PAGE檔案工作制度發(fā)文一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則。檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則。加強檔案安全防護，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的合法權益。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作制度并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓和考核。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整歸檔。5.定期對檔案管理工作進行總結和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合檔案管理部門做好檔案利用工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理各項職責，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.不斷學習檔案管理業(yè)務知識，提高檔案管理水平，熟練掌握檔案管理軟件的操作。4.積極參與檔案管理工作的創(chuàng)新和改進，為提高檔案管理效率和質量貢獻力量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證書、批文等。2.公司/組織各項工作中形成的計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織的財務預決算、會計憑證、賬簿、報表等。5.公司/組織的科研項目、技術創(chuàng)新成果、專利等相關資料。6.公司/組織的會議記錄、紀要、決議等。7.公司/組織的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等。8.公司/組織的市場營銷活動資料、客戶信息等。9.公司/組織的工程建設項目資料，包括項目立項、設計、施工、驗收等環(huán)節(jié)的文件。10.其他與公司/組織工作相關的有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，以防止丟失或損壞。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內容和存放位置。4.裝訂。對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，并進行備份，備份數據應異地存放。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并做好標識。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財務報表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司/組織的臨時性文件、一般性報表等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.對清查結果進行記錄，形成檔案清查報告，報告應包括清查時間、范圍、結果、存在問題及處理情況等內容。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據，結合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，分析其內容和價值，確定保管期限。2.綜合分析法。結合檔案的形成背景、來源、用途等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應詳細列出檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等內容。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核、公司/組織領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經公司/組織領導批準。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字、檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制。檔案利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可復制。復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和紙張，確保復制件與原件一致，并注明復制日期和用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱、數量等。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和質量，為公司/組織各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化。對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化轉換，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息錄入。將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案信息安全管理。采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數字化流程。包括檔案整理、掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.檔案信息錄入流程。包括檔案信息收集、錄入、審核等環(huán)節(jié)。3.檔案利用流程。利用者通過檔案信息化管理