PAGE辦公室檔案管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司工作的各個(gè)方面，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。4.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案資料的完整和安全。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。8.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如市場調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書、技術(shù)資料等。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份移交辦公室歸檔。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、黨群工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度形成的檔案資料移交辦公室歸檔。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定期限]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.辦公室檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行再次審核，符合要求的予以接收，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目和上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查詢。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)公司辦公室主任審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.辦公室檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用范圍檔案的利用主要包括為公司內(nèi)部各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)、為公司決策提供支持、為解決糾紛提供證據(jù)等方面。（四）利用反饋辦公室應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的需求和效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，鼓勵(lì)利用檔案的部門和人員對檔案的利用效果進(jìn)行反饋，以便不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室主任擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、來源等因素，綜合分析其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，辦公室檔案管理人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因