注意檔案的保密事項(xiàng)，不得擅自將檔案帶出規(guī)定使用區(qū)域或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案歸還檢查在檔案歸還時(shí)，認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)與使用人員核實(shí)并報(bào)告檔案保管部門。對歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案如數(shù)歸還，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。（三）檔案安全管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.制度制定與完善根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和完善檔案安全值守制度，確保制度的科學(xué)性、合理性和有效性。定期對檔案安全值守制度進(jìn)行評估和修訂，適應(yīng)公司檔案管理工作的發(fā)展變化。2.人員培訓(xùn)與管理組織檔案安全值守人員參加相關(guān)培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)能力，確保值守人員熟悉檔案安全管理知識和技能。對檔案安全值守人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核和評價(jià)，激勵(lì)值守人員認(rèn)真履行職責(zé)，對不稱職的人員及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3.安全監(jiān)督與檢查定期對檔案安全值守工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。對檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查和分析，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。4.協(xié)調(diào)與溝通協(xié)調(diào)檔案保管部門、檔案使用部門以及其他相關(guān)部門之間的工作關(guān)系，確保檔案安全值守工作順利開展。與上級主管部門、外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)等保持良好溝通，及時(shí)了解檔案安全管理的最新政策和要求，并貫徹落實(shí)到公司檔案安全值守工作中。三、檔案安全值守工作流程（一）檔案入庫流程1.檔案整理與核對檔案形成部門在將檔案移交至檔案保管部門前，應(yīng)對檔案進(jìn)行整理和核對，確保檔案資料齊全、完整，編號準(zhǔn)確無誤。2.移交登記檔案形成部門與檔案保管部門辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、類別、移交時(shí)間等詳細(xì)信息。3.入庫上架檔案保管部門值守人員按照檔案分類編號規(guī)則，將接收的檔案及時(shí)上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案存儲(chǔ)位置信息。（二）檔案借閱流程1.借閱申請檔案使用部門人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請審核檔案保管部門收到借閱申請表后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的合理性、借閱時(shí)間是否符合規(guī)定、借閱人資格等。如審核通過，在申請表上簽字確認(rèn)；如審核不通過，應(yīng)向借閱人說明原因。3.檔案出庫檔案保管部門值守人員根據(jù)審核通過的借閱申請表，辦理檔案出庫手續(xù)。從檔案庫房中取出相應(yīng)檔案，與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量和完整性，并在檔案借閱登記簿上登記借閱信息，雙方簽字確認(rèn)。4.檔案使用監(jiān)督檔案使用部門值守人員在借閱人使用檔案期間，負(fù)責(zé)對檔案使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保借閱人按照規(guī)定使用檔案，不得擅自更改、涂抹、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。5.檔案歸還借閱人使用完畢檔案后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案使用部門值守人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案完整無損后，在檔案借閱登記簿上記錄歸還時(shí)間，并將檔案歸還至檔案保管部門。檔案保管部門值守人員核對檔案無誤后，辦理檔案入庫手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)。（三）檔案歸還流程1.歸還準(zhǔn)備檔案使用部門值守人員在檔案歸還前，應(yīng)提前通知檔案保管部門值守人員，做好接收準(zhǔn)備工作。2.歸還交接檔案使用部門值守人員與檔案保管部門值守人員進(jìn)行檔案歸還交接，雙方共同核對檔案數(shù)量、編號、完整性等信息，確認(rèn)無誤后在檔案歸還登記簿上簽字。3.入庫上架檔案保管部門值守人員將歸還的檔案按照原存儲(chǔ)位置上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)。（四）檔案銷毀流程1.鑒定與審批檔案保管部門定期對超過保管期限或已無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。銷毀意見應(yīng)經(jīng)檔案安全管理負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案保管部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。銷毀方式可根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際情況選擇合適的方法，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷確認(rèn)在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀完成后，監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。四、檔案安全值守設(shè)施與環(huán)境要求（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域，確保庫房環(huán)境安全。2.建筑結(jié)構(gòu)檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等性能。庫房墻體應(yīng)采用防火、防潮、隔音材料，地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，便于清潔和維護(hù)。3.面積與布局檔案庫房的面積應(yīng)根據(jù)公司檔案存儲(chǔ)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存儲(chǔ)空間。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理布局，便于檔案的分類存放和查找。（二）安全防護(hù)設(shè)備配備1.消防設(shè)備檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量、種類合適的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)等。消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好，隨時(shí)可用。2.防盜設(shè)備安裝防盜門窗、防盜報(bào)警系統(tǒng)等防盜設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行全方位防護(hù)。防盜報(bào)警系統(tǒng)應(yīng)與公安機(jī)關(guān)報(bào)警中心聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生盜竊事件時(shí)能夠及時(shí)報(bào)警。3.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，確保檔案庫房內(nèi)的溫濕度符合檔案保存要求。溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)具備自動(dòng)控制功能，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。