PAGE檔案外包保密制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案外包業(yè)務(wù)中的保密管理，確保公司檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案外包的項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等服務(wù)的外包合作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案外包活動(dòng)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.最小化原則：僅向檔案外包服務(wù)提供商提供履行服務(wù)所必需的檔案信息，并確保其對(duì)檔案信息的訪問(wèn)和使用限制在最小范圍內(nèi)。3.保密協(xié)議原則：與檔案外包服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保保密責(zé)任的落實(shí)。4.監(jiān)督與審計(jì)原則：建立有效的監(jiān)督和審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)檔案外包服務(wù)進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保保密制度的有效執(zhí)行。二、檔案外包服務(wù)提供商的選擇與管理（一）服務(wù)提供商的選擇1.資質(zhì)審查對(duì)擬合作的檔案外包服務(wù)提供商進(jìn)行全面的資質(zhì)審查，包括但不限于其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、專業(yè)資質(zhì)證書等。確保服務(wù)提供商具備從事檔案外包業(yè)務(wù)的合法資質(zhì)和專業(yè)能力，其從業(yè)人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能。2.信譽(yù)評(píng)估通過(guò)多種渠道對(duì)服務(wù)提供商的信譽(yù)進(jìn)行評(píng)估，如查詢其商業(yè)信譽(yù)記錄、客戶評(píng)價(jià)等。優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、無(wú)不良記錄的服務(wù)提供商合作，以降低檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。3.保密承諾在與服務(wù)提供商簽訂合作協(xié)議前，要求其簽署保密承諾書，明確其對(duì)公司檔案信息保密的責(zé)任和義務(wù)。保密承諾書應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保服務(wù)提供商對(duì)保密工作的嚴(yán)肅性有充分認(rèn)識(shí)。（二）服務(wù)提供商的管理1.合同管理與服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的外包服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款等雙方權(quán)利義務(wù)。在合同中明確約定服務(wù)提供商在檔案外包過(guò)程中應(yīng)遵守的保密法律法規(guī)和公司內(nèi)部保密制度，以及違反保密約定的違約責(zé)任。2.人員管理要求服務(wù)提供商對(duì)參與檔案外包項(xiàng)目的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。監(jiān)督服務(wù)提供商對(duì)其工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和違規(guī)后果，確保工作人員熟悉并遵守公司保密制度。3.定期評(píng)估建立對(duì)服務(wù)提供商的定期評(píng)估機(jī)制，每[X]個(gè)月對(duì)服務(wù)提供商的保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)提供商的保密制度執(zhí)行情況、工作人員的保密意識(shí)、檔案信息安全管理措施等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)提供商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的服務(wù)提供商提出整改要求，并視情況采取相應(yīng)的處罰措施。三、檔案信息的交接與傳輸（一）交接前準(zhǔn)備1.清單編制在檔案信息交接前，由公司檔案管理部門對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)和整理，編制檔案交接清單。檔案交接清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)等詳細(xì)信息，確保交接雙方對(duì)檔案內(nèi)容有清晰準(zhǔn)確的了解。2.載體檢查對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢查，確保載體完好無(wú)損，無(wú)病毒感染等安全隱患。在交接過(guò)程中，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)載體進(jìn)行嚴(yán)格的登記和簽收，明確雙方責(zé)任。（二）交接過(guò)程管理1.專人負(fù)責(zé)檔案信息交接應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保交接過(guò)程的準(zhǔn)確性和安全性。交接人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心，熟悉檔案交接流程和保密要求。2.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督在檔案信息交接現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保交接過(guò)程符合規(guī)定要求，防止檔案信息泄露。監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)交接過(guò)程進(jìn)行全程記錄，包括交接時(shí)間、地點(diǎn)、交接人員、交接內(nèi)容等信息，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。（三）傳輸安全1.加密傳輸對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行傳輸，確保信息在傳輸過(guò)程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，確保加密強(qiáng)度足夠，防止信息被竊取或篡改。2.傳輸渠道管理嚴(yán)格控制檔案信息傳輸?shù)那?，確保信息僅通過(guò)公司指定的安全網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行傳輸。禁止通過(guò)未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸檔案信息，防止信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。四、檔案外包服務(wù)過(guò)程中的保密措施（一）工作場(chǎng)所管理1.物理隔離要求檔案外包服務(wù)提供商為檔案處理工作提供專門的、相對(duì)獨(dú)立的工作場(chǎng)所，與其他業(yè)務(wù)區(qū)域進(jìn)行有效的物理隔離。工作場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.環(huán)境安全確保工作場(chǎng)所的環(huán)境安全，防止檔案信息因自然災(zāi)害、火災(zāi)、水災(zāi)等原因受到損壞。配備必要的消防、防潮、防蟲等設(shè)施，定期對(duì)工作場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）人員操作規(guī)范1.授權(quán)訪問(wèn)明確檔案外包服務(wù)提供商工作人員對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行操作。對(duì)涉及重要檔案信息的操作，實(shí)行雙人或多人復(fù)核制度，確保操作的準(zhǔn)確性和安全性。2.操作記錄要求服務(wù)提供商工作人員對(duì)檔案處理操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容等信息。