PAGE人事檔案接收移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的接收與移交工作，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的接收、整理、保管、移交等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作流程。二、人事檔案接收（一）新員工檔案接收1.入職前準(zhǔn)備人力資源部門在新員工入職前，應(yīng)向其發(fā)放《員工人事檔案材料清單》，明確需要提交的檔案材料內(nèi)容。告知新員工檔案材料的真實(shí)性和完整性要求，以及提交時(shí)間。2.檔案材料內(nèi)容個(gè)人基本信息材料：包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、戶口本等復(fù)印件。工作經(jīng)歷材料：勞動(dòng)合同、離職證明、工作業(yè)績(jī)證明等。培訓(xùn)與資格證書(shū)材料：各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等。獎(jiǎng)懲材料：獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定等。其他相關(guān)材料：如體檢報(bào)告、社保繳納記錄等。3.接收流程新員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案材料提交至人力資源部門。人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)接收檔案材料，對(duì)材料進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括材料的完整性、真實(shí)性、有效性等。對(duì)于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)通知新員工補(bǔ)充或更正。審核通過(guò)后，將檔案材料進(jìn)行編號(hào)、登記，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄。（二）調(diào)入員工檔案接收1.調(diào)入申請(qǐng)因工作需要調(diào)入公司的員工，由用人部門提出調(diào)入申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)人力資源部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案審核人力資源部門收到調(diào)入申請(qǐng)后，向原單位發(fā)出《人事檔案調(diào)閱函》，獲取員工人事檔案。對(duì)調(diào)入檔案進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查檔案材料是否齊全、真實(shí)，有無(wú)涂改、偽造等情況。核實(shí)員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等信息與原單位提供的資料是否一致。3.接收手續(xù)審核通過(guò)后，辦理檔案接收手續(xù)。在檔案接收登記表上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。將調(diào)入員工檔案與原檔案進(jìn)行合并整理，按照公司檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)和存儲(chǔ)。三、人事檔案整理（一）整理原則1.分類清晰原則：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，便于查找和管理。2.順序規(guī)范原則：各類檔案材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。3.保持原貌原則：整理檔案時(shí)應(yīng)保持材料的原始狀態(tài)，不得隨意裁剪、折疊或損壞。（二）整理方法1.材料分類將人事檔案分為十大類：履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、其他材料。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小類，如履歷材料可分為個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷等。2.材料排序每類材料按照形成時(shí)間先后順序排列，時(shí)間早的在前，時(shí)間晚的在后。同一材料有多份的，應(yīng)按照重要程度或時(shí)間順序排列在一起。3.編號(hào)裝訂對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。將整理好的檔案材料按照編號(hào)順序依次裝訂成冊(cè)，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊。（三）電子檔案整理1.數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)懲情況等。2.電子文件管理對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，方便快速檢索。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。四、人事檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.環(huán)境要求庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管人員職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.借閱登記嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。督促借閱人員按時(shí)歸還檔案，對(duì)逾期未還的情況進(jìn)行跟蹤和催還。3.安全保密加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保員工個(gè)人信息安全。（三）檔案保管期限1.永久保管檔案員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料等重要檔案，應(yīng)永久保管。涉及員工重大違紀(jì)違法事件的檔案材料，也應(yīng)永久保管。2.定期保管檔案其他檔案材料根據(jù)其重要性和時(shí)效性，確定保管期限。一般分為30年、10年等不同期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、人事檔案移交（一）內(nèi)部移交1.崗位變動(dòng)移交員工崗位變動(dòng)時(shí)，原所在部門應(yīng)在變動(dòng)前將其人事檔案整理完畢，并填寫《人事檔案移交清單》。經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將檔案移交至新的部門檔案管理人員。新部門檔案管理人員接收檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和登記，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.離職移交員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，將其人事檔案移交至人力資源部門。人力資源部門對(duì)離職員工檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)問(wèn)題后，將檔案進(jìn)行封存保管。對(duì)于離職后需轉(zhuǎn)遞檔案的員工，人力資源部門按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）外部移交1.檔案轉(zhuǎn)遞因員工調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因需要將檔案轉(zhuǎn)至其他單位或機(jī)構(gòu)時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息。通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字確認(rèn)。2.檔案查閱與借用外單位因工作需要查閱或借用公司員工人事檔案時(shí)，必須出具正式的查閱或借用函，說(shuō)明查閱或借用的目的、范圍、時(shí)間等。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門指定專人陪同查閱或提供檔案復(fù)印件。查閱或借用人員不得擅自涂改、抽取檔案材料。查閱或借用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員和相關(guān)部門代表。監(jiān)督小組定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。對(duì)外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真研究分析，制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理水平。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查人事檔案接收、整理、保管、移交等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，是否嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作。查看檔案管理人員是否熟悉制度內(nèi)容，是否存在違規(guī)操作行為。2.檔案質(zhì)量檢查人事檔案材料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，檔案整理是否規(guī)范。查看檔案是否存在涂改、偽造、丟失等情況，電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致。3.保管環(huán)境檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件，是否符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等要求。查看檔案裝具是否完好，檔案存放是否有序，有無(wú)損壞或霉變現(xiàn)象。（三）問(wèn)題處理1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并形成問(wèn)題清單。對(duì)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，查找問(wèn)題產(chǎn)生的原因和責(zé)任部門。2.整改措施根據(jù)問(wèn)題清單，制定針對(duì)性的整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。整改措施應(yīng)具有可操作性，能夠有效解決存在的問(wèn)題。3.跟蹤落實(shí)對(duì)整改