PAGE會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案管理：是指對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的整理、分類、裝訂、編目、保管、查閱、復(fù)制、移交、銷毀等一系列工作。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。按照規(guī)定的期限和程序，向檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制等工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一保管。建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱、復(fù)制、移交、銷毀等情況進(jìn)行記錄。按照規(guī)定的條件和程序，為公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位提供會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制服務(wù)。3.各部門負(fù)責(zé)本部門形成的會(huì)計(jì)資料的整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門。在辦理業(yè)務(wù)過程中，如需查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序向檔案管理部門提出申請(qǐng)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息及增減變動(dòng)情況。5.輔助賬簿，如備查賬等，用于補(bǔ)充登記某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說(shuō)明的書面報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款賬目與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財(cái)務(wù)軟件使用記錄等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)將相關(guān)會(huì)計(jì)資料移交財(cái)務(wù)部門，不得拖延或自行留存。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等，分別裝訂成冊(cè)。在每?jī)?cè)憑證的封面注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等應(yīng)按照賬頁(yè)順序整理，去除空白頁(yè)和賬頁(yè)中的夾頁(yè)。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息。固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號(hào)順序排列，單獨(dú)裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等，一并裝訂成冊(cè)，并在封面上注明年度、公司名稱等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按照時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。納稅申報(bào)表應(yīng)按照稅種和申報(bào)時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并注明相關(guān)信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為永久。3.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案保管庫(kù)或檔案室，確保保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜。2.檔案保管庫(kù)或檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品、防盜門等。（三）保管方式1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，并按照類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立會(huì)計(jì)檔案電子目錄，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的文件名、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于快速檢索和查詢。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自出借、銷毀會(huì)計(jì)檔案。如需查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。3.對(duì)于超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的保管期限符合法律法規(guī)要求。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。2.外部有關(guān)單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)查閱人身份進(jìn)行核實(shí)，并安排專人陪同查閱。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制規(guī)定1.如因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)查閱人身份進(jìn)行核實(shí)，并安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制工作。3.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制完成后，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門的印章，并注明“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣。4.檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案復(fù)制登記臺(tái)賬，對(duì)復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、用途、份數(shù)、查閱人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，按照規(guī)定的期限將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息。2.檔案管理部門在接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照移交清冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在移交清冊(cè)上簽字或蓋章，并各執(zhí)一份。3.會(huì)計(jì)檔案移交后，財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)按照各自的職責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。（二）銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行，對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案的保管期限、內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行全面審查。2.經(jīng)鑒定后，確需銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)