操作記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。3.數(shù)據(jù)備份服務(wù)提供商應(yīng)定期對(duì)處理的檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并與原始數(shù)據(jù)分開存放。備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，以便在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）設(shè)備與存儲(chǔ)管理1.設(shè)備使用規(guī)范對(duì)服務(wù)提供商用于檔案處理的設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，明確設(shè)備的使用范圍和操作規(guī)范。禁止在未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備上處理公司檔案信息，防止因設(shè)備安全問(wèn)題導(dǎo)致信息泄露。2.存儲(chǔ)介質(zhì)管理對(duì)檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理，明確存儲(chǔ)介質(zhì)的使用、保管、銷毀等流程。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案信息的相關(guān)內(nèi)容和密級(jí)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可追溯性。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致檔案信息丟失。五、保密監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行保密檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)提供商的保密制度執(zhí)行情況、工作場(chǎng)所安全、人員操作規(guī)范、設(shè)備與存儲(chǔ)管理等方面。定期檢查的頻率為每[X]個(gè)月至少一次，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.不定期抽查除定期檢查外，公司還應(yīng)不定期對(duì)檔案外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和敏感區(qū)域的保密措施落實(shí)情況。不定期抽查的結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給服務(wù)提供商，并要求其限期整改。（二）外部審計(jì)1.委托審計(jì)公司可定期委托專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行全面審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案信息安全管理、服務(wù)質(zhì)量等方面。委托審計(jì)的周期為每[X]年至少一次，確保檔案外包服務(wù)項(xiàng)目的合規(guī)性和安全性。2.審計(jì)結(jié)果處理根據(jù)審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改，并將整改情況向公司管理層匯報(bào)。對(duì)違反保密規(guī)定的服務(wù)提供商，按照合同約定追究其違約責(zé)任，并視情節(jié)輕重決定是否終止合作。六、保密培訓(xùn)與教育（一）對(duì)公司員工的培訓(xùn)1.入職培訓(xùn)在新員工入職時(shí)，將檔案外包保密制度納入入職培訓(xùn)內(nèi)容，使新員工了解檔案外包業(yè)務(wù)中的保密要求和重要性。入職培訓(xùn)應(yīng)包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案外包業(yè)務(wù)流程等方面的內(nèi)容，確保新員工在入職初期就樹立保密意識(shí)。2.定期培訓(xùn)定期組織公司員工參加檔案外包保密培訓(xùn)，培訓(xùn)頻率為每[X]年至少一次。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新和調(diào)整，包括最新的保密法律法規(guī)、行業(yè)保密動(dòng)態(tài)、檔案外包業(yè)務(wù)中的保密風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的內(nèi)容。通過(guò)培訓(xùn)，提高公司員工對(duì)檔案外包保密工作的認(rèn)識(shí)和技能，增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感。（二）對(duì)服務(wù)提供商人員的培訓(xùn)1.首次培訓(xùn)在與服務(wù)提供商簽訂合作協(xié)議后，要求服務(wù)提供商對(duì)參與檔案外包項(xiàng)目的人員進(jìn)行首次保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋公司保密制度、檔案信息安全管理要求等方面。首次培訓(xùn)應(yīng)確保服務(wù)提供商人員熟悉公司保密規(guī)定和檔案外包業(yè)務(wù)中的保密操作流程。2.持續(xù)培訓(xùn)服務(wù)提供商應(yīng)定期對(duì)其工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，培訓(xùn)頻率為每[X]個(gè)月至少一次。公司檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)服務(wù)提供商的保密培訓(xùn)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保培訓(xùn)效果。通過(guò)持續(xù)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化服務(wù)提供商人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，確保檔案外包服務(wù)過(guò)程中的保密工作得到有效落實(shí)。七、保密責(zé)任與違約責(zé)任（一）保密責(zé)任1.公司責(zé)任公司應(yīng)嚴(yán)格遵守本保密制度，確保檔案外包業(yè)務(wù)中的保密工作得到有效執(zhí)行。公司有責(zé)任對(duì)檔案外包服務(wù)提供商進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保其履行保密義務(wù)。公司應(yīng)采取必要的措施，保障檔案信息的安全與保密，防止因公司自身原因?qū)е聶n案信息泄露。2.服務(wù)提供商責(zé)任檔案外包服務(wù)提供商應(yīng)嚴(yán)格遵守本保密制度和與公司簽訂的保密協(xié)議，履行保密責(zé)任。服務(wù)提供商應(yīng)對(duì)其工作人員進(jìn)行保密教育和管理，確保工作人員遵守保密規(guī)定。服務(wù)提供商應(yīng)采取有效的保密措施，防止檔案信息在服務(wù)過(guò)程中泄露、篡改或丟失。（二）違約責(zé)任1.公司違約若公司違反本保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露，給服務(wù)提供商或第三方造成損失的，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司應(yīng)按照合同約定，對(duì)因違約行為給服務(wù)提供商造成的直接經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行賠償，并承擔(dān)因此引發(fā)的法律責(zé)任。2.服務(wù)提供商違約若檔案外包服務(wù)提供商違反本保密制度或保密協(xié)議，導(dǎo)致公司檔案信息泄露、篡改或丟失的，服務(wù)提供商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。服務(wù)提供商應(yīng)按照合同約定，賠償公司因此遭受的全部損失，包括但不限于直接經(jīng)濟(jì)損失、間接經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損失等。公司有權(quán)視情節(jié)輕重，對(duì)服務(wù)提供商采取警告、罰款、終止合作等處罰措施，并依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）制