4.監(jiān)控設(shè)備在檔案庫房內(nèi)安裝監(jiān)控?cái)z像頭，對庫房內(nèi)的人員活動(dòng)、檔案存儲(chǔ)情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備錄像存儲(chǔ)功能，錄像資料保存期限不少于[具體時(shí)長]，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱。（三）檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫度控制檔案庫房內(nèi)的溫度應(yīng)保持在[具體溫度范圍]，避免溫度過高或過低對檔案造成損害。溫度變化應(yīng)控制在較小范圍內(nèi)，并盡量保持穩(wěn)定。2.濕度控制濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]，防止檔案受潮發(fā)霉或干燥脆化。庫房內(nèi)應(yīng)配備濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)顯示濕度情況，并根據(jù)濕度變化及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。3.清潔衛(wèi)生保持檔案庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲等對檔案造成污染和損壞。清掃和消毒過程中應(yīng)注意避免對檔案造成損傷。4.防蟲防鼠采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥、封堵鼠洞等，防止害蟲和老鼠對檔案進(jìn)行破壞。定期檢查檔案庫房內(nèi)是否有害蟲和老鼠活動(dòng)跡象，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理。五、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)成立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案安全管理負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括檔案保管部門、檔案使用部門等相關(guān)人員。應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作。2.應(yīng)急響應(yīng)流程制定詳細(xì)的應(yīng)急響應(yīng)流程，明確在發(fā)生檔案安全事故時(shí)各部門和人員的職責(zé)分工、應(yīng)急處置步驟以及信息報(bào)告渠道等。應(yīng)急響應(yīng)流程應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性和有效性。3.應(yīng)急處置措施針對不同類型的檔案安全事故，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施。如火災(zāi)事故應(yīng)采取滅火、疏散人員、保護(hù)檔案等措施；水災(zāi)事故應(yīng)及時(shí)排水、搶救檔案、修復(fù)受損檔案等；盜竊事故應(yīng)立即報(bào)警、保護(hù)現(xiàn)場、調(diào)查損失情況等。（二）應(yīng)急演練1.演練計(jì)劃制定每年制定檔案安全應(yīng)急演練計(jì)劃，明確演練的時(shí)間、內(nèi)容、參與人員等。演練計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案安全管理實(shí)際情況和可能面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行制定，確保演練具有針對性和實(shí)用性。2.演練組織實(shí)施按照演練計(jì)劃組織開展應(yīng)急演練活動(dòng)，模擬真實(shí)的檔案安全事故場景，檢驗(yàn)和鍛煉應(yīng)急處置隊(duì)伍的實(shí)戰(zhàn)能力，提高各部門和人員的應(yīng)急響應(yīng)速度和協(xié)同配合能力。3.演練總結(jié)評估演練結(jié)束后，對應(yīng)急演練進(jìn)行總結(jié)評估，分析演練過程中存在的問題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議?？偨Y(jié)評估報(bào)告應(yīng)報(bào)檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組審核，并作為完善應(yīng)急預(yù)案和加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要依據(jù)。（三）事故調(diào)查與處理1.事故報(bào)告發(fā)生檔案安全事故后，值守人員應(yīng)立即向檔案安全管理負(fù)責(zé)人報(bào)告，檔案安全管理負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門報(bào)告事故情況。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、損失情況等詳細(xì)信息。2.事故調(diào)查成立事故調(diào)查組，對檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括事故原因、事故責(zé)任認(rèn)定、事故造成的損失等。事故調(diào)查組應(yīng)通過現(xiàn)場勘查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式，全面、深入地開展調(diào)查工作，確保調(diào)查結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。3.事故處理根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果，對事故責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的單位和個(gè)人，依法依規(guī)給予相應(yīng)的行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰等。同時(shí)，針對事故暴露出的問題，及時(shí)采取整改措施，完善檔案安全管理制度和防范措施，防止類似事故再次發(fā)生。六、檔案安全值守監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查檔案安全管理負(fù)責(zé)人定期組織對檔案安全值守工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案安全值守制度執(zhí)行情況、值守人員工作履職情況、檔案庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。定期檢查應(yīng)形成檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查除定期檢查外，檔案安全管理負(fù)責(zé)人還應(yīng)不定期對檔案安全值守工作進(jìn)行抽查。抽查可采取現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問值守人員等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案安全值守工作中存在的問題。3.專項(xiàng)檢查針對檔案安全管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位，如檔案庫房溫濕度控制、檔案出入庫管理、安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行等，開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，確保檢查工作深入、全面，有效防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。（二）考核評價(jià)1.考核指標(biāo)設(shè)定建立檔案安全值守工作考核評價(jià)指標(biāo)體系，明確考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括值守人員工作業(yè)績、檔案安全事故發(fā)生率、制度執(zhí)行情況、設(shè)施設(shè)備維護(hù)情況等方面。2.考核方式考核方式可采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每年進(jìn)行一次，全面評價(jià)檔案安全值守工作年度情況；不定期考核根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正值